Mister du styringen over din arbejdsdag? Her er 6 gode råd

Du møder selvsikkert ind på arbejde med en plan for dagen. Du ved nogenlunde, hvad du gerne vil nå. Men efter kort tid vælter mails, møder, kolleger og forstyrrelser ind over dig – og pludselig er dagen gået, uden at du helt kan sætte fingeren på, hvad du faktisk fik udrettet. Men bevidstheden om, at du ikke fik nået det, du havde planlagt fra morgenstunden, sidder i kroppen.

Den slags oplevelser kan de fleste nok nikke genkendende til, for det er mere eller mindre et vilkår i et moderne arbejdsliv.

Det var det også for Pernille Garde Abildgaard. I sin karriere som journalist og kommunikations- og pressechef blev hun mere og mere opmærksom på, hvor meget af hendes arbejdstid der i praksis blev spildt, fordi hun ikke kunne styre sin egen tid.

Det havde ikke bare konsekvenser for hendes effektivitet – det gav hende også mindre mentalt overskud. Så hun besluttede sig for at gøre noget ved det.

Hun sprang ud som selvstændig konsulent og hjælper nu virksomheder og medarbejdere med at komme ud af ineffektive arbejdsgange. Derudover holder hun foredrag og workshops og har skrevet fem bøger om emnet.

”Vi tror ofte, at det er omgivelserne, der forstyrrer os. Men vi forstyrrer også i høj grad os selv, og samtidig lader vi digitale afbrydelser strømme ind uden modstand,” siger hun.

Med sin nye bog, ’Vind dagen’, som netop er udgivet af forlaget Frydenlund, sætter Pernille Garde Abildgaard fokus på, hvordan man kan tage noget af kontrollen tilbage og blive bevidst om, hvordan man bedst bruger sin tid.

Til denne artikel har vi bedt hende om at sætte ord på sine seks bedste råd fra bogen.

I løbet af en dag bliver vi konstant ramt af nye opgaver, idéer, beskeder og ting, vi skal huske – både fra andre og fra os selv. Hvis alt det bliver liggende i hovedet, er det ligesom at gå rundt med den rygsæk, der bare bliver tungere og tungere i løbet af dagen.

Derfor gælder det om at få det ud af hovedet og ind i et system. Det afgørende er ikke, om du bruger en klassisk to-do-liste, Outlook, noter på din telefon eller noget helt fjerde. Det afgørende er, at du har et system, du stoler på, og som du bruger konsekvent til at samle alt op.

Når først dine tanker, idéer og alt det andet er skrevet ned, kan hjernen give slip. Det gælder i øvrigt også de tanker, der opstår om natten. Få dem skrevet ned, så du kan falde i søvn igen.

Du vil måske mene, at du allerede har styr på dette punkt, men hvis du alligevel oplever, at du ofte mister overblikket i løbet af dagen, er det måske på tide at se på din metode med friske øjne.

Når du har et system til at samle dine opgaver, er næste skridt at tage stilling til, hvordan du gerne vil have din dag til at se ud. Ellers risikerer du at lade din dag blive styret af indbakken, mødeindkaldelser og andres behov, og så forsvinder tiden mellem hænderne.

Jeg arbejder med et simpelt dagsdesign, hvor jeg opdeler dagen i tre typer tid: rød, gul og blå.

Rød tid er der, hvor du fordyber dig og arbejder med opgaver, der kræver koncentration. Gul tid er der, hvor du er tilgængelig. Her svarer du på mails, sparrer med kolleger og håndterer løbende opgaver. Blå tid er forbeholdt møder.

For de fleste fungerer det godt at lægge rød tid om formiddagen, hvor hjernen er mest frisk. Til gengæld kan møder med fordel placeres om eftermiddagen, så din energi bliver brugt bedst muligt.

Målsætningen er ikke, at alle dage skal være ens, for det kan de ikke. Men ved at have en bevidsthed om, hvornår du gør hvad, tager du langt mere kontrol over din egen tid.

Et af de mest effektive greb, der findes, til at adskille arbejdsdagen fra privatlivet, er at bruge 20 minutter sidst på arbejdsdagen på at planlægge den næste. Det lyder enkelt, men effekten er stor.

Når du tager dig tid til at kigge på, hvad du nåede i løbet af dagen, og hvad der er vigtigt i morgen, skaber du overblik. Du beslutter, hvornår du skal have rød tid, og hvornår du skal være tilgængelig.

Det giver samtidig en mental afslutning på dagen. Du ‘lægger tingene i en skuffe’ og lukker den, så du ikke behøver at tænke på opgaverne, når du har fri om aftenen.

Hvis du arbejder fleksibelt eller har små børn og derfor logger ind om aftenen, kan planlægningen af næste dag sagtens ligge der i stedet. Det vigtigste er, at du får dagen rundet af.

Ja, det giver vel næsten sig selv, tænker du måske? Men faktisk er det sådan, at når vi føler os pressede, har vi en tendens til at skrue tempoet op, og det er sjældent det mest effektive.

For når dit mentale system er belastet, kommer bivirkningerne. Du bliver langsommere, laver flere fejl og får sværere ved at træffe gode beslutninger, og så hjælper det ikke at sætte tempoet op.

Det er langt klogere at gøre det modsatte og sætte tempoet ned. Læg derfor små pauser ind i løbet af arbejdsdagen, hvor du kommer væk fra skærmen og er blandt luft og træer.

Se din hjerne som en oplader. Når du holder en pause, giver du dit nervesystem mulighed for at lade op. Det kan virke kontraintuitivt, men pauser og restitution er ikke spildtid. Det er derimod forudsætningen for at kunne præstere over tid.

Tid er en begrænset ressource, men det er din energi også. Og det er i praksis dén, der er den afgørende faktor for, hvor meget du får fra hånden.

Af den årsag bør du blive bevidst om dit eget energiregnskab. Hvilke opgaver dræner dig? Hvilke giver dig energi? Og hvornår på dagen er du mest skarp?

Svarene kan give dig et værdifuldt indblik i, hvornår på dagen du fx skal lægge opgaver, der kræver meget koncentration, og om det er en gåtur, fordybelse eller social kontakt, der skal til, når du skal have et skud energi.

Det er ikke sikkert, at du har alle svarene fra start, men hvis du begynder at lægge mærke til det i hverdagen, bliver det tydeligere. Og når du kender dine egne mønstre, kan du bedre tilrettelægge din dag, så du bruger din energi klogt.

Selv med de bedste intentioner og systemer vil der være dage, hvor det hele vælter, og overblikket forsvinder.

Når det sker – for det vil det – er det vigtigt ikke at stramme skruen yderligere, men at kunne tilgive sig selv og sige pyt.

Det afgørende er, hvad du gør dagen efter. For hver dag er der en ny mulighed for at vende tilbage til de strukturer og vaner, som fungerer for dig.