Konflikt med chefen? Sådan forbereder du dig på samtalen

En konflikt med din chef kan give ikke bare give dårlige vibrationer, uro i maven og tabt arbejdsglæde – det kan også give decideret stress. Derfor er den type konflikter en hyppig grund til, at vi siger op.

Det ved rådgiverne i Djøfs Karriere og Erhverv, hvor medlemmerne kan få sparring.

”Vi taler med rigtig mange medlemmer, som har en svær relation til deres chef eller en uløst konflikt med chefen,” konstaterer Lone Rank fra Djøfs Karriere og Erhverv.

Det kan være vanskeligt at løse et problematisk forhold til chefen, fordi der er et asymmetrisk magtforhold. Så hvis man gerne vil tale med chefen om konflikten, skal man forberede sig godt og sørge for ro i maven og overblik.

Lone Rank foreslår, at man går frem efter denne model:

1) Gør først op med dig selv, om det er nødvendigt at gøre noget ved det, eller om det er en bagatel.

2) Hvis du har brug for at gøre noget ved det, så forbered dig grundigt:

• Reagér ikke i vrede – få styr på dine egne tanker først.
• Book din chef få dage efter en konkret situation/hændelse og tag udgangspunkt i den.
• Forbered din chef på, hvad samtalen skal handle om.

3) Hav samtalen:

• Begynd med noget positivt – anerkend din chef for at tage mødet.
• Læg ud med udsagn, som I begge er enige i. Altså noget, som den anden objektivt set er enig i. Det handler om at få skabt en god stemning. 

Få fat i nældens rod

Birgitte Nortvig, der er virksomhedsrådgiver og bogaktuel med ’Tag konfrontationen’ på Djøf Forlag, er enig i de råd.

”Forberedelse er vigtigt. For der ligger altid noget bag ved, at man oplever noget som en konflikt,” siger hun.

Hvis det handler om teammødet i går, som du gik vred eller såret fra pga. chefen, så prøv at få fat nældens rod, før du handler på det. Ellers ender det let i angreb og forsvar.

”Så hvad er det, der ligger bag? Er det, fordi du ønsker et bedre fællesskab i teamet? At du har brug for at blive mere set, blive mere anerkendt eller ikke altid få nogle bestemte opgaver? Hvis du ikke får fat i det, vil problemet eller konflikten dukke op igen i nye forklædninger.”

Til sådan et råd kan man få lyst til at sige ’argh, det orker jeg ikke – skal man nu i terapi, før man tager en samtale med chefen?’, erkender Birgitte Nortvig.

”Men i virkeligheden kan du nøjes med at stille dig selv spørgsmålet: 'Hvorfor bliver jeg så arrig eller såret over det her? Hvad er det for nogle værdier, jeg ønsker i mit arbejdsliv, som ikke bliver respekteret i det, jeg lige har oplevet?'”

Lyt til den anden

Når Lone Rank taler om at lægge ud med positive udsagn og det, du ved, chefen er enig i, handler det ikke om at please. Men om at vise, at du gør dig umage for at skabe en god dialog og gerne vil lytte.

”At lytte til den anden part er konfliktnedtrappende. Det viser, at du tager ansvar for at deeskalere konflikten. Du holder bolden på din egen banehalvdel,” forklarer hun.

Men når man sidder over for chefen, hvordan får man helt konkret fortalt om uoverensstemmelsen – uden at gå i kamp, flygte eller stivne?

Lone Rank bruger denne model, når hun rådgiver medlemmer:

1) Du har gjort dit hjemmearbejde, så du har identificeret, hvad konflikten grundlæggende handler om.

2) Det kan du så beskrive over for chefen ved at bruge den aktuelle hændelse, der har fået dig til at bede om et møde med ham eller hende.

3) Her fortæller du helt konkret, hvad du har oplevet. Lad være med at fortolke eller udtrykke dig værdiladet.

4) Fortæl så, hvad hændelsen gør ved dig, og hvad du lige netop i den situation ikke fik opfyldt. Har du fx brug for respekt, anerkendelse eller mere tid?

5) Sidste trin er at formulere en handling, som du ønsker fra din chef.

Den fremgangsmåde er Birgitte Nortvig på bølgelængde med.

”Hvis du på forhånd har fået fat i, hvad der er roden til, at du oplevede en konflikt i den konkrete situation, kan du bruge den som eksempel på det, det reelt handler om for dig – uden at det ender i anklage og forsvar, skyld og skam, og at nogen skal sige undskyld. I får ganske enkelt en bedre samtale.”

Chefer, brug ikke de her udtryk

I sin nye bog beskriver Birgitte Nortvig, hvordan ledere og organisationer kan skabe modig dialog og ægte forandringer ved ikke at putte med tingene.

Så hvad er det gode råd til chefen, når en medarbejder kommer ind med en oplevet konflikt?

”At lade være med at gå i løsningsmodus med det samme. Chefer er så vant til at skulle løse problemer, at de pr. automatik begynder at tænke i løsninger. Så de skal ned i gear og sige til sig selv: ’Hov, jeg skal først lytte mig ind på, hvad det her virkelig handler om,” siger hun.

Et simpelt fif til chefen er at stille spørgsmålet: ’Hvordan kan det være, at det her er vigtigt for dig?’

”Selvfølgelig anerkendende og nysgerrigt, så det ikke lyder, som om du ikke forstår, at den anden kan mene, at dét her er vigtigt. Og spørg om ’hvordan’. Ikke om ’hvorfor’. For ’hvorfor’ lukker ned og bringer den anden i forklare-og-forsvare-sig-modus.”

Der ligger en stor respekt fra ledelsens side i at være interesseret i, hvad der er årsagen til, at noget er vigtigt for en medarbejder, understreger Birgitte Nortvig.

Derfor er formålet med at få taget den nødvendige konfrontation heller ikke at blive enige.

”Men at få klarhed over, hvad der er vigtigt på den ene side for medarbejderen og dennes værdier og på den anden side for organisationen, afdelingen eller for arbejdets udførelse. Så undgår vi den her pseudo-harmoni, som vi pr. refleks har lyst til at skabe omkring os. Men falsk harmoni er bare super-utrygt,” siger hun.

Er der noget, chefen absolut ikke bør sige?

”Man skal i hvert fald lade være med at sige ’Jeg hører, hvad du siger’. Og ’ja, det kan du sige, men…’ er også et hæsligt udtryk, som hverken bidrager til dialog eller forandring.”

Hvis du har knuder i maven

Men hvad hvis relationen til din chef er så vanskelig, at du har svært ved at udtrykke de dybereliggende grunde til konflikten over for ham eller hende?

Så anbefaler Lone Rank, at du først går til din tillidsrepræsentant, hvis du har en sådan.

”Eller til en tredjepart, som du kan tale det igennem med på forhånd. For så har du brug for hjælp til at få det formuleret og få det bragt frem i lyset, selvom du måske kun har negative forventninger til modparten.”