Trylleordet i det åbne kontor

Vi flytter ud af enkeltmandskontorerne og ind i storrum med projektområder, studieceller og fordybelseszoner. Det skrev vi om i sommer.

I artiklen fortalte eksperter, at fordelen ved åbne kontorlandskaber er, at vi lettere deler viden med hinanden.

Det reagerede en af vores læsere på:

”Et af trylleordene her er åbenbart videndeling. Det har jeg også hørt på min arbejdsplads. Men hvad er det egentlig? Og hvordan skelner man mellem sladder, tilfældige samtaler mellem kolleger, sparring osv.?

Hvornår er der egentlig brug for reel videndeling, og hvordan kan medarbejderne organisere det, så der kommer noget fornuftigt ud af det?” skrev Jan Toft Rasmussen, der er faglig sekretær i Dansk Metal. 

Vi har stillet hans spørgsmål til en arbejdslivsforsker, en arkitekt og en adjunkt, der har været på feltstudie i det åbne kontorlandskab.

Familiemiddagen

Men først spurgte vi Jan Toft Rasmussen, hvorfor han vil vide mere om fænomenet.

Da vi ringer til ham, går han ind på et mindre kontor for ikke at forstyrre sine cirka 20 kolleger i storrummet. De bruger de små kontorer, når de skal arbejde uforstyrret.

Jan Toft Rasmussen anerkender behovet for at dele viden på arbejdspladsen. Samtidig frustrerer det åbne kontorlandskab ham.

”Man lægger ører til al mulig snak, som forstyrrer i et storrum. Det er ikke, fordi der bare opstår en organiseret videndelingsproces i det. Hvis folk er udisciplinerede, stiller de sig jo op og snakker om, hvad de spiste til familiemiddagen i weekenden,” siger han.

Når han og kollegerne vil dele noget med hinanden, sker det normalt i et mødelokale. Særligt hvis de skal tale i mere end et par minutter.

I storrummet oplever han ikke megen åbenlys videndeling.

Jan Toft Rasmussens erfaringer vækker genklang hos Peter Holdt Christensen, der er arbejdslivsforsker på Copenhagen Business School og har skrevet en ph.d.-afhandling om videndeling.

”Det åbne kontor understøtter videndelingen, men det kan også forstyrre dem, der sidder i det. Det er et paradoks,” siger Peter Holdt Christensen.

Han har bl.a. fundet frem til, at vi ikke skal sidde ret mange meter væk fra hinanden i et storrum, før delingen daler drastisk.

Undgå den dybe tallerken

At dele viden er ifølge Peter Holdt Christiansen fundamentet for enhver arbejdsplads. Det fører til bedre præstationer og mere kreativitet. Det kan også give dig en øget oplevelse af fællesskabsfølelse og mere hjælpende adfærd fra kolleger.

Han forklarer videndeling som erfaringsudveksling og informationsdeling, men også mesterlære og paroplæring.

”Det handler om at få fat på og anvende viden, så vi gør noget bedre, sikrere eller nemmere, end hvis vi ikke havde haft den viden. Vi skal undgå at opfinde den samme dybe tallerken alt for mange gange.”

Vi deler ofte konkret viden meget systematisk. Fx hvis vi har brug for en oplysning for at komme videre med et projekt. Men vi opsnapper også mere tilfældig, men nyttig viden ved at høre kollegers samtaler og gennem løs snak ved kaffemaskinen og på trappen.

Lige præcis hvilken viden du og kollegerne har brug for på kontoret, må I selv diskutere og finde ud af, mener arbejdslivsforskeren.

”I skal interessere jer for, hvad relevant videndeling er for jer. I skal se på, om I har udfordringer omkring den, og så gøre noget ved dem,” siger Peter Holdt Christensen og fortsætter:

”Der er en tendens til at se videndeling som en folkemedicin. Så putter vi alle i åbne kontorrum og tror, vi har løst alt. Det koster faktisk rigtig mange ressourcer at komme ordentligt i gang med at dele viden.”

Et åbent kontorlandskab skaber, som sagt, samtidig forstyrrelser. Hjemmearbejde er derfor blevet en sikkerhedsventil, som giver muligheden for at arbejde helt i fred.

”Når du så er på kontoret, er du mere tilbøjelig til at acceptere den støj, der er,” siger Peter Holdt Christensen.

Inkompetente råd fra gode kolleger

Jan Toft Rasmussen tager netop en hjemmearbejdsdag, hvis han virkelig skal koncentrere sig.

Men hvad så når han er på kontoret og oplever forstyrrende snak om menuen til en familiemiddag?

Vi stiller spørgsmålet videre til selvstændig arkitekt Gitte Andersen, som gennem 30 år har indrettet offentlige og private arbejdspladser og skrevet fem bøger om emnet.

Hendes svar? Selv om familiemiddagsmenu-samtalen måske forstyrrer Jan, skaber den samtidig gode sociale relationer mellem de kolleger, der deltager i den.

”Jo mere tid vi tilbringer tæt på hinanden i arbejdsfællesskaber, jo mere stiger vores sympati for hinanden. Fra forskning ved vi, at vi primært deler viden med dem, vi har den bedste social relation til. Så smalltalk baner vejen for gode sociale relationer, der baner vejen for faglig videndeling,” siger Gitte Andersen.

