Hvor uforståelig må en lønseddel egentlig være?

Jacob Ikkala sidder sammen med sin kollega og kigger på deres lønsedler. Jacob Ikkala er lidt af en talnørd og kan derfor godt lide at sikre sig, at udregningerne på lønsedlen stemmer – egentlig ikke så meget fordi han mistænker, at der er fejl, men blot af nørdet nysgerrighed.

Men da Jacob sidder med øjnene begravet i lønsedlen, er det svært at gennemskue, om det hele passer, for der er en masse mellemregninger og tal, som for hverken Jacob eller kollegaen giver særlig meget mening. Derfor beslutter de sig for at forsøge at genskabe lønsedlen i Excel. Men uden held. De regner sig aldrig frem til de beløb, der står på lønsedlen.

Og siden dengang – før 2010 – da Jacob arbejdede som analytiker hos Nordea, har læsbarheden af lønsedler optaget ham.

Det fortæller Jacob, da jeg ringer ham op. I dag arbejder han som Internal Auditor hos Oxfam Ibis, og han har skrevet til Djøfbladet. For han har nemlig et spørgsmål, som han i lang tid har gået og været nysgerrig på: ”Hvor uforståelig må en lønseddel egentlig være, og hvilke krav sættes der egentlig til lønsedlers læsbarhed?”

”Det undrer mig, at folk ikke går mere op i det og stoler så meget på, at payroll-systemerne kører smidigt. Medmindre man virkelig sætter sig ned en god lang eftermiddag, ved man ikke rigtigt, hvad der foregår i detaljen. Alle kan sikkert genkende toplinjen, men alt, hvad der foregår derefter, er til tider ret mystisk,” siger Jacob og tilføjer:

”Jeg ligger ikke søvnløs over det hver nat, men jeg synes, det er underligt, at det ikke er et større emne. Det er jo folks penge.”

Masser af fejl

Det er et felt, hvor det er svært at få overblik over problemets omfang. Men hvis man fx læser Rigsrevisionens revision af statens forvaltning for 2020 – hvor man har gennemgået 13 ministeriers lønforvaltning – var der regelbrud, fejl og mangler i 17% af sagerne, hvad angår fast løn og pension.

En dom fra 2016 understreger, at lønsedler kan være et uoverskueligt komplekst område. Her tog Østre Landsret stilling til en sag, hvor en kvinde ansat i Forsvaret over en periode på seks år havde fået udbetalt 210.000 kroner for meget i løn. Men de penge fik hun lov til at beholde, fordi landsretten fandt, at hendes lønsedler var så komplicerede, at man ikke kunne forvente, at hun selv ville opdage fejlen.

Djøf: Vær OBS på pension

Tilbage til Jacob Ikkalas spørgsmål. Er det mon bare ham, der synes, at lønsedler kan være alt for indviklede? Eller er det faktisk et problem, som flere støder på?

Det ved René Olí Rasmussen, som er chefkonsulent i Djøf, noget om. Han gennemgår ofte medlemmers lønsedler, fordi medlemmerne selv har svært ved at tyde, om alt stemmer overens.

”Vi har nok omkring 15-20 sager om ugen, hvor vi sidder og tjekker lønsedler. Henvendelserne drejer sig typisk om ferie og feriepenge, som man ikke kan få til at stemme, men det kan også være i forhold til forskellige tillæg og pensionen,” siger René Olí Rasmussen.

Han kan godt forstå, at mange har svært ved at gennemskue lønsedlen, men det er ikke særlig tit, at der rent faktisk er markante fejl i dem. Alligevel er det René Olí Rasmussens erfaring, at det er særligt vigtigt, at man er opmærksom på sin pension, og derfor kommer han også med et godt råd:

”På lønsedlen kan det fremgå, at der er blevet betalt pension, men det kan godt være, at der ikke er blevet indbetalt midler til pensionskassen. Det er ikke noget, man nødvendigvis tjekker, fordi man oftest bare ser, hvad der går ind på lønkontoen, og tænker, at der er styr på pensionen.”

”Det bedste råd er at tjekke op med pensionskassen engang imellem, så man faktisk sikrer sig, at der bliver indbetalt pension til den,” understreger han.

Kunderne bestemmer

I mange virksomheder sidder den enkelte interne økonomiafdeling og arbejder med løn, men bag sig har de et lønservicebureau, som udbyder lønløsninger. Zalaris er en af de virksomheder, der leverer løsninger til det danske HR- og lønmarked. Jeg tager kontakt til Zalaris, da firmaet var leverandør af lønsystemet i Nordea, dengang Jacob Ikkala arbejdede der, og stadig er det i dag.

Men hvor meget indflydelse har henholdsvis Zalaris og Nordea på, hvordan lønsedlerne skal se ud?

Jan Hagedorn er Country Manager and Sales Director for Zalaris, og jeg forklarer ham Jacob Ikkalas spørgsmål. Som noget af det første slår han fast, at han hører om mange, som forsøger at genskabe en lønseddel, men det er altså ikke så ligetil.

”Vi ser primært, at folk ikke kender til skattereglerne, og så tror de, at de kan genskabe en lønseddel ved at tage de samme tal og lægge dem over i Excel, hvor de så finder ud af, der er nogle felter, der ikke stemmer,” forklarer Jan Hagedorn.

