Ledelse
Chefer: Sådan tackler vi coronakrisen
25.3.2020
af
Eva Bøgelund
Privatfoto
Du skal arbejde, men du skal passe dine børn samtidig. Den cocktail og mange andre udfordringer skal ledere og medarbejdere håndtere lige nu. Hvad gør cheferne? Djøfbladet har spurgt en række af dem.
Ledelse
25.3.2020
af
Eva Bøgelund
Privatfoto
'Mine børn er hjemme, og jeg kan ikke arbejde fuld tid. Hvad gør jeg?' Det har været et af de mest stillede spørgsmål til Djøfs Rådgivning i den forløbne uge.
"Vores svar er, at vores medlemmer skal tage en dialog med deres chef om at få forventningerne afstemt," forklarer Mette Knudsen, chef for Djøfs Rådgivning.
Hun opfordrer lederne til selv at tage initiativet til det.
"Det vigtigste lige nu er at undgå dårlig samvittighed og usikkerhed om, hvad der er ok. Det giver dårlig trivsel."
Også Dansk Erhvervs ekspert i distanceledelse, Tina Buch Olsson, opfordrer også lederne til selv at tage initiativet.
"Der stilles store krav til hjemmeundervisning af børnene, samtidig med at virksomheder og myndigheder er afhængige af, at vitale opgaver bliver løst hjemmefra. Så det er vigtigt som aldrig før med dialog, nærvær og tydelig forventningsafstemning fra chefens side," siger hun. Du kan læse et interview med Tina Buch Olsson om det her.
HR-chef i advokathuset DLA Piper Denmark, Manuela Munkholm, der selv er alenemor til fire hver anden uge, siger, at det gælder om at være åben om, at børn og job på samme tid er en reel udfordring.
"Vi har fra start af kommunikeret ud, at vi forstår, at det kræver ekstra ressourcer."
Det sker fx med virtuelle hilsner om børn og job fra firmaets managing partner. Men også ved at de deler sjove klip fra de sociale medier og fra deres egen hverdag med børnene derhjemme.
"Det letter på stemningen. Vi får kommunikeret dét, som er svært for alle lige nu."
Men kunderne skal stadig have samme service som før. Så der handler det – helt på linje med Tina Buch Olsson – om, at man tager afsæt i hver enkeltes familiesituation og taler om arbejdstilrettelæggelsen og ikke mindst, hvordan opgaverne prioriteres lige nu.
"Man kan også tage fat i os i HR og få forslag til, hvordan man laver en arbejdsstruktur sammen med børnene," fortæller Manuela Munkholm.
"Vi tror på, at børnene vil opleve det mere roligt, når forældrene tager det roligt, og derfor gælder det om, at vi i HR og som ledere kan berolige vores medarbejdere."
I boksen under artiklen kan du se Manuela Munkholms forslag. Men der findes ingen one size fits all-løsning, understreger hun.
"Vi ledere skal lytte os frem til, hvordan vi bedst kan støtte op om den enkelte medarbejder. Og vi ved også, at det er svært, uanset hvor mange gode råd vi kan give."
Situationen udfordrer i den grad balancen mellem arbejdsliv og privatliv, siger Ditte Kruse Dankert, der er kontorchef i Udlændingestyrelsen.
"Vores medarbejdere har vidt forskellige forudsætninger for, hvordan de kan få det hele til at gå op og i hvilket omfang. Så nærmeste chef må have løbende dialog med hver enkelt medarbejder om behovet for fleksibilitet."
Og hun har selv meldt ud, at alle – såvel ledere som kollektivet – må vise omtanke og forståelse for den situation, som hver enkelt har.
I Udlændingestyrelsen har man fra start af lagt op til en meget fleksibel tilrettelæggelse af arbejdet i denne situation: Man kan arbejde på andre tidspunkter end normalt, fx aften og weekend, eller i tidsintervaller over dagen. Og det gør folk.
"Jeg oplever, at alle lykkes med at få leveret hovedparten af de timer, de er ansat til – bare forskudt og i et andet setup. Jeg er meget positivt overrasket over, at vi rent faktisk ikke kan se, at det går ud over produktiviteten."
Det går overordnet godt, lyder det fra Katrine Nissen, kontorchef i Vand og Hav i Miljø- og Fødevareministeriet.
"Men folks mange forskellige situationer på hjemmefronten volder i sagens natur udfordringer i forhold til at få hjulene til at køre."
Og det ville også være forkert at skjule, at det vitterlig er en udfordring at få alle processerne til at fungere lige så effektivt, som de plejer, her på distancen. Men hun oplever, at alle gør et kæmpeforsøg på at få det til at køre.
"Vi viser forståelse for, at medarbejderne skal jonglere mellem hjemmeundervisning og arbejdsopgaverne på samme tid. Derfor kan man også tidsregistrere tid, som ikke er effektivt arbejde, og man er også velkommen til at afholde flex og ferie, hvis man kan."
I domstolene arbejder op mod 2.200 medarbejdere hjemmefra, og Domstolsstyrelsen sender løbende info ud til domstolenes ledere med gode, detaljerede råd om ledelse på distancen.
Meget handler om forventningsafstemningen og kadencen i den daglige kontakt med medarbejderne. Men også om dét, der er rigtig svært på distancen.
