Kan større statslige it-projekter styres?

Men er det muligt at gennemføre et større it-projekt i staten, uden at styringen går tabt? Svaret er ja! Her kunne kommentaren slutte, men tillad mig alligevel at kommentere på især økonomistyringen af større statslige it-projekter.

Man kan mene meget om styringen af større statslige it-projekter, men det er vigtigt at erkende, at man for at kunne styre skal kende målet og midlet. Når man sætter sig for at effektivisere et område via digitalisering, bør den bevilligende og den udførende myndighed være enige om, hvad formålet er, og hvor mange ressourcer der skal anvendes. Det lyder enkelt, men erfaringen har igen vist, at dette ikke er tilfældet.

Den største og første forhindring for styringen opstår i forbindelse med fastlæggelse af bevillingen til projektet, som oftest via et aktstykke. At dette kan ende med at blive en hindring i forhold til gennemførelsen af projektet til tiden og uden budgetoverskridelse skyldes, at præmisserne for it-projektet, på tidspunktet for aktstykkets udarbejdelse, er initiale.

Som grundlag for aktstykket skal der udarbejdes en businesscase, men udarbejdelsen sker oftest på et tidspunkt, hvor der ikke er udarbejdet en kravspecifikation og derfor ikke gennemført et udbud, idet bevillingen endnu ikke er sket. Nogle ville nok benævne denne situation for hønen og ægget – hvad kom først?

Udfordringen er at lave et aktstykke, som dækker projektet, uden at man har den nødvendige viden om projektets indhold - det vil sige, at omkostningerne og ikke mindst effekterne kun kan anes i horisonten. Eller mere konkret: Hvordan sikrer man, at projektets budget og ikke mindst de forventede effektiviseringsgevinster holder, selvom man ikke har den nødvendige viden forud for ansøgningen om bevilling?

Ud fra et (økonomi-)styringsmæssigt synspunkt vil det optimale være, at der udarbejdes og indstilles et tillæg til det oprindelige aktstykke, når projekteringen – inklusive valg af leverandør og etablering af projektorganisation – er på plads. Et tillæg, der er baseret på en opdateret businesscase. Det lyder enkelt, men er det nok ikke helt, da det kræver en ’ekstratur’ i ’bevillingsmøllen’, men i sidste ende er det en såkaldt ’win win-situation’, idet målet, men især midlerne og effekten, valideres i forhold til de faktiske præmisser for projektet.

Næste forhindring i forbindelse med igangsætning af projektet er sammenhæng mellem bevillingen, den daglige projektstyring samt ikke mindst projektøkonomistyringen. Sidstnævnte er faktisk et af de punkter, som både Statsrevisorerne og Rigsrevisionen også kritiserer skarpt i forbindelse med tinglysningsprojektet.

Styringen af projektets økonomi forudsætter, at der er reflekteret over projektets styringsmodel og dermed er fastlagt registreringskrav og -dimensioner samt rapporteringskrav inklusive den løbende afrapportering til Finansudvalget. Men det er en helt anden snak, om end dette også er en forudsætning for styringen af statslige it-projekter.