Hvad gør vi ved de dårlige møder?

Det klassiske problem ved møder på arbejdspladsen kender vi alle: De går i gang et kvarter for sent. Vi ved måske nok, hvad der skal tales om, men ikke præcist, hvad der skal udrettes. Diskussionen undervejs er ustruktureret og tilfældig. Nogle få taler og dominerer, andre bidrager slet ikke. Møderne varer længere end beregnet, og der mangler både en ordentlig konklusion og opfølgning.

Den korte forklaring på miseren og de dårlige møder er, at mødelederen ikke formår sin rolle. Det mener Ib Ravn, lektor ved Danmarks Pædagogiske Universitetsskole. Derfor bør den gammeldags mødeleder, som slavisk kører dagsordenen igennem fra sin plads for bordenden, sendes på pension.

I stedet skal vi byde facilitatoren velkommen. Frem for blot at bede Jørgen orientere om dagsordenens punkt fire, som mødelederen gør det, er facilitatoren nemlig i stand til at skabe langt mere mening og værdi for både organisation og medarbejdere, hævder Ib Ravn.

Form frem for indhold

”For en klassisk mødeleder handler det om at afvikle en dagsorden. Det handler om mødets indhold og om de beslutninger, der skal træffes,” siger Ib Ravn og fortsætter:

”En facilitator holder øje med, om alle deltagere er ’på’, eller om de keder sig. Alle skal engageres og involveres. Alle skal føle, at det her er vigtigt. At vi får udrettet noget i fællesskab. At vi bruger tiden godt. Og at vi har det sjovt, bruger os selv og får ny energi. At vi er kanongode sammen.”

Det sidste kræver, at der veksles mellem mødeformerne.

”Foregår alt i plenum, bliver det hurtigt dødssygt, når man er mange deltagere. Facilitatoren sørger for at bryde mødet op. At der veksles mellem diskussion i plenum og arbejde i mindre grupper, parvis summen og enkeltvis overbliksskabelse. Han eller hun indlægger pauser, når der er behov for det,” siger Ib Ravn.

De forskellige former undervejs i mødet giver det mere dynamik og sikrer, at deltagerne ikke falder i staver undervejs. Og så appellerer de samlet set til alle medarbejdertyper, så alle får chancen for at bidrage.

Fordel taletiden

At inddrage alle er en anden af facilitatorens fornemste opgaver. Han skal gøre op med den ujævne taletid, der typisk kan være på møder, når nogle taler meget og længe, og andre holder sig tilbage og ikke får budt ind.

Det findes der mange metoder til. En af dem er ’tavs refleksion’, hvor alle – i tavshed – får nogle minutter til at overveje et spørgsmål eller emne.

”Normalt er det dem, der taler meget, der styrer et møde – de ekstroverte, som har kort fra hjerne til mund,” siger Ib Ravn og fortsætter: ”Den tavse refleksion giver de introverte, som typisk ikke får sagt det store, noget tænketid, hvor de kan skrive tre-fire ting ned og byde ind med dem efterfølgende.”

Alternativer er at give deltagerne fem-seks minutter sammen to og to eller 10-15 minutter i trepersoners grupper:

”Her kan og tør alle tale, og det gør samtlige deltagere i mødet aktive,” beskriver Ib Ravn og fortsætter:

”Efterfølgende kan enten alle eller udvalgte grupper få et par minutter til at fremlægge deres tanker.”

En krævende opgave

Facilitatorens værktøjskasse kan bruges både til workshops, konferencer og på de helt almindelige, faste ugemøder. Men at facilitere et møde er en udfordrende opgave. Meget mere krævende end at lede det på klassisk vis.

”En facilitator er langt mere aktiv og styrende end den gammeldags mødeleder. Han er hele tiden fremme i sædet og vurderer hvert indlæg:

Fører det frem, tilbage eller ud til siden? Tager diskussionerne for lang tid? Facilitatoren formår at stige op i helikopteren og aldrig fortabe sig i selve indholdet,” understreger Ib Ravn.

Den kunst kan de fleste dog lære, lover han. At facilitere et godt møde, der giver både mening og værdi, er nemlig noget, der kan trænes:

”I kan med fordel lægge ud med at bevare en mødeleder, der sørger for at tage hånd om indholdet og konklusionerne undervejs, imens en facilitator sideløbende kommer på banen til at styre formen, holde sammen på deltagerne og skærpe diskussionen ved at indlægge pauser og nye metoder,” anbefaler Ib Ravn.

