De gik ned i tid – og fik mindre overarbejde

Da Djøfbladet i 2022 besøgte Amnesty International Danmark for at høre om organisationens nye firedages-uge, var en af de ubekendte, om de kunne undgå metaltræthed, og om arbejdstiden ville begynde at skride.

Ngo'en, som har knap 50 medarbejdere, indførte for to et halvt år siden deres version af en firedages-uge med en gennemsnitlig arbejdsuge på 34 timer og med fri tre ud af fire fredage.

Nu viser organisationens tidsregistreringssystem, at folk rent faktisk har mindre overarbejde end før, selv om de er gået kollektivt ned i tid.

Det fortæller Annette Stubkjær Rimmer, der er politisk rådgiver i Amnesty. Som tillidsrepræsentant for akademikerne har hun indsigt i tidsregistreringerne.

Tidsregistrering hjælper

Amnesty tyvstartede allerede for et år siden på den obligatoriske tidsregistrering, som ellers først blev et lovkrav pr. 1. juli 2024.

”Tidsregistreringen har gjort arbejdstid mere håndgribeligt end før,” siger Annette Stubkjær Rimmer, der kan se på tallene, at de fleste er i mål med at køre en gennemsnitlig 34-timers arbejdsuge.

”Selvfølgelig er der stadig nogle, som i perioder arbejder mere, fordi de står med en særlig opgave eller en stram deadline,” understreger hun.

”Men normalen er 34 timer.”

Nu taler de med chefen

Men hvordan kan det lade sig gøre?

Det korte svar er, at de fik meget større opmærksomhed på sammenhængen mellem arbejdstid, arbejdskultur og arbejdsopgaver, da de indførte firedages-ugen, lyder det fra Annette Stubkjær Rimmer. Folk begyndte i højere at sparre med chefen om det, og det har bragt merarbejdet ned, forklarer hun.

Samtidig indførte Amnesty nye arbejdsformer med en fast daglig ’tilgængelighedstid’ og en fast daglig periode med fordybelsestid.

Til det sidste bruger de den såkaldte pomodoro-metode, hvor man i stræk af 25 minutter afbryder al kommunikation og arbejder koncentreret for sig selv. Det gør de hver formiddag fra kl. 10-11. Det havde også en effekt.

”Overarbejde er ikke tabu”

Dine kolleger er ærlige og skriver deres faktiske arbejdstid ind?

”Ja, de er meget ærlige. Det er ikke et tabu, hvis man boner ud med overarbejde. Tværtimod har vi fået et bedre sprog for at tale om det, hvis der er for meget arbejde til de timer, vi har til rådighed,” siger Annette Stubkjær Rimmer.

Er du sikker på, at folk ikke snupper et par timer på fri-fredagene?

”Det har vi faktisk spurgt ud om. Vi har spurgt, om folk kan nå deres arbejde og lukke pc'en ned torsdag eftermiddag uden at lægge timer fredag, lørdag og søndag. Tilbagemeldingen fra langt de fleste er positiv.”

Der er selvfølgelig stadig overbelastningsperioder, hvor nogle har ekstra arbejde, som de bliver nødt til at bruge fredagen på, understreger hun.

”Men igen, det er der øget opmærksomhed på fra ledelsens side, så det forbliver en undtagelse frem for normalen.”

Så en firedages-arbejdsuge har indirekte været et redskab til stramme op, så arbejdstiden ikke flyder?

”Firedages-ugen har gjort, at vi er blevet tvunget til se på vores egen arbejds- og mødekultur og til at prioritere, når det er nødvendigt.”

Don’t mess with my Friday

Pernille Garde Abildgaard er forfatter til bogen ’Sådan får vi en 4-dages arbejdsuge’ og ejer af virksomheden Take Back Time. Hun er en af dem, der har hjulpet Amnesty med omlægningen.

Hun fremhæver nogle tiltag i Amnesty, som andre også kan bruge – også selvom de ikke indfører firedages-uge.

Først mødekulturen:

Dét, Pernille Garde Abildgaard så i Amnesty, var – med al respekt – en meget talende og inkluderende kultur. Hvilket var en analyse, som medarbejderne også var enige i.

”Helt lavpraktisk har de nu givet hinanden lov til med et smil at sige 'du messer med vores fredag,' hvis et møde trækker unødigt ud, fx fordi der er for mange gentagelser og lange indlæg.”

