Sådan bliver du bedre til at forhandle online

Det seneste år har sat turbo på det digitale arbejdsliv. De fysiske mødelokaler er erstattet af Zoom-rum, og det er ikke kun afdelingsmøderne, der er flyttet online.

Hårde forhandlinger – lige fra lønforhandlinger til komplekse overenskomstforhandlinger – foregår nu digitalt, og det skaber udfordringer.

”Vi er trænet i forhandling gennem uddannelse og praksis, hvor vi altid har siddet i samme rum som modparten, og pludselig skal vi gøre det over skærme,” siger forhandlingschef og cand.jur. Nicolai Robinson.

Han er bl.a. forfatter til bogen ’Bedre forhandlinger’ og underviser på Djøf-kurset ’Virtuel forhandling’. Her sætter han bl.a. fokus på to af de problemstillinger, der er forbundet med at forhandle online.

Problem #1: Flere forhandlinger forliser

Den amerikanske forsker Leigh Thompson har afdækket, at der er mindre sandsynlighed for at nå en aftale, når forhandlingerne foregår digitalt. Det skyldes bl.a., at vi kommer for hurtigt til sagen – hvilket er skidt for begge parter.

”Vi er mere tilbøjelige til at gå direkte i resultatmodus, når vi forhandler virtuelt. I en normal forhandling sværmer man lidt. Man afdækker interesserne bredt, og på den måde kommer der flere landingsbaner for forhandlingerne. I online-forhandlinger bevæger parterne sig nemmere ned i en positionel tilgang. Vi holder på oplysninger, er reserverede, finder ikke fællesnævnere. Der opstår altså færre landingsbaner, og de fælles løsninger udebliver. Og når fokus er smalt, øges konfliktniveauet,” forklarer Nicolai Robinson.

Hvordan løser man det?

”Dybest set skal vi genbruge det bedste af det, som man ville have gjort, hvis man sad over for hinanden. Og det virker tit ikke intuitivt online.”

Bl.a. underviser Nicolai sine kursister i såkaldt kompenserende kommunikation:

”Altså kommunikation, der kompenserer for det tabte relationelle kropssprog. Hvordan råder vi bod på, at vi kun er en talende torso? Vi har behov for at bruge nogle stærkere kommunikative redskaber, når vi skal påvirke vores modpart online.”

Problem #2: Relationen ryger

Ifølge Nicolai Robinson fremhæver kursisterne igen og igen én bestemt udfordring i de virtuelle forhandlinger: At vi taber relationen til med- og modparter.

”Man får måske nok dagsordenen og indholdet frem, men mangler pauserne, snakken med sidemanden, dét der opbygger relationen. Og vi savner det helt særlige i at ”fornemme” hinanden.”

Her har han et par gode råd til, hvordan man får skabt menneskelig forbindelse i en virtuel forhandlingssituation.

”Sluk ikke for dit kamera. Der er en helt entydig erfaring i, at kameraet tændt øger den relationelle tillidsopbygning. Og en anden – og måske mindre intuitiv – ting står klart efter et år med erfaringer fra corona-forhandlinger: Både fjollede baggrunde og corporate baggrunde reducerer markant den relationelle tillidsopbygning. Folk kan jo se, at baggrunden er fake, og det igen smitter direkte af på relationen mellem parterne. Det giver din modpart en fornemmelse af, at du har noget at skjule, og det spejler sig over i det, du siger. Vis dig, som du er. Hellere fjerne opvasken eller standerlampen end at skjule det med en fake baggrund.”

Og så har han et lavpraktisk tip. Det handler om tøj.

”Nu har jeg netop siddet med i de virtuelle overenskomstforhandlinger, hvor man er kommet helt hjem i privaten hos forhandlerne – men folk er nogle gange også klædt ret privat på, fx i en hættetrøje med bamseører på hætten. Klæd dig derfor på, som om du er på arbejde.”