Anja og hendes kolleger har ingen faste pladser på kontoret

Ankerpunkter, go-bags og arbejdszoner er fremmedord på mange arbejdspladser, men i Bygningsstyrelsen er det almindelig lingo.

Da styrelsen fra årsskiftet skulle flytte fra sine lokaler i Valby til en ny og moderne bygning i København V – hvor også Vejdirektoratet, Banedanmark og flere andre styrelser har kontorer – valgte man at ændre kontorindretningen. Mens man tidligere havde haft et klassisk storrumskontor, indførte man et såkaldt ’aktivitetsbaseret’ kontor.  

Forandringen handler ifølge direktør Rasmus Brandt Lassen om at tage sin egen medicin. Bygningsstyrelsen arbejder med at optimere statens ejendomme, og med det nye kontor har man sparet en hel etage væk. Det er dog ikke kun derfor, man har valgt at indrette sig i et aktivitetsbaseret kontor, fortæller han. Det handler også om at arbejde klogere og mere effektivt. Men gør man også det? Det er med det spørgsmål, at Djøfbladet er taget på besøg i Bygningsstyrelsen.

”Jeg har altid været den, som andre tyssede på”

Inddæmmet af Fisketorvet på den ene side og banelegemet på den anden side ligger den nyligt opførte bygning, som Bygningsstyrelsen er flyttet ind i. Bygningen udgøres af fire sammenhængende, kvadratiske tårne, som deler en fælles aula. Den er travl og befolket i dag, hvor der er et seminar.

På første og anden etage bor Bygningsstyrelsen, og når man træder ind i lokalerne, ligner det et almindeligt kontormiljø. Men der mangler også noget. Der er eksempelvis ingen familiebilleder på skrivebordene, og der er heller ingen stakke af papir. Udtrykket er stramt, upersonligt og professionelt. Der er store glaspartier ud mod de andre tårne. Folk arbejder tyst. 

Anja Funch, som du mødte i begyndelsen, er mildt sagt glad for den nye ordning. Men hun er heller ikke udtryk for den gennemsnitlige holdning, som hun siger. Hun er specialkonsulent i HR, og hun har selv været med til at udarbejde og organisere idéen til det nye kontor.

Ifølge Anja Funch får man rigtig meget forærende ved at sidde ved siden af mennesker fra andre afdelinger. Desuden mener hun, at det er rigtig smart, at man kan vælge plads, alt efter hvilken arbejdsopgave man har, eller hvilken type man er. Selv bruger hun sjældent stillepladserne.

”Jeg trives ved, at der er liv omkring mig. Jeg har altid været den, som andre tyssede på,” siger hun.

Hun fortæller, at der har været en stor del bekymring i forbindelse med forandringen. Det er særligt tabet af den faste plads, der fylder rigtig meget for nogle. Og så har det været en udfordring for nogle afdelinger, at de ikke har et separat område, hvor de kan arbejde sammen.

Er du blevet mere effektiv?

”Det ved jeg ærligt talt ikke. Jeg har arbejdet enormt længe på det her projekt, så det kan jeg ikke vurdere. Jeg vil dog sige, at jeg trives bedre. Men selv for mig, der har arbejdet længe med det her, har der været en tilvænningsperiode. Den har så nok bare været en del kortere end for nogle andre,” siger Anja Funch.

Det dårlige storrumskontor

Djøfbladet har tidligere skrevet om forskellige udfordringer ved storrumskontorer. Et forskningsprojekt fra Aarhus Universitet viser bl.a., at storrumskontor er dårligt for arbejdsglæden og medarbejdernes velvære. Ifølge undersøgelsen lukker medarbejdere i et storrumskontor sig inde i sig selv snarere end at samarbejde og vidensdele.

Vi har også skrevet om ny svensk forskning, der viser, at det særligt er telefonsnakken, der forstyrrer produktiviteten i et storrumskontor. De svenske forskere kommer frem til, at arbejdspladser bør indrettes med aktivitetsbaserede zoner og stillezoner. 

Det er altså sådan en model, man har forsøgt sig med i Bygningsstyrelsen – både i det nye kontor ved Fisketorvet og i styrelsens kontor i Skanderborg. Et aktivitetsbaseret kontor kan se ud på mange måder, men hos Bygningsstyrelsen har man valgt at have tre forskellige zoner eller arbejdspladser.

