Chefen overlæsser mig med opgaver. Hvordan siger jeg fra?

Kære Djøf

Jeg er ansat i en styrelse som specialkonsulent på andet år – et job, jeg er megaglad for. Men min chef har fået en dårlig vane: Hun lægger i tide og utide alle mulige ligegyldige opgaver på mit bord. Hvordan kan jeg på en god måde, uden at skyde mig selv i foden, stoppe hende og få sagt nej?

Kære medlem

Som udgangspunkt har din chef jo ret til at give dig opgaver. Så et blankt nej er ikke vejen frem. For at undgå det smertefulde hælskud, næste gang din chef kommer forbi med en opgave, som egentlig ikke hører til på dit bord, kan du gøre følgende sympatiske, samarbejdende ting:

Begynd med at lytte til hende. Spørg nysgerrigt ind til opgaven, så du kan vurdere den ordentligt sammen med hende. Hvor vigtig er den? Hvad går den ud på? Hvor meget haster den? Hvilken kvalitet kan den klares med? Bliv i denne undersøgende fase i noget tid uden at tage stilling. Forbliv nysgerrig og åben.

Når I er færdige med at analysere, fortæl hende da (såfremt analysen ikke ændrer noget for dig), at du ikke har tid til at løse opgaven, idet du har andre og mere relevante opgaver, der skal klares først. Eller måske fordi du har noget privat, der gør, at det ikke er muligt. Eller som du også selv er inde på, at opgaven (som du ser den) er uden for dit område. Så altså et nej med en for dig relevant og konkret begrundelse.

Insisterer hun, så gentag dit nej. Men læg dertil en lille åbning ind i jeres dialog: At der i givet fald vil være andre sager, der skal vente. Noget, der skal omprioriteres. At der er nogle rammer, der skal til, for at du kan tage fat. Orientér kort og indledende om, hvad konsekvenserne af udskydelserne bliver.  

Fastholder hun, at det er noget, der skal ske nu, bed da om, I prioriterer sammen. Køb dig planlægningstid, og foreslå fx, at du giver opgaven nogle tanker, og at du vender tilbage med en estimering af opgaven i form af prioritering af din tid og dine ressourcer. Aftal en opfølgning, hvor I eftertænksomt og sagligt forventningsafstemmer.

Følg denne opskrift i stort og småt, og gør det til en vane på den vis at forventningsafstemme med din chef og dine kollegaer om opgaverne. På den måde passer du på dig selv og dermed også din chef, dit team og dine kollegaer.   

De fleste chefer vil have forståelse for denne tilgang, som i min bog er både respektfuld, fokuseret og samarbejdende.

Med venlig hilsen
Frederik Iuel, chefkonsulent i Djøf