"De normale personalemæssige udfordringer forsvinder jo ikke, fordi konteksten er blevet anderledes," siger udviklingsdirektør i Domstolsstyrelsen, Merethe Eckhardt.
"Nogle reaktionsmønstre bliver bare tydeligere i den digitale verden hvor man ikke kan tyde hinandens kropsprog. Så det er vigtigt, vi hurtigt får sat ord på, hvis der er noget, der driller."
Og så er der hele setuppet med, at arbejdsliv og privatliv flyder sammen for os alle lige nu, og det kan slide.
"Så lederne skal også prøve at forventningsafstemme, så vi ikke får fysisk udkørte medarbejdere efter det her."
Det er en tid med uro og bekymring, så lederne opfordres til at bruge tid på at tale med medarbejderne om andet end arbejdet.
"Der kan du også få en fornemmelse af, om din medarbejder har brug for mere ledelsesmæssigt støtte end normalt. Vi reagerer meget forskelligt både på coronasituationen og på dét at sidde adskilt fra alle kollegaerne."
"Nogen sidder helt alene, mens andre sidder på skødet af hinanden i små rum i familierne. Så det er vigtigt at lytte og forstå den enkeltes situation. Kun med den forståelse kan vi finde ud af, hvad der er brug for hos den enkelte, der sidder overladt til sig selv derhjemme," siger Merethe Eckhardt.
Men hvad når man er topleder? I Skattestyrelsen sender direktør Merete Agergaard hver dag en fællesmail ud til de 4.000 medarbejdere.
"Når hverdagen ændrer sig så radikalt, er der endnu mere brug for ledelsesmæssigt nærvær," siger hun.
I mailen fortæller hun om, hvad der sker i direktionen, men hun sætter også Skattestyrelsens samfundsmæssige opgave ind i et større perspektiv i forhold til situationen, landet står i, hvor mennesker mister deres job, deres virksomhed eller deres liv.
For sammenhæng og perspektiv er vigtigt, når man sidder hjemme i køkkenet med sit headset. Og feedback på, hvordan det hele går.
"Jeg tror, vi næsten er oppe at køre som normalt. Det er jeg megastolt over. Der er en imponerende vilje hos alle til, at det her bare skal køre."
Og det gør det, også selvom disse uger er styrelsens travleste tid, fordi årsopgørelserne lige er gået ud, understreger hun.
Men der skal også være plads til det sociale. I Skattestyrelsen sender folk ligesom i DLA Piper fotos fra deres hjemmehverdag ind til intranettet, og forleden holdt en af styrelsens underdirektører et teammøde på video med alle 150 i teamet på én gang.
Eller som Katrine Nissen fra Vand og Hav siger: Vi skal have plads til at nurse kollegafællesskabet ved fx at synge en fødselsdagssang på Zoom.
"Vi bliver lukket mere ind i hinandens privatliv," siger Merethe Eckhardt fra Domstolsstyrelsen.
"Vi kan se hinandens børn, ægtefæller og køkkener, når vi holder digitale møder. Det er individuelt, hvor meget hver enkelt ønsker at dele af sit privatliv, og det må der også være plads til."
Vis, at du har fuld forståelse for, at det kræver ekstra ressourcer at omlægge hverdagen og skabe en ny balance mellem arbejde og hjemmeundervisning/pasning af børn, samtidig med at kunderne skal modtage den samme gode service og rådgivning.
Drøft – med udgangspunkt i den konkrete familiemæssige situation – hvordan man kan tilrettelægge sin hverdag, og ikke mindst hvordan opgaver skal prioriteres.
Sørg for, at der er en kultur om at tale åbent om udfordringen, og at alle kan komme med gode idéer og inspirere hinanden til, hvordan man kan indrette sig.
Særligt om børn og arbejde
Du kan fx lave en ugeplan sammen med familien/børnene: Hvornår du holder frokostpause, hvornår du er offline for fx at hjælpe med lektier. Altså kort sagt inddrage børnene i planlægningen, så de oplever, at det er et fælles projekt.
Opdatér også gerne din Outlook-kalender. Det giver ro i maven, at du ved, dine kolleger kan se, du er offline den næste time.
Arbejder begge forældre hjemme, er det også vigtigt, at uge- og dagsplanen er afstemt mellem mor og far, så det er tydeligt og aftalt, hvem der i løbet af dagen har ansvaret for børnene, og hvem der er på arbejde.
Når det er sagt, må man som leder være klar over, at børn ikke nødvendigvis altid respekterer, at mor eller far holder Skype-møde.
Kom ud i den friske luft sammen med børnene – lav afbræk og gå ud, lidt som et frikvarter.
Find evt. en fast legekammerat til barnet, og at forældreparrene skiftes til at passe børnene. Eller at man allierer sig med en af de mange unge, som i øjeblikket ikke modtager fast undervisning, som kan hjælpe med pasning eller lektiehjælp i nogle fastlagte timer hver dag. Dette skal selvklart være med udgangspunkt i myndighedernes anvisninger.
Man bør også have lov til at afvikle ferie og afspadsering mere fleksibelt, hvilket betyder, at man som medarbejder kan få tid til at være sammen med børnene, fx når der er behov for en fri-eftermiddag.
Kilde: Manuela Munkholm, HR-chef i DLA PIPER Denmark Advokatpartnerselskab
Ledige stillinger
DJØF ARRANGEMENTER OG KURSER