Det er dog ikke ensbetydende med, at social baggrundsstøj skal foregå i arbejdsmiljøet over hele dagen.

”I kan blive enige om nogle kollegaskaber, hvor den sociale smalltalk er noget, I tager i kaffepausen, i caféen eller i andre uformelle mødeområder. Så I ikke forstyrrer dem, der ikke er en del af samtalen.”

Hvis du kun snakker socialt med udvalgte kolleger, kan det være en ulempe for din faglige videndeling:

”Det kan betyde, at du primært går til en af de kolleger, du kender godt socialt, men som måske giver dig et inkompetent råd. Frem for at få et kompetent råd fra én, du kender mindre godt,” siger Gitte Andersen.

Ifølge Gitte Andersen har vi brug for mere videndeling i dag end tidligere, fordi beslutninger, processer og projekter går hurtigere. Meget opgaveløsning kræver, at flere hjerner samarbejder om løsninger, som ofte skal koordineres i teamet i løbet af dagen.

Og så er der en anden hastighedsudfordring, som sætter blus under behovet for videndeling.

Vi skifter nemlig job som aldrig før, siger Gitte Andersen. Derfor ser hun det som altafgørende, at nyansatte hurtigt bliver lært op af de mere erfarne kolleger. At de sidder sammen i dagligdagen, så momentum og deadlines ikke tabes.

”De, der kommer ud på arbejdsmarkedet i dag, vil maksimalt være ansat tre til fire år samme sted. Det er vitalt, at de nyansattes kompetencer kommer i spil i virksomheden så hurtigt som overhovedet muligt.”

Dilemmaet med de erfarne

At det er vigtigt for nye medarbejdere at sidde tæt på erfarne kolleger, kender Emma Perriton en del til.

Hun er adjunkt ved Institut for Erhverv og Bæredygtighed ved Syddansk Universitet og har i mere end to og et halvt år observeret medarbejderes interaktioner i åbenrumskontorer i to private virksomheder.

Behovet for viden er meget forskelligt, alt efter hvem du er, siger Emma Perriton.

Hun har set, at de mere erfarne medarbejdere kan finde videndeling overflødig. Særligt dialog i åbenrumskontorer, som de ikke har brug for at høre. Samtidig er det deling af viden, som er vigtig for de nye.

Flere – og ikke kun nye – medarbejdere har fortalt Emma Perriton, at de har overhørt nyttig viden, som de ikke ville have fået, hvis de sad alene på kontoret.

Bl.a. da to kolleger opdagede, at de skulle til at løse præcis den samme opgave.

”Jeg har også hørt på to andre, der blev uenige om, hvordan de skulle løse arbejdsopgaver. Det er jo alt, du hører i et åbent kontor. Og ikke alt er relevant. Du skal kunne skille skidt fra kanel.”

Emma Perriton mener ikke, at vi kan tale om videndeling uden også at se på, hvordan den kan forstyrre. For hende er det vigtigt, at vi taler åbent om, hvordan vi bedst deler viden og aftaler retningslinjer for, hvordan det skal ske.

Særligt fordi flere og flere sidder i åbne kontorlandskaber.

”De nye generationer vokser jo op i storrumskontoret og kender ikke til andet. Så vi skal designe og styrke videndeling i kontorerne. Ellers bliver det jo bare en opbevaring af flere mennesker på mindre plads.”

For tiden er Emma Perriton på feltstudie i et åbent kontorlandskab i en kommune.

”Der er to forskellige enheder klasket sammen i samme område. Der er ingen fordele ved, at de sidder sammen. De forstyrrer bare hinanden.”

Hendes erfaring er, at videndelingen fungerer bedst, hvis der højst sidder omkring 10 personer på samme kontor. Samtidig er det helt essentielt, at de er fagligt relevante for hinanden.

Emma Perriton ser ikke åbne kontorer som en gylden løsning, hvor vi bare sidder i det samme rum og videndeler løs uden at forstyrre kollegerne.

”Det er det indbyggede paradoks.” 

Tvivlen – og den store fordel

Vi ringer tilbage til Jan Toft Rasmussen og deler eksperternes viden med ham.

Han hører, hvad de siger, men:

For ham er videndeling stadig mest at gå ind i et projektrum med de relevante kolleger, hvor de taler om noget konkret, de skal bruge for at komme videre med arbejdet.

Han har ikke selv brug for oplæring, da han er 64 år, ”halvvejs på vej på pension” og har været i Dansk Metal i 23 år. Samtidig forklarer han, at arbejdspladsen har særlige forløb til at oplære nye medarbejdere.

Han er i tvivl om sin rolle som videndeler på kontoret.

”Jeg ved mange ting, men hvad skal jeg dele? Hvad er det, jeg skal sige i storrummet? Hvis jeg bare siger et eller andet, er der så nogen, der griber det? Det er sgu ikke sikkert, at de har brug for det.”

Han oplever ikke at overhøre særlig meget tilfældig, men nyttig viden ved at sidde mange i samme rum.

”Jeg hører da nogle samtaler, som jeg indimellem reagerer på. Men det er forsvindende lidt, i forhold til hvad jeg ellers lægger ører til. Vi bliver heldigvis stadig bedre til at flytte de spontane snakke ind i vores møderum. Mig selv inklusiv – jeg kan ikke pudse min egen glorie."

Han ser dog en kæmpe fordel ved at sidde i et åbent kontorlandskab: