Sådan har Amnesty fået 4-dages-uge til at fungere

Det er faktisk lidt forbudt, det vi gør. Vi går – eller nærmest lister os gennem et kontorlandskab i Amnesty Internationals danske afdeling midt i København. Der er musestille bortset fra en spredt klapren fra tastaturerne. Alle sidder dybt fokuserede foran deres skærm.

”Der er ikke noget så fedt som en god Pomodoro. Der, hvor man bagefter sidder og siger til sig selv: ’Hold da op, jeg har lige løst dét på 25 minutter, som normalt ville have taget mig mindst halvanden time,’” siger Regitse Møller Nielsen, som er Major Donor Manager hos Amnesty International.

En time tidligere, da Regitse Møller Nielsen og jeg er på vej til samtalerummet, er der folk alle vegne. Der er et leben på alle kontorer, på gangene og foran kaffemaskinen, hvor en gruppe griner og snakker.

Årsagen til dagens interview er firedages-arbejdsugen – hvilket Amnesty International Danmark har indført som den første NGO herhjemme. Det har betydet, at de blev nødt til at kigge på deres arbejdsvaner. For alle ansatte skal nå det samme som før.

Et af grebene er de såkaldte Pomodoro. Det dækker over 25 minutters uforstyrret arbejde efterfulgt af fem minutters pause. Pomodoro betyder tomat på italiensk, og teknikken er opkaldt efter et tomatformet køkkenur, som teknikkens skaber brugte, da han opfandt metoden. Mens vi er i samtalerummet, begynder dagens første Pomodoro.

Regitse Møller Nielsen har ekstraordinært fået lov til at holde møde med mig under en Pomodoro, for at jeg kan opleve, hvad der sker, når et helt kontor med 50+ medarbejdere fordyber sig på samme tid.

En skeptisk generalsekretær

Efter en testperiode på godt et halvt år blev firedages-ugen i Amnesty permanent i sommer.

Det betyder meget for Regitse Møller Nielsen, for hun sætter stor pris på fri-fredagen.

”Restitutionen var bare så tydelig med det samme. Energien og lysten til at komme på arbejde mandag morgen er bare helt anderledes. Før var det tit sådan: ’Åh, er det allerede søndag?’, når jeg havde haft en travl weekend eller lige var kommet hjem fra familien i Jylland.”

Generalsekretær Vibe Klarup blev ansat i december sidste år, mens de stadig testede. Det var hende, der siden skulle indstille for bestyrelsen, om det var noget, de ville gøre permanent. Hun var ret skeptisk.

”Jeg var jo selv blevet vant til stor fleksibilitet. Og efter corona har der været en tendens til, at vi som ledere har sagt: ’Hvis bare du løser dine opgaver, vil jeg ikke blande mig i, hvordan og hvornår du løser dem.' Det har passet rigtig mange rigtig godt.”

I Amnesty blev corona dog en anledning til at gentænke arbejdet og arbejdsformen. Det var her, idéen om en firedages-arbejdsuge blev sået. De diskussioner, kollegerne havde haft, inden Vibe Klarup trådte til, gjorde indtryk på hende.

”Der var i høj grad en bevidsthed hos mine kolleger om, at når man arbejder meget individuelt, kan det være godt for én selv – men man kommer til at miste fællesskab og en særlig kollegialitet. Der var også en bevidsthed om, at receptionisten og dem, der gør rent og står for frokosten, bliver smidt under bussen, når andre har fri fleksibilitet. De kan jo ikke bare arbejde hjemme eller på mærkelige tidspunkter,” fortæller Vibe Klarup, der siden blev overbevist om det gode i idéen om en firedages-uge.

Det betød, at der også var enighed om, at der skulle ske et ret stort opgør med individualiseringen og fleksibiliteten.

”Der er to elementer i dét at holde fri om fredagen. At sætte restitution i højsædet, men til gengæld have nogle meget præcise principper for, hvordan vi er på arbejdet sammen, når vi er på arbejdet. For vi skal være langt mere effektive, og vi skal have større kvalitet i vores arbejde, hvis vi skal retfærdiggøre, at vi holder en dag mere fri om ugen,” siger Vibe Klarup.

