600 ansatte i Københavns Kommune efterladt i 5 måneders usikkerhed

Sissel Bennedikte Agergaard Jensen vidste godt, at der var en omstrukturering af forvaltningen på vej, da hun mødte op til stormøde den 10. juni.

Men at den skulle være så omfattende, var hun ikke blevet advaret om, selv om hun er fællestillidsrepræsentant for Djøf og DM i Socialforvaltningen i Københavns Kommune.

På stormødet annoncerede ledelsen, at forvaltningen fattes penge, og at man ville iværksætte besparelser på administrationen svarende til 70 årsværk.

Derudover gik man i gang med en omorganisering, hvor de omtrent 600 tilbageværende administrative medarbejdere skulle samles i fire nyoprettede centre, der erstatter de eksisterende.

Det har for langt de fleste administrative medarbejdere betydet, at de siden stormødet i juni har været i tvivl, om de har et job efter nytår, og hvor det job i givet fald er. En frustrerende periode, fortæller tillidsrepræsentanten.

”Det har været en lang og hård proces præget af usikkerhed om, hvorvidt man har et job, hvilke opgaver der følger med en ny stilling, hvem éns chef er, eller hvor man rent fysisk skal arbejde,” siger hun.

”Men jeg ved godt, at det er svært at gøre meget anderledes. Jeg har ikke lyst til at pege fingre ad ledelsen eller nogle andre, for der findes ikke lette og gode måder at lave så voldsomme omstruktureringer på. Det er en vanskelig proces, som vi må bestræbe os på at gøre bedst muligt,” tilføjer hun.

Vi har talt med både tillidsrepræsentanten, en forsker og Socialforvaltningens direktør om forløbet. Men lad os tage baggrunden først.

Nødvendige besparelser

Besparelserne har flere årsager, forklarer Sissel Bennedikte Agergaard Jensen. Hun arbejder i økonomiafdelingen og kan godt selv forstå, hvorfor udefrakommende omstændigheder har gjort effektiviseringerne nødvendige.

Dels pålagde finansminister Nicolai Wammen (S) i 2023 kommunerne at spare 700 mio. kr. på administration fra 2024.

Dels er de tilbud, de socialt udsatte borgere anvises til, gennem de senere år blevet dyrere, og Socialforvaltningen har i en årrække derfor været tvunget til ”at tigge om flere penge hvert år ved budgetforhandlingerne”, som tillidsrepræsentanten beskriver det. Hun tilføjer, at Socialforvaltningen har fået et vink med den politiske vognstang fra de andre forvaltninger om at finde pengene selv.

Og for at være på forkant og finde den bedste måde at effektivisere administrationen fik forvaltningen i foråret udarbejdet en rapport af konsulentfirmaet Implement, som man stort set har fulgt 1:1.

Omorganiseringen skal ruste forvaltningen bedre til det hårde strukturelle pres, som socialområdet er under både økonomisk og fagligt, fortæller forvaltningens adm. direktør, Mikkel Boje. 

”Administrative besparelser har været på den politiske dagsorden gennem flere år. Man kan mene meget om, hvordan diskussionen udfolder sig, men vi forholder os egentlig bare til realiteterne. Det er det, vi gør med den administrative omorganisering.”

Alt fra it-systemer, fakturering og betalinger, ansættelsesprocesser, budgetbehandling og politisk betjening til vagtplaner får en overhaling. Særligt ser Implement i sin rapport potentiale i at automatisere og standardisere i forvaltningen.

Og så fjerner man administrationen fra de decentrale borgercentre og samler den driftsrettede administration i fire nye centre.

”På det administrative område handler det bl.a. om en langt enklere organisering, om standardisering, men også om en tydeligere prioritering,” siger Mikkel Boje.

Den samlede besparelse på 53 mio. kr. om året overgår faktisk forvaltningens egentlige andel i de administrative besparelser, regeringen har bedt om.

”Det er temmelig sikkert, at der også i fremtiden kommer krav om administrative besparelser i kommunerne. Derfor har vi brugt omorganiseringen af det administrative område til at være fremsynede og realisere en større besparelse, som er fagligt funderet,” siger direktøren.

Pludselig gik det stærkt

24. oktober, fire en halv måned efter den første udmelding, fik medarbejderne pr. mail en tidsplan for den forestående afskedigelsesrunde. Mellem 20 og 30 årsværk skulle skæres, efter at man havde hentet en del besparelser gennem et ansættelsesstop.

Men herfra gik det så lige pludselig hurtigt.

Vinduet åbnede for frivillige aftrædelser fire dage efter om mandagen og lukkede samme fredag. Og 10 dage senere, den 11. november, fik 17 medarbejdere at vide, at deres sidste arbejdsdag var ved udgangen af måneden.

14. november, altså lidt over fem måneder efter stormødet i juni, nåede processen sin hidtidige kulmination, da medarbejderne modtog en besked i deres e-Boks, hvor der stod, hvilken afdeling de skal høre til fra nytår.

”Det er svært for medarbejderne at forstå meningen med, at det skulle gå så hurtigt til sidst, når man har haft et halvt år,” siger Sissel Bennedikte Agergaard Jensen.

Skal hun pege på noget, der kunne have gjort ventetiden lidt mindre usikker for medarbejderne, skulle det være informationsniveauet.

”Der har manglet nogle mellemregninger i kommunikationen. Man kunne have sagt undervejs, at ’vi kan ikke give jer mere information, fordi vi ikke har den selv.’ En mere ærlig og åben tilgang, måske.”

Selv om den lange proces har tyndslidt medarbejderne, har det faktisk været et vilkår, der har været meldt ud tidligt, tilføjer hun. Og hun anerkender, at det kan være svært at informere alle om alt løbende, da Socialforvaltningen er en stor arbejdsplads, der er spredt ud på mange centre og fysiske placeringer.

En del ledere er blevet afskediget eller har fundet nyt arbejde undervejs i processen.

”Nogle har mistet deres ledere, før de selv vidste, hvor de selv skulle hen. Det har været en af årsagerne til, at medarbejderne til tider har følt sig ladt i stikken ,” siger hun og tilføjer:

”De har været nervøse for, at der ikke er en ledelse, der varetager deres interesser i den nye organisation.”

Husk rutineændringerne

Johan Simonsen Abildgaard er lektor ved Institut for Organisation på CBS og forsker i det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med større forandringer i organisationer. Han kan sagtens få øje på, at fem-seks måneder er lang tid at vente i usikkerhed.

I politiske organisationer som de offentlige er det dog langtfra unormalt, for der kan være langt fra en politisk udmelding til egentlig implementering af besparelser.

Derfor er det også svært helt præcist at sætte et tal på, hvor lang den optimale periode er.

”Selvfølgelig har arbejdsgiveren en forpligtelse til at inddrage medarbejderne ved større forandringer, men inden en ledelse melder noget ud officielt, vil der typisk have været en politisk udmelding, have været et konsulenthus på besøg, eller også har medarbejderne selv kunnet se det på økonomien.”

”Sådan nogle forløb kan være enormt lange, slidsomme og demotiverende, når man godt ved, hvad der skal ske.”

Det vigtigste er derfor, hvordan ledelsen kommunikerer til medarbejderne om, hvad der skal ske, siger han.

”Der kan det jo være en god idé fx at holde mange, løbende informationsmøder uden så meget nyt, hvor man åbent siger, at man ikke har så meget nyt at fortælle, så medarbejderne ikke føler, at der bliver holdt noget tilbage.”

Og så er det vigtigt, når man skal imødekomme medarbejdernes usikkerhed, at man ikke kun fokuserer på det, han kalder den kvantitative usikkerhed – uvisheden om, hvor mange der bliver fyret.

Den kvalitative usikkerhed er lige så vigtig. Den kommer af, at man ikke ved, hvor man skal arbejde, hvad éns opgaver bliver, og hvor fleksibel éns kommende chef er.

”Man glemmer det ofte, når der også er fokus på fyringer. Men en omstrukturering er også rutiner, der bliver brudt, og det har konsekvenser for folk. Fx hvem man arbejder sammen med, hvordan det passer med aflevering i børnehaven, eller hvor man bor i forhold til éns arbejdsplads,” siger Johan Simonsen Abildgaard.

Den faste følgesvend

Adm. direktør Mikkel Boje kan sagtens forstå, at det har været en frustrerende proces for de administrative medarbejdere. Men han understreger, at besparelserne hænger sammen med den samlede omorganisering, som han kalder ”den største i Socialforvaltningen i 10 år”.

”Derfor har vi haft et ønske om at inddrage lederne i processen, så det ikke kun er topledelsen, der stiger ned fra bjerget med en stentavle. Vores ledere har selv været med til at tegne den nye organisation færdig. Det er den helt centrale årsag til, at den samlede proces har taget tid,” forklarer han.

Han tilføjer, at direktionen har bestræbt sig på at kommunikere åbent og ærligt, og at man har fulgt den oprindelige tidsplan hele vejen.

”Men vi er en stor organisation, og det her er en meget omfattende proces. Så jeg kan godt forstå, hvis man som medarbejder i perioder har siddet med flere spørgsmål end svar. Det har vi selvfølgelig taget alvorligt.”

Selv om de administrative medarbejdere udgør ”en begrænset del” af de i alt 7.000 ansatte, bliver de mere direkte berørt af forandringerne, og ”det skal kommunikationen selvfølgelig afspejle,” lyder det.

”Jeg medgiver uden tøven, at det har været en lang periode for vores administrativt ansatte. Usikkerhed er en fast følgesvend, når man laver omorganiseringer, og vores opgave er selvfølgelig at minimere den usikkerhed.”

Væk fra borgerne

Mikkel Boje påpeger dog, at antallet af afskedigelser ville have været langt større, hvis direktionen havde gennemført besparelsen på én gang i stedet for at have en periode med fx ansættelsesstop.

”Socialforvaltningens administrative medarbejdere er vigtige. Jeg er meget lidt glad for opdelingen i kolde og varme hænder, som man ofte hører om. Det handler i mine øjne om forskellige roller i en samlet organisation. Vores værdi som organisation skabes i mødet med borgerne. Og alle medarbejdere er med til at understøtte den værdi og det møde,” siger han.

Sissel Bennedikte Agergaard Jensen er på vej på barsel. Men hun og de øvrige medarbejdere kan frygte, at den understøttelse af politikerne og driften af den borgernære service bliver forringet.

”Administration er vigtig for at sikre lovmedholdelighed og sikker drift. Teorien er, at hvis vi sidder tættere sammen, kan vi nå mere.”

”Vi risikerer mindre understøttelse af driften med de færre hænder, der kommer lidt længere væk. Vi risikerer, at der vil komme færre nye initiativer og mindre udvikling af fagligheden derude, fordi man fjerner deres administration. Og vi risikerer, at der kan forekomme flere fejl. Vi kan ikke løbe stærkere, end vi allerede gør.”

De administrative medarbejdere får besked om, hvor de fysisk skal møde ind efter nytår, i første uge af december, oplyser Mikkel Boje.