Der er stillepladser, der ligger op til koncentreret arbejde, og hvor man ikke må snakke sammen. Dernæst er der aktivpladser, som er til samarbejde. Her er der opstillet whiteboards, og kun halvdelen af pladserne har skærme og dockingstationer. Og så er der fokuspladser, der er en mellemting mellem stillepladser og aktivpladser. Her har alle pladser skærme og dockingstationer, og lydniveauet er afdæmpet.

Medarbejderne har hver en såkaldt go-bag, som er en blanding af en taske og mappe, og som kan rumme en computer, en mus og nogle papirer. Men generelt er papir ikke noget, man bruger så meget af. Da det er besværligt at slæbe rundt på en masse papirer, er man tvunget til at arbejde mere digitalt.  

”Nogle finder ud af det selv, andre skal nudges lidt”

I Bygningsstyrelsen skal man lede forgæves efter hjørnekontoret. Vi møder direktøren, Rasmus Brandt Lassen, ved en aktivplads. Han mener, det er indlysende, at alle medarbejdere – også cheferne – skal være en del af det nye kontormiljø.

”Jeg kan ikke sige til vores medarbejdere, at nu skal I eksperimentere med det her, og så går jeg ind i hjørnekontoret og sætter mig i mine Arne Jacobsen-møbler. Vi er en del af det her,” siger han.

Ud over at man har sparet en etage væk, mener Rasmus Brandt Lassen, at der er en lang række fordele ved det aktivitetsbaserede kontor. Han siger, at sammenhængskraften på tværs af afdelinger er blevet bedre. Der er blevet brudt nogle siloer op, og det virker, som om medarbejderne er kommet tættere på hinanden, vurderer han. Desuden mener han, at det er entydigt positivt, at alle bliver tvunget til at tage aktivt stilling til sin dag.

Han er selv gået 'all in' på det, som han siger. Men han indrømmer også, at det nye system for nogle har været en omvæltning.

”Nogle oplever, at hvis de ikke sidder med de samme mennesker hver dag, sidder de med nogle, de ikke kender. Det skal man lytte til og have respekt for,” siger han.

Han fortæller, at man har set en tendens til, at der opstår såkaldte ’hjemmezoner’. Altså områder, hvor nogle opholder sig mere end andre. 

”Jeg synes, det er fint, hvis der opstår ’hjemmezoner’, men jeg forventer stadig, at man bruger faciliteterne, så de understøtter éns dag bedst muligt. Nogle finder ud af det helt selv, andre skal nudges lidt til det,” siger han.

”Man bliver lidt strategisk”

Tania Lorich er én af dem, som har været udfordret af, at der ikke findes nogen faste pladser. Hun er fuldmægtig i Center for Facility Management, som står for levering af serviceydelser til statslige institutioner. De har netop landet en stor leverandør, hvilket har krævet meget arbejde og koordinering. Og flytningen til det nye kontor var lidt af en udfordring for hendes afdeling.

”Op til deadline var det vanskeligt, at vi sad så spredt. I Valby sad vi sammen, og vi var et meget sammentømret team, som var vant til at samarbejde på tværs af bordene. Det kan være lidt svært ikke at have et fælles område, hvor man ikke generer andre,” siger Tania Lorich.

Faktisk fik de at vide, at de skulle skrue ned for deres snak, når de sad og arbejdede ved fokuspladserne. For det forstyrrede meget – også selvom det var fagligt.

Hun fortæller desuden, at der kan være kamp om pladserne, når folk møder ind om morgenen. Fra kvart i 9 til kvart over 9 går det hurtigt med, at pladserne bliver fyldt op, siger hun. Og nogle ender med at sidde i sofaområdet, fordi der ikke er plads. Det kan gøre morgenen til lidt af et stressmoment. 

”Man bliver lidt strategisk. Skal jeg hente min computer først, eller skal jeg starte med at finde en plads og lægge mine ting?” siger hun.

Hun mener, at det aktivitetsbaserede kontor både har fordele og ulemper.

Er du blevet mere effektiv?

”Det er svært at sige. Både og, tror jeg. Jeg kan godt lide, at jeg kan vælge, hvor jeg kan sidde alt efter, hvilke arbejdsopgaver jeg har. Men teammæssigt har vi haft en fornemmelse af, at vi har været mindre produktive, fordi vi har følt, at vi skulle vandre rundt og lede efter hinanden,” siger hun.

Djøfbladet forlader aktivpladserne, ankerpunktet og medarbejderne med deres go-bags for at tage tilbage til redaktionens faste pladser. Besøget har været et lille glimt ind i en ny type arbejdsliv, hvor det betyder langt mindre, hvorfra du arbejder, og hvor kontoret er tilpasset dine omskiftelige behov.