Statens bogholderi flytter sammen

Nu tages mantraet 'big is beautiful' i brug, og der oprettes et fælles administrativt servicecenter for hele staten. Det skal stå for de standardiserede opgaver inden for løn, bogholderi og regnskab og rejseafregning - alle de såkaldt transaktionstunge opgaver.

For 'størrelse har signifikant betydning for effektiviteten', som der står i Finansministeriets rapport om planen. Det skal gøres 'smartere', mere digitaliseret, mere fremtidssikret og med færre af de kolde hænder. Bonusgevinst: Store faglige miljøer er mere attraktive for ansøgere med de rette kompetencer end små.

Michael Karvø, direktør i konsulenthuset Center for Digital Forvaltning, tager hatten af for Finansministeriet i denne sag.

"Jeg havde ikke troet, at de turde bruge deres muskler og trumfe det her igennem. Det kan man jo blive rigtig upopulær på. Men det er evident, at der er store gevinster at hente ved en centralisering. Det er jo fjollet, at man sidder og tamper løndata ind 179 forskellige steder. Nu kan man få sat turbo på at udvikle nye digitale løsninger."

Det nye center for løn og økonomi skal ligge i Finansministeriets Økonomistyrelse og være i fuld funktion om to år.

"Vi tror på, at vi får skabt en attraktiv arbejdsplads, som gør det interessant at arbejde med statslige administrative opgaver som en kerneopgave. Der bliver tale om et stort og stærkt fagligt miljø og rigtig gode muligheder for kompetenceudvikling," siger Charlotte Münter, direktør i Økonomistyrelsen.

Et stort kompetenceudviklingsprojekt

Cirka 600 medarbejdere skal flytte med deres opgave over i det nye center fra de lokale løn- og regnskabsenheder. Den største gruppe bliver HK'ere, fordi de typisk sidder på de transaktionstunge områder. En del af de djøfere, som sidder med økonomifunktionerne, skal også flytte. Men da ministerierne jo fortsat har ansvaret for deres egen økonomi, bliver de fleste djøfere tilbage i økonomiafdelingerne.

Økonomistyrelsen har en præcis køreplan for overflytningsprocessen klar lige før sommerferien, hvor 'bruttotruppen' - de medarbejdere og chefer, som i ministerievise hold skal overflyttes - vil være identificeret.

Efter sommerferien påbegynder alle - både dem, som skal flytte, og dem, som skal blive - et fælles kompetenceudviklingsforløb.

"Det er meget vigtigt for os, at det bliver en sammenhængende proces for hele staten, hvor vi i fællesskab finder de optimale løsninger," siger Charlotte Münter.

Derfor handler en ganske væsentlig del af udviklingen af det nye center om at inddrage det lokale niveau, understreger hun.

"Vi er meget optaget af dem, som sidder tilbage. Det lokale niveau er kunderne, og det er i sidste instans dem, som afgør, om centeret bliver en succes."

Evige fusioner

I de senere år er der i forvejen fejet en intern fusionsbølge henover Slotsholmens økonomifolk, hvor de store ministerier har samlet deres administrative funktioner i fælles centre, som betjener hele ministerområdet. Og nu skal de flytte og omkalfatre igen - og så kan to års overgangsperiode godt føles lang. Allerede nu går der rygter om, at arbejdspladser som Region Hovedstaden får flere ansøgninger fra folk i staten til deres ledige økonomi-stillinger, end de plejer.

"Der er efterhånden en udpræget forandringstræthed hos os," siger Morten Have, tillidsrepræsentant for de omkring 30 djøfere i det største nuværende administrationscenter i staten, Miljøministeriets Center for Koncernforvaltning, CFK.

CFK blev dannet for cirka fire år siden. For et år siden dukkede der planer op om, at de skulle fusionere med Beskæftigelsesministeriets Administrative Center.