Er effektiviteten virkelig steget?

Har de nye arbejdsformer så battet noget – får alle så meget mere fra hånden, at det mindst svarer til, hvad de fik lavet før?

”Det er jo et brændende spørgsmål. Kan vi med rimelighed sige, at vi er mere effektive? Det er jo svært at sige, fordi vi ikke udfakturerer. Men min påstand vil være, at tiden er indhentet alene på fordybelsestid, men også ved at have meget effektive møder. Det giver rigtig meget,” siger Vibe Klarup.

Når nu I har fundet ud af, at I kan arbejde mere effektivt – kunne I så ikke bare gøre det i en 37 timers (plus) arbejdsuge og så få lavet endnu mere?

”Jo, det kunne man sagtens påstå. Jeg tror dog, at man ikke skal undervurdere kvaliteten i en ekstra restitutionsdag – den betyder rigtig meget. Jeg har mange yngre medarbejdere, der har meget i deres liv, som fylder og skal organiseres. De siger, at det skaber en helt anden ro i deres uge.”

”Og så kan jeg jo bare mærke, hvor meget det betyder at arbejde med så voldsomme dagsordener som fx tortur, som vi gør – det er slidsomt. Så jeg tror, det har en god forebyggende effekt, at man har en ekstra dag, hvor man kan lægge tingene bag sig.”

Regitse Møller Nielsen har skiftet arbejdsopgaver, siden de indførte fri-fredagene. Men hun er ret overbevist om, at hun er blevet mere effektiv.

”I starten var jeg mest motiveret af fri-fredagen, men hurtigt blev jeg nærmest endnu mere motiveret af alle de nye tiltag. Der var en fed energi i huset omkring det.”

”Fredagen var også af og til lidt en ’la la’-dag. Allerede ved frokosten begyndte vi at snakke, om vi skulle ud at drikke en fredagsøl efter arbejde. Kaffepauserne blev lidt længere. Vi begyndte ligesom at lukke ned. Sådan er torsdagene slet ikke – faktisk helt modsat. Her bliver der ofte arbejdet intenst – vi skal jo nå vores opgaver for at kunne holde helt fri om fredagen. Det vil jeg i hvert fald gerne,” siger Regitse Møller Nielsen.

De svære ting

Selvfølgelig er det ikke bare sådan lige vupti at skære en dag om ugen væk og ændre måden at arbejde på i samme hug. Der er ting, som er svære. Fx at skulle sige farvel til en udstrakt grad af fleksibilitet.

Inden firedages-arbejdsugen og de nye arbejdsformer blev permanent vedtaget, blev medarbejderen spurgt, om det er en arbejdsmodel, der fungerer for dem. Ni ud af ti sagde ja.

Medarbejderne har selv været med til at udforme modellen. Men det er især den indskrænkede fleksibilitet, der er udfordrende for dem, som ikke synes, den passer til dem, siger Vibe Klarup.

”For nogle kolleger vægter en fri-fredag mindre end en meget fleksibel og selvstyret arbejdsdag. Heldigvis har vi kunnet tale åbent om undervejs, hvad der så skal til, for at de alligevel kan lykkes i vores organisation.”

Men det kan da også godt være, at det ikke lykkes for nogle af dem, siger hun.

”Det betyder jo så, at de på sigt må finde sig et andet arbejde. Jeg ved ikke, om der er nogen, der har forladt os af den grund, men der er ingen, der har rejst sig op og har smækket med døren.”

Regitse Møller Nielsen oplevede også, at nogle af kollegerne var meget skeptiske over for Pomodoro i starten.

”Der var én, der sagde, at vi jo bare blev til en samling robotter – at det havde nul sjæl. Men senere rakte vedkommende lappen i vejret til et møde og sagde: ’Hold kæft, hvor jeg elsker Pomodoro.’”

En lille metaltræthed

En anden udfordring er vedholdenhed.

Regitse Møller Nielsen kan godt mