Velkommen til dit nye job! Din plads er her i midten, hvor alle kan se dig

Da hun havde været der et stykke tid, fik den nyankomne medarbejder lov til at få stillet nogle reoler og en gulvplante op bag sig, så hendes kontorplads var mere omkranset, når hun arbejdede.

Medarbejderen var ved sin ansættelse blevet placeret i midten af det åbne kontor, men hun kunne ikke lide at sidde midt i lokalet uden afskærmning, for der kunne hun ikke se, 'når de kommer'.

'De' var cheferne og kollegerne. I sin udsatte position midt ude i det åbne kontorlandskab havde medarbejderen svært ved at vide, hvor de var, og hvad de holdt øje med.

Med reolerne følte hun, at hun blev advaret lidt i forvejen.

Eksemplet med medarbejderen stammer fra Emma Perritons forskning. Hun er adjunkt ved Institut for Erhverv og Bæredygtighed ved Syddansk Universitet og har i over 2½ år tilbragt en del af sin tid i to åbenrumskontorer i to forskellige virksomheder for at observere medarbejdernes interaktioner.

Her bemærkede hun, at det ofte var de nye medarbejdere, der blev placeret midt i de åbne kontorlandskaber.

”Der var sådan en proces, hvor det, når der kom nye ind, var de eksisterende medarbejdere, der bestemte, om der var nogle pladser, der skulle omrokeres først,” fortæller hun til Forskeren.

Er vi med til kage?

Halvdelen af alle danskere på kontor sidder i et større kontorfællesskab – og følger man fagbladenes dækning, har en del medarbejdere et småbetændt forhold til de store rum: 'Forsker: Drop åbne kontorlandskaber', 'Hver anden døjer med støj' og 'Storrummets største svøbe' har en række overskrifter lydt i Djøfbladet de senere år – med 'Eksperter: Storrumskontoret er bedre end sit rygte' som en enlig positiv svale.

Det er med andre ord et omdiskuteret felt, Emma Perriton valgte at undersøge.

Hun bemærkede bl.a., at når det rimelig konsekvent var nye medarbejdere, der fik den utrygge og udsatte plads midt i det åbne kontorlandskab, var det, fordi der i et åbent kontormiljø er et uudtalt hierarki, hvor de, der har været på arbejdspladsen længst tid, får de bedste pladser.

”Folk sagde ting som: ”Ej, nu er han bare så glad, nu har han fået sin væg.” Med det mente de, at man helst ville sidde op ad en væg. De bedste pladser var hjørner, hvor der var to vægge. Og de næstbedste var dem, hvor der var en væg bagved,” fortæller Emma Perriton.

Hierarkiet har ikke noget med titel at gøre. Og det er ikke nødvendigvis ledelsen, der driver det. Drivkraften for hierarkiet er snarere alles ønske om at komme væk fra de mest synlige pladser, hvor alle ved, hvornår man møder på arbejde eller går på toilettet, og hvor alle kan se, hvad man arbejder på.

Netop synligheden, og alles øjne på alle i et åbenrumskontor, har også indflydelse på de kulturelle praksisser på arbejdspladsen. Man kan som ny medarbejder lynhurtigt lære kulturen at kende, men det bliver meget tydeligt, hvem der fx ikke er med, forklarer Emma Perriton.

”Jeg kan huske, at vi skulle mødes om kage for at fejre et eller andet. Men jeg blev siddende sammen med nogle af de nye, fordi vi var i tvivl, om vi var en del af det.”

”Når man så falder mere til og naturligt føler sig inviteret med, føler man så også, at man skal deltage, og man rejser sig, selv om man måske ikke lige har lyst til kage,” siger forskeren.

Emma Perriton har gennem sine observationer desuden lagt mærke til, at medarbejderne meget gerne vil skabe deres eget rum. De skærmer sig med reoler, som vi har hørt, men de kan også godt lide at indrette sig og gøre pladsen mere personlig med en plante eller lignende.

Ingen af de to virksomheder opererede med free seating eller hotdesking, hvor medarbejderne hver morgen sætter sig, hvor der er en plads. Men der blev alligevel rykket en del rundt, fordi der ofte kom nye medarbejdere til.

”Al forskning viser, at det bryder man sig ikke om. Man vil gerne have, at man kan have sine egne papirer liggende i sit eget rod og et lille billede af familien, eller hvad man nu har lyst til, fordi det er éns egen plads,” siger hun.

De stribede sokker

Ud fra Emma Perritons feltstudie er der vokset et begreb, hun kalder socialmateriel kontrol, der ikke kun dækker over den kontrol, mennesker udøver over hinanden, men snarere den form for kontrol, som samspillet mellem éns kolleger og de fysiske omgivelser, man er i, udøver.

”Så når man fx sætter en reol op bag ved sig selv, gør det, at man føler sig mere tryg og afskærmet fra de andres blikke og føler sig dermed mindre kontrolleret.”

Det er nemlig i høj grad den oplevede kontrol, der er central, og ikke nødvendigvis den kontrol, der reelt bliver udøvet. Emma Perriton kan huske en episode, hvor der kom en person ind og satte sig over for hende. Han havde jakkesæt på og stribede sokker. Både sko og sokker lagde han op på bordet. Han måtte være leder, ham der, tænkte hun.

”Det er der ikke nogen, der ikke er leder, der ville gøre i et åbenrumskontor, fordi det har man ikke legitimitet til at gøre. Det er et eksempel, hvor den uudsagte kontrol er meget tydelig. Den måde, vi agerer og samarbejder på, bliver meget eksplicit og visuel.”

Følelsen af alles blikke

Når Emma Perriton bruger sin egne oplevelser i sin forskning, er det ikke helt tilfældigt.

For at få indblik i dynamikkerne i et storrumskontor, benyttede hun sig af etnografisk metode, hvor man er i selskab med folk over længere tid, lærer dem at kende, observerer og interviewer dem. Den etnografiske metode fordrer dermed også, at man helt naturligt bliver en del af dagligdagen på arbejdspladsen, fortæller hun.

Emma Perriton indgik samarbejdsaftaler med to større, videnstunge virksomheder, hvor hun først var en dag om ugen i begge i omkring ni måneder. Og senere i henholdsvis fire og seks måneder.

Hun fik selv en kontorplads, som var hun en ny medarbejder, hun var med til møder og indgik så vidt muligt i dagligdagen.

”Min tilgang til den etnografiske metode er en meget refleksiv forskningsmetode, hvor man også reflekterer over, hvordan det påvirker én selv. Det er en meget eksplorativ forskningsmetode.”

Emma Perriton var faktisk i første omgang i virksomhederne for at undersøge et noget bredere fokusområde; nemlig konsekvenserne ved at arbejde i meget videnstunge virksomheder, hvor man er meget selvstyrende.

Undersøgelsen af, hvordan åbenrumskontorer påvirker den måde, vi arbejder og samarbejder på, blev først en del af forskningen, fordi hun selv prøvede det.

”Jeg oplevede at blive sat ind i midten og føle, at jeg havde alles blikke på mig. Jeg følte mig enormt sårbar. Og jeg blev selv nødt til at tænke over, hvordan jeg agerede.”

”Hvordan skal jeg opføre mig på en arbejdsplads, hvor alle kan se, hvad jeg arbejder på og skriver? Hvad betyder det, når jeg går over og spørger nogen om hjælp, at alle kan se det? Hvis der er møde eller kage, hvad udstråler det så, hvis jeg ikke rejser mig? Eller hvis jeg gør?”

Høretelefoner som afskærmning

Det var derfor efterhånden dér, hendes observerende øjne flyttede sig hen. Hun kunne konstatere, at begge virksomheder voksede og havde brug for flere og flere nye medarbejdere. Men at fylde flere medarbejdere ind i åbenrumskontorerne havde indvirkning på medarbejdernes arbejde og samarbejde.

Når Emma Perriton i interviews spurgte medarbejderne ind til forskellige episoder, var det med til at øge særligt de mere erfarne medarbejderes refleksion over egen adfærd, der sjældent er planlagt eller bevidst har dårlige intentioner.

”Der var jo masser af eksempler på, at folk tager deres høretelefoner på for at vise, at nu skulle de ikke forstyrres, selv om det var tydeligt at høre, at de ikke havde et møde. Men det er også en måde at skærme sig fra det åbne rum på,” fortæller Emma Perriton.

Høretelefoner er et godt eksempel på, at åbenrumskontorer ændrer den måde, vi arbejder på, siger hun. Man ville jo ikke bruge dem på samme måde, hvis man sad for sig selv.

Et andet eksempel er hende selv. På universitetet har hun kun været vant til sit eget kontor eller et tomandskontor. Så da hun blev placeret midt i et åbent kontorlandskab, tog hun sig selv i at gøre skriftstørrelsen mindre. Senere satte hun, som flere andre også havde gjort, et screen filter på skærmen, så andre ikke kunne følge med.

Åbenrumskontorer er til for økonomien

For Emma Perriton er åbenrumskontorer ikke entydigt et negativt fænomen. De styrker fx gruppedynamik og læring, fordi man som medarbejder hører ting, andre taler om, man ellers ikke ville have hørt.

Og så har den uformelle sociale kontakt også bedre levevilkår, end hvis alle sad hver for sig.

Men det ændrer ikke ved, at åbenrumskontorer først og fremmest eksisterer af økonomiske årsager, påpeger Emma Perriton. Det er simpelthen billigere.

”Det er jo en naturlig måde at skabe liv og miljø i virksomheder på. Det er meget typisk, og det gør de fleste virksomheder, særligt dem med vidensmedarbejdere. Men det er også en måde at optimere på; at fylde flere mennesker ind på færre kvadratmeter. Og så kan man jo hurtigt lige putte to-tre ekstra ind i et rum, hvis man får brug for det.”

Men hverken Emma Perritons forskning eller anden forskning på området tyder på, at det er nogen god idé. Den bedste måde at indrette åbne kontorer er ved have relativt få medarbejdere sammen, der samtidig er relevante for hinanden, siger hun. Fx en mindre afdeling eller et team.

”Den ene virksomhed flyttede undervejs fra et lidt større åbent rum til et mindre, hvor der sad alle mulige andre i starten. Det er slet ikke gavnligt. Når man sidder med nogle, der arbejder med noget helt andet, får man jo ingen af de fordele, der ellers måtte være. Så er det bare mere støj både bogstaveligt talt og mentalt.”

Så hvis arbejdsgivere vil styrke åbenrumskontorernes positive sider, kræver det, at de tænker nøje over, hvordan de indretter dem, påpeger hun. Vigtig viden kan fx gå tabt, hvis nye medarbejdere ikke er trygge ved at spørge om hjælp, mens alle andre kan høre eller se det.

”Hvis man ikke føler, at man hører til eller føler sig tryg på sin arbejdsplads, er det jo også enormt ineffektivt for virksomheden.”

Skab afstand og afgrænsning

Og selv om åbne rum giver mulighed for umiddelbar vidensudveksling, kan der også være viden, der ikke egner sig til at blive overbragt i alles påhør. Den bliver måske i stedet sendt i en mail eller overleveret bilateralt ved kaffemaskinen. Og dermed kan relevante medarbejdere misse den.

Emme Perriton har på baggrund af sin forskning et par konkrete forslag. Dels mener hun, arbejdsgivere med åbenrumskontorer bør forsøge at ”skabe mindre rum i rummet”, så medarbejderne får mere afskærmede arbejdspladser. Fx med rumdelere, planter eller reoler.

For det andet skal arbejdsgiverne skabe længere afstand mellem pladserne, så medarbejderne ikke føler, de sidder helt tæt ved siden af hinanden. Og for det tredje skal man gøre pladserne endnu mere faste og give mulighed for at gøre sin plads mere personlig.

Derudover er det vigtigt, at medarbejderne har nogle steder, hvor de kan samtale i mere intime rum og få en tættere relation.

”De skal designe åbenrumskontorerne efter medarbejdernes opgaver. Hvor meget samarbejde har de? Hvor meget behov er der faktisk for ro? Det skal man designe til det enkelte team.”

Og så skal man selvfølgelig være opmærksom på kulturen, lyder opfordringen. Medarbejderne skal tages med på råd i indretningen af kontorerne på en måde, ”hvor det ikke kun er ledere eller de potentielt dominerende typer med mest erfaring, der får lov at bestemme.”