Slettelak og kalkerpapir er fortid. Er sekretærerne også på vej ud?

På bordet ligger en diktafon. Selvom den skratter, kan man lige høre det, kontorchefen indtalte i går.

For sekretæren, der sidder og skriver kontorchefens ord ned på skrivemaskinen, gælder det om ikke at lave fejl. Hvis hun slår forkert, skal hun starte forfra.

Papiret har flere lag og flere farver. Det er kalkerpapir, der sørger for at trykke bogstaverne på flere ark på én gang: En original og kopier til journaler og arkiver.

Duften af friskbrygget kaffe har for længst bredt sig på kontoret, og kaffemaskinen forsøger slubrende og knagende at overdøve diktafonen, mens den suger de sidste dråber vand igennem.

Klokken 9 møder kontorchefen, og der skal helst stå en kande kaffe klar på hans kontor.

Vi er i en anden tid. En tid, hvor computeren ikke endnu var en helt naturlig del af en kontorarbejdsplads. Hvor der i stedet for Infomedia sad en sekretær og læste alle aviserne, fotokopierede alle relevante artikler og samlede dem i et presseklip. Fysisk.

En tid, hvor den højtbetalte professor på universitetet ikke selv skulle kæmpe med regnskabsprogrammer, fordi han havde en sekretær, der netop var trænet i at tæmme hans rejsebilag.

I en analyse, Djøf har lavet i foråret, fremgår det, at der mellem 2009 og 2021 skete et fald på 15.000 faglærte inden for handel og kontor i den offentlige sektor og et fald på 36.000 i den private sektor.

Kigger man i tallene hos Kommunerne og Regionernes Løndatakontor og isolerer overenskomstområdet for ’administration, it mv.’, er der i kommunerne sket en medarbejdertilbagegang på 11%.

Til sammenligning er antallet af akademikere i kommunerne steget med 65%. En udvikling, der flugter med den øvrige offentlige sektor. I den private sektor var der 84% flere akademikere i 2021 end i 2009.

Men hvor blev de så egentlig af, sekretærerne?

Kan ikke det samme

Ulla Moth-Lund Christensen blev kontoruddannet i Udenrigsministeriet for godt 35 år siden. Hun husker sekretæropgaverne fra dengang og kan se, hvordan de i løbet af hendes karriere i centraladministrationen har skiftet karakter.

Først og fremmest ændrede meget sig, da computere og internet blev almindelige arbejdsredskaber, husker hun. Man skulle ikke længere starte forfra på et dokument, hvis man lavede fejl, og derfor begyndte både funktionærer og kontorchefer selv at skrive, fortæller hun.

”Det var ret godt, at vi fik en computer, så man ikke skulle skrive på skrivemaskine. Det var det mest nederen arbejde. Hvis du lavede en fejl i en kongelig forestilling (store dokumenter, som skulle lakstemples, red.), der skulle over til regenten og skrives under, kunne du nemt skulle lave det om 14 eller 20 gange,” siger hun.

_{Ulla Moth-Lund Christensen er uddannet kontorfunktionær i Udenrigsministeriet i en tid, hvor skrivemaskinen var det vigtigste redskab. Siden har sekretærfunktionen ændret sig markant.}

_{PR-FOTO: HK STAT}

I dag er Ulla Moth-Lund Christensen næstformand i HK Stat, der organiserer en stor del af det administrative kontorpersonale, man før i tiden ville referere til som sekretærer.

De sekretærer, der er tilbage, er blevet til fagspecialister. De kan ordne regnskaber og planlægge arrangementer. De holder styr på kalenderen og samler de dokumenter, der skal bruges til et bestemt møde, forklarer hun.

”De er blevet mere PA'er end klassiske sekretærer.”

Proletarisering af akademikere

Selv om den teknologiske udvikling har skabt forbedringer og gjort arbejdet mere effektivt, er sekretærarbejdet langtfra forsvundet, forklarer HR-forsker Frans Bévort fra Copenhagen Business School.