”Vælg et tidspunkt, hvor den nye facilitator har tid og overskud til at påtage sig rollen fuldt ud, og hold så et møde, hvor I snakker om jeres møder: Hvad virker godt, og hvad virker skidt? Hvad inspirerer, og hvad gør ikke? Og følg løbende op på det med en venlig, skånsom feedback, så I sammen udvikler jeres mødeform og -kultur i en mere effektiv, værdiskabende og sjov retning“.

Ib Ravn er ph.d. og lektor ved Institut for Læring ved Danmarks Pædagogiske Universitetsskole. Han underviser endvidere på DJØFs faciliteringsuddannelse.

---

Fra mødeleder til facilitator

Birthe Bjerrum, udviklingskonsulent i Gentofte Kommune

Har gennemgået DJØFs faciliteringsuddannelse i 2009. Faciliterer typisk fire møder om måneden.

Hvilke gevinster oplever du ved at facilitere frem for at mødelede på den ’gammeldags’ måde?

Først og fremmest bidrager alle mødedeltagere med den viden og de ideer, de har. Både den introverte og den ekstroverte deltager får mulighed for at bidrage. Deltagerne får mere fokus på ’sagen’. Det giver dem medejerskab og lyst til også at bidrage til opfølgningen efter mødet. Det bliver derfor mere enkelt at følge op på mødets resultater.

Hvad er din største udfordring som facilitator?

Det kræver meget at skille rollen som facilitator fra rollen som leder, når det indimellem er nødvendigt at have begge roller. Der er et modsætningsforhold mellem mødelederen, som ejer målet, konkluderer og uddelegerer, og facilitatoren, der sørger for, at processen kører, at alle kommer til orde og overlader konklusionerne til mødelederen. Jeg lader derfor ofte andre facilitere møder, hvor jeg er for dybt inde i sagen.

Hvad er dine bedste råd til facilitering af et godt møde?

Det enkle er at sige: planlægning, planlægning, planlægning!

Men mere specifikt skal facilitatorrollen være afstemt med mødets beslutningstager – også selvom det er den samme person. Og mødets deltagere skal være med på, hvordan de to forskellige roller forvaltes.

Bliv derudover allerede i planlægningsfasen helt klar på, hvad der skal komme ud af mødet og dermed, hvordan punkterne på dagsordenen bidrager til det.

Sørg for at afsætte tilstrækkelig tid til de enkelte punkter og for at overholde tiden. Både start og slut.

Dorte Alstrup Baden, konsulent i Region Nordjylland

Har gennemgået DJØFs faciliteringsuddannelse i 2010. Faciliterer typisk et til tre møder om måneden.

Hvilke gevinster oplever du ved at facilitere frem for at mødelede på den ’gammeldags’ måde?

Der er mange gevinster. Jeg holder mere effektive og fokuserede møder, hvor alle mødedeltagere bidrager konstruktivt til at træffe mere kvalificerede beslutninger. Vi kan holde kortere møder, hvor det bliver oplevet som meningsfuldt at være til stede. Det er væsentligt mere interessante møder, fordi vi får langt flere nuancer frem på de forskellige problemstillinger, når vi også hører de ellers mere stille deltagere.

Hvad er dine største udfordringer som facilitator?

Forandringer kan være svære at håndtere for mange. Derfor har det også været en udfordring at bryde traditionerne. Folk skulle vænne sig til, at der fx blev indført summerunder under møderne, og at jeg arbejdede for aktiv deltagelse i stedet for at sidde for bordenden og hælde på. Men når de ser den positive effekt, så ændres stemningen. Det kan også være vanskeligt at skære folk af for at få diskussionen tilbage på sporet. Det kan virke udemokratisk og hårdt for den person, som har meget at sige.

Hvad er dine bedste råd til facilitering af et godt møde?

Overvej typen af møde. Hvem er relevant at have med? Hvordan kan mødet skabe værdi for organisationen og de folk, der er med?

Lav en drejebog for mødet. Den hjælper med at strukturere mødet, holde fokus, overholde tiden samt med at forudse og håndtere eventuelle konflikter.

Sørg for en ordentlig afslutning, hvor alle er enige om, hvad der er konkluderet. Brug eventuelt afslutningen til at evaluere selve mødet, så møderne hele tiden udvikler sig og er interessante at deltage i.