Jeg spørger ham, hvilke krav Zalaris som leverandør sætter til læsbarheden af lønsedlerne. Han fortæller, at det faktisk næsten udelukkende er kunderne, der bestemmer, hvordan de vil have lønsedlen. Zalaris har som udgangspunkt en standard-lønseddel, men den bliver næsten altid rettet til ud fra kundens krav.

”Kunderne siger, hvad de gerne vil have, hvilke felter de vil have med, og hvordan layoutet skal være. Så vi følger det, kunden i princippet ønsker. Og det er meget forskelligt fra kunde til kunde.”

Men er I som virksomhed ikke også med til at sætte en vis standard for, hvor forståelig en lønseddel skal være?

”Nej, det er vi ikke. Det er kunderne, og så giver vi den løsning, de gerne vil have. Hvis vi kan se, at de gamle lønsedler har været uforståelige, gør vi det, at vi går i dialog med kunden og fortæller dem, hvordan vores opsætning kan gøres anderledes,” understreger Jan Hagedorn.

Komplekst felt

Logisk at forstå

Jacob Ikkala har tidligere nævnt, at han for år tilbage har været ansat i Rambøll, hvor lønsedlerne med hans ord var ”grænsende til eksemplariske”. Og det vil Rambøll gerne fortælle om.

Teamlederen for løn hos Rambøll, Jette Bock Flyndersøe, starter med at fortælle, at hun godt kan forstå, at nogle har svært ved at aflæse deres lønseddel.

”Selv om jeg har erfaring med at lave løn, har jeg også set lønsedler, hvor jeg har tænkt: 'Det forstår jeg simpelthen ikke.'”

Derfor forsøger hun sammen med sit lønteam at lave så ukomplicerede lønsedler som overhovedet muligt. Og i overensstemmelse med, hvad både DataLøn og Zalaris har sagt, forklarer hun, at Rambøll har meget indflydelse på, hvordan lønsedlen præcist skal se ud.

Rambøll har bl.a. valgt, at der på lønsedlen skal være en beskrivende tekst ud for hver løndel, så medarbejderen kan forstå, hvorfor beregningerne er, som de er.

”Vi gør alt, hvad vi kan, for at medarbejderen kan forstå lønsedlen, og at det er logisk. En hjælp til medarbejderen er også en hjælp til os selv, for hvis de kan forstå det, så får vi heller ikke mange henvendelser i lønteamet,” siger Jette Bock Flyndersøe.

Jette Bock Flyndersøe har dog haft tilfælde, hvor medarbejderne har haft svært ved at aflæse dele af lønsedlen. Hvis det er tilfældet, sørger lønteamet for, at teksten på lønsedlerne bliver rettet til.  

”Vi er meget opmærksomme på at få tilrettet lønsedlerne. Vi har fx lige fået tilrettet vores tekst omkring ferie på lønsedlen,” forklarer hun.

Hun fortæller desuden, at Rambøll for år tilbage begyndte at sende fysiske pjecer ud i forbindelse med nyansættelser. Pjecen skulle fungere som en vejledning til forståelse af lønsedlen. I dag er det ikke længere fysiske pjecer, men derimod ligger der nu en vejledning online. Og det tror hun i høj grad er med til at hjælpe medarbejderne.

Klogere på området

Selv om Jacob Ikkala havde set frem til Nordeas svar, glæder han sig alligevel over, at Rambøll forholder sig til lønsedlernes læsbarhed. Han finder det prisværdigt, at virksomheden både har en beskrivende lønseddel og vejledninger, som medarbejderne kan bruge.

”Det er forbilledligt og fedt, at de har en holdning til det og stiller krav. Det her emne omkring komplicerede lønsedler er måske ikke så belyst, så det kan være, at mange i Rambøll ikke påskønner deres lønsedler nok, hvis de ikke har oplevet så dårlige opstillinger, som jeg fx har,” fortæller Jacob.

Hvis vi vender tilbage til det spørgsmål, som satte hele undersøgelsen i gang – ”hvor uforståelig må en lønseddel egentlig være, og hvilke krav sættes der egentlig til lønsedlers læsbarhed?” – så er der altså nogle minimumskrav for, hvad lønsedlen skal indeholde. Men derudover er der faktisk ikke grænser for, hvor kompliceret lønsedlen må være.

Det lader dog til, at nogle lønservicebureauer og virksomheder forsøger at tænke ind, at lønsedlerne skal være så intuitive som overhovedet muligt, selv om det kan være svært. 

”Jeg er absolut blevet klogere, og jeg synes bl.a., det er interessant, at der er minimumskrav, som er så lave, og så er det mere eller mindre op til virksomheden at lægge til,” siger Jacob Ikkala.

Hans spørgsmål har fået mig til at tænke på mine egne lønsedler. Og ja, man skulle tro, det var løgn, men for nogle måneder siden fik jeg en besked fra HR om, at jeg havde fået 1.000 kroner for lidt i løn. Så måske jeg lige tjekker min lønseddel en ekstra gang, når den næste lander i min e-Boks.