Han mener, at der er god musik i, at computeren har sørget for, at en fuldmægtig ikke kan stille en sekretær til ansvar for fejl i en tekst, han i gamle dage ville have dikteret, men nu selv skriver. Sekretæren har nemlig ikke samme analytiske forudsætninger.

Men den teknologiske udvikling til trods er der masser af opgaver i det offentlige såvel som i private virksomheder, der har en mere systematisk og repetitiv karakter. I dag er det bare i høj grad akademikere, der udfører dem, fortæller han.

Der har i en årrække været en tendens til at tænke, at akademikere med en højere uddannelse også kan udføre administrative opgaver. Men ud fra et HR-fagligt synspunkt er det for forsimplet, vurderer han.

”Man får ikke nødvendigvis noget godt ud af at tænke, at akademikere og HK’ere laver det samme arbejde. Vi har den der rygmarvsreaktion, hvor man tager en akademisk uddannelse og bliver automatisk god til alting. Det gør man ikke. Det er nogle bestemte ting, man bliver god til.”

Professorens rejsebilag

Et af Ulla Moth-Lund Christensen egne yndlingseksempler på, hvorfor det giver god mening at have administrative medarbejdere på de statslige arbejdspladser, er fra universitetsverdenen. Der er økonomien så presset, at man har fjernet en masse administrative HK-medarbejdere, forklarer hun.

”Man har gjort den enkelte professor ansvarlig for rejseafregninger og lignende. Professoren koster en krig i timen og skal sidde og bakse med et regnskabssystem, som vedkommende kun bruger to-tre gange om året. Og så skal han alligevel hen at spørge en administrativ medarbejder, fordi han ikke kan huske, hvordan man gør. Det er spild af tid og penge,” siger hun.

”Professorerne mister overblikket og fornemmelsen af at have styr på det. Men det ville de få, hvis der sad en administrativ medarbejder ved siden af,” tilføjer hun.

I en nylig undersøgelse, som Djøf og nyhedsbrevet Forskeren lavede med svar fra omkring 400 samfundsvidenskabelige forskere, fremgår det, at de i snit bruger 39% af deres arbejdstid på forskning, men ville foretrække at kunne forske i 55% af tiden.

Omvendt synes forskerne, at det er alt for meget, at administration fylder 19% af arbejdstiden. I snit svarer de, at 8% ville være passende, hvis de selv kunne vælge.

I en artikel i Djøfbladet om den forestående administrative reform på Københavns Universitet beskrev Anders Milhøj, der er fællestillidsrepræsentant for det videnskabelige personale, hvordan det kan gå ud over kvaliteten af forskningen, hvis man flytter det administrative personale:

”På mit institut har vi en medarbejder, som er guld værd, når vi skal skrive ansøgninger til fonde. Hende er vi bange for at miste, for hun ved meget mere om lige præcis de fonde, vi søger midler fra og kender vores forskningsfelter. Men hun bliver efter planerne centraliseret, og selvom hun fortsat samarbejder med vores institut, vil hun glide væk fra vores faglige og sociale miljø,” fortalte han.

Hvor mange biler kan vende ved Koldinghus?

Mens der er blevet mindre af det administrative personale, er der både i den offentlige og private sektor sket en stigning i antallet af akademikere. Men for Ulla Moth-Lund Christensen er det ikke ensbetydende med, at der ikke er opgaver, det ikke kræver en akademiker at løse.

Hun kan huske en gang, hvor en fuldmægtig i forbindelse med planlægningen af et arrangement blev bedt om at finde ud af, hvor mange biler der kan vende på slotspladsen ved Koldinghus.

”Noget af det sjove var engang at arrangere en konference eller noget lignende, og det er der AC’ere, der sidder og laver nu. Det synes jeg er lidt fjollet, for det er jo nok ikke det, man går på universitetet for. Det er nogle lidt dyre universitetspenge, der bliver brugt på det.”

Det er hendes oplevelse, at der sidder en del akademikere rundt omkring og laver opgaver, de selv føler sig overkvalificerede til. Og hun mener, at en kontorchef ville kunne frigive en masse energi hos de akademiske medarbejdere ved fx at ansætte en administrativ medarbejder.

”Du ville få nogle gladere medarbejdere, hvis de ikke skulle sidde og finde ud af, hvor mange biler der kan vende på Koldinghus, men i stedet kunne lave et udspil til en sundhedsreform. Man kunne få en stærkere administration, hvis folk laver det, de er uddannede til og synes er sjovt.”

En klassisk kontorfunktionær

Forskningen peger også i retning af, at det bedst kan betale sig med medarbejdere med administrative specialiseringer på arbejdspladserne, fortæller Frans Bévort.

”Hvis vi fx kigger på et begreb som onboarding, kan vi se, at det går meget bedre steder, hvor man har bevaret en form for afdelingssekretær, der samler op på mange af de repetitive opgaver, som onboarding også er, end steder, hvor lederen selv har ansvar for både ledelse og administration.”

Akademikere er typisk mere generalister, forklarer Frans Bévort, og derfor må man bare erkende, ”at der er nogle opgaver, der falder mellem to stole, hvis man ikke har den specialisering, der skal til, og så bliver det en dårlig forretning.”

Ulla Moth-Lund Christensen vil ikke blande sig så meget i den verserende debat om, hvorvidt der er for mange akademikere i den offentlige sektor eller ej. Hun har intet imod akademikere. Tværtimod.

Hun mener bare, at folk skal bruges til det, de kan.

”Fx er alle medarbejdere i staten blevet sat til at journalisere selv. Og der er nogle dokumenter, der nogle gange bliver væk. Det kan betyde, at man ikke kan afslutte en sag, hvis man mangler et bilag eller lignende.”

”Der skal du altså virkelig være sikker på, at alle har samme akkuratesse som dem, der er dedikerede til at lave journal- og arkivarbejde. Selvfølgelig kan det læres, men der findes allerede faggrupper med den faglighed. Det er jo en klassisk kontorfunktionæropgave.”

Hos Djøf kalder formand Sara Vergo diskussionen for ”en gammel traver”, der blusser op med jævne mellemrum, i takt med at krav og opgaver ændrer sig.

”Lovgivningen og EU-regulering stiller ofte nye og mere komplicerede krav til både den offentlige og private sektor, og det får helt naturligt mange arbejdsgivere til at vælge akademikere, når de skal ansætte nye medarbejdere,” siger formanden.

Det gør arbejdsgiverne ganske bevidst, påpeger hun, selv om akademikere er lidt dyrere end medarbejdere med kortere uddannelser. Derfor må akademikere også være forberedt på at kunne blive bedt om selv at booke et møde eller sende en faktura til betaling.

”Hvis de akademiske medarbejdere oplever, at kontoradministrative opgaver fylder for meget, kan man jo tage en dialog med ledelsen, om der er brug for administrative støttefunktioner, så man kan bruge sine akademiske kompetencer bedst muligt.”

”I min optik er der både brug for HK’ere og akademikere på arbejdspladserne. Og HK’erne har andre kompetencer end fx djøferne – om end der er en glidende overgang. Jeg er overbevist om, at langt, langt de fleste djøfere – herunder chefer – er enormt glade for de skarpe HK’ere, de har som kollegaer,” siger Sara Vergo.

Mens den diskussion fortsætter derude, reflekterer Ulla Moth-Lund Christensen videre over, hvad der er blevet af sekretærerne på de danske kontorarbejdspladser, og minderne om en svunden tid dukker momentant op.

”Slettelak! Vi havde også slettelak,” husker hun med et grin.