"Efter at alle har arbejdet hårdt i tre år på at få tingene til at køre, kom vi så til at bruge størstedelen af 2007 på et stort arbejde med at undersøge og planlægge den ny fusion," forklarer han.

Hvorpå planen blev sat på stand by af Finansministeriet, og i januar i år fik de så besked på at bruge året på at konsolidere CFK.

"Det var langt de fleste af os tilfredse med. Men blot en måned senere kom nyheden så om de to nye administrative centre, og så var det, som om luften gik ud af ballonen. Samtidig havde vi lige fået ny direktør, og hendes opgave bliver nu at afvikle CFK. Så ja, her er en resigneret stemning. Samtidig med at situationen er uafklaret for mange af os."

Kommunikation, proces og vikarkorps

I Økonomistyrelsen er man klar over, at en så stor ændringsproces betyder, at der i perioder kan opstå huller på medarbejdersiden ude i ministerierne.

"Selvom ansvaret for at håndtere dét ligger lokalt, er vi også herfra naturligt nok interesserede i, at der ikke er noget, der falder fra hinanden lokalt i overgangsperioden," siger Charlotte Münter.

Derfor er en af de ideer, som Økonomistyrelsen arbejder med, at oprette et vikarkorps, som kan rykke ud og hjælpe til, hvis det lige pludselig bliver kritisk at få løst opgaverne."

Og så er kommunikation og proces utrolig vigtigt, understreger hun.

"Vi har rent faktisk kigget meget på og søgt at tage ved lære af de proceserfaringer ved lignende fusioner, som andre - blandt andet Københavns Kommune - har gjort sig."

Der ligger et konkret mål for den effektivisering, som centeret skal nå at generere på statens vegne efter en længere indkøringsperiode.

"Der er naturligvis beregninger i rapporten, og der vil også blive budgetteret effektivitetsforventninger ind i finansloven de kommende år. Vi er også overbeviste om, at vi kan høste de stordrifts- og digitaliseringsfordele, som ligger til grund for skabelsen af ét fælles center," siger Charlotte Münter og fastslår:

"Når det er sagt, bliver hovedproblemet for mig at se at holde på medarbejderne. Derfor har vi stærkt fokus på at få samlet disse opgaver på en god måde og give centeret ro til at blive etableret i en god proces med medarbejderne. Og så kan man sideløbende starte arbejdet med best practices og yderligere digitalisering af processerne."

En af de store udfordringer i effektivitetsøvelsen bliver 'snitfladeproblematikken' - arbejdsfordelingen mellem ministerier og centeret. Som Michael Karvø siger: "Det, man kan frygte, er jo, at gevinsten kan blive snoldet op af de administrative rutiner. Det er den offentlige sektor mester i, og sporene skræmmer. Der skal falde brænde ned, hvis man prøver at opbygge en skyggeadministration hjemme i ministerierne. Og det gør der også i de store private koncerner, hvor man har gjort dét her. Til gengæld er erfaringen, at så kan man vitterligt hente store effektivitetsgevinster hjem."

I dag er der på administrationsområdet i staten godt 4.700 medarbejdere fordelt på 176 institutioner og 19 ministerområder. De servicerer 87.000 ansatte.

Om to år bliver der to nye administrative servicecentre:

Et center i Skatteministeriet, som varetager it-drift, support og servere

Et center i Økonomistyrelsen, der varetager de transaktionstunge opgaver inden for løn, bogholderi og regnskab og rejser (Navision Stat, SLS etc.)

• Dette center får cirka 600 ansatte.
• Typisk skal 90-95 procent af lønmedarbejderne flytte med opgaven over i det nye center. Omkring 55 procent af de medarbejdere, som sidder i økonomifunktionerne, flytter over.
• Beslutningen om, hvem der skal flytte, og hvem der skal blive, bliver truffet på arbejdspladserne.
• De første skal flytte i år, de sidste i 2010.
• Der vil blive nedsat et fast organ under Personalestyrelsen, som skal være i dialog med personaleorganisationerne om overflytningen.