Eller hvis man taler for meget ud over dagsordenen, eller mødet ikke begynder til tiden.

Pomodoro-metoden – eller andre måder at skabe lommer til fordybelse uden forstyrrelser – er et andet greb.

”Det øger produktiviteten, men afstresser også, fordi man får de vigtigste opgaver fra hånden, før man igen kaster sig ud i interaktion med kolleger og omverden,” siger Pernille Garde Abildgaard.

Fuld frihed får dig til at arbejde mere

Desuden fremhæver Pernille Garde Abildgaard, at Amnesty sløjfede deres såkaldte ’fuldt fleksible arbejdstid’, som gik ud på, at man næsten selv måtte bestemme, hvornår på døgnet man lagde sine arbejdstimer. I stedet blev der indført en fast, daglig tilgængelighedstid, så det blev nemmere at få fat i sine kolleger.

’Fuldt fleksibel arbejdstid’ lyder ellers som det helt rigtige, moderne arbejdsliv. Men problemet er det såkaldte fleksibilitetsparadoks, siger Pernille Garde Abildgaard.

Det er ikke rigtig beskrevet i dansk litteratur. Men i udlandet er der lavet videnskabelige undersøgelser, der viser, at hvis du har fuld fleksibilitet, arbejder du mange flere timer, end du gør, hvis du har en mere struktureret arbejdstid, forklarer hun.

”Fleksibilitet er voldsomt efterspurgt blandt fx djøfere, så man kan hente børn tidligt og tage nogle timer om aftenen. Det forstår jeg godt.”

Men den ene parts fleksibilitet – chefens, kollegers eller eksterne parters – kan gå ud over den anden parts fleksibilitet, så man ender med at være til rådighed for hinanden i et meget langt stræk i døgnet, understreger hun.

”Det giver ikke plads til ordentlig restitution. Derfor bør man som ledelse have fokus på, hvad fleksibiliteten betyder for, hvor mange timer folk reelt kommer til at arbejde.”

Gulerod får forandringer til at glide ned

Det samme påpeger lektor Anders Raastrup Kristensen, som underviser og forsker på CBS og KU i det grænseløse arbejde.

”En ngo som Amnesty ligner på mange måder frivilligt arbejde. Man er drevet af engagement, og så kan arbejdet let komme til at overtage éns liv, hvis man ikke som arbejdsplads får sat nogle rammer om det.”

Han ser firedages-ugen som en belønning, der får medarbejderne til at gå med til, at der netop bliver sat rammer.

”Guleroden – den ugentlige fridag – får folk til lettere at acceptere, at man laver om på arbejdsmåder og strukturer med det formål, at de arbejder mere effektivt og koordineret,” siger han.

”Når strukturerne så begynder at virke – som det lyder til hos Amnesty – bliver de selvforstærkende,” siger han.

”Så er guleroden ikke bare at kunne holde tre fredage om måneden. Det er også de effektive møder og den bedre koordinering, som gør, at de ønsker at fortsætte med firedages-ugen.”

Pas på de for intensive dage

Lektor Henrik L. Lund er med i en forskergruppe på Center for Arbejdsliv på RUC, som har fulgt flere kommunale forsøg med at indføre firedages-uge på de administrative kontorer.

Han tager hatten af for, hvad Amnesty ser ud til at have opnået ved at forkorte ugen til 34 timer.

For dét, som han og hans forskerkolleger har set ude i de kommuner, de har besøgt, er ikke en masse lommer af arbejdstid, der kan bruges mere effektivt.

”Jeg skal ikke afvise, at man kan hente noget. Men det er ikke et generelt billede. Og så havde man nok også allerede indkasseret det.”

Tværtimod kommer firedages-ugen med en pris for nogle medarbejdere, siger han. I hvert fald i kommunerne, hvor man typisk ikke går ned i tid, men komprimerer 37-timers-ugen på fire dage.

Nogle får ikke restitueret mandag til torsdag, men må bruge deres forlængede weekend til det. Andre kan ikke få familielivet til at gå op på de ekstra lange hverdage, men er nødt til at gå tidligere og må så indhente timerne ved at sidde derhjemme og arbejde fredag og i weekenden. Altså en ny form for 24/7-arbejdstid, som han siger.

”Selv om Amnesty tilsyneladende er lykkedes med det her – og det er i så fald flot – skal man være opmærksom på, om en firedages-uge giver arbejdsdage med en for høj intensitet eller en mere presset work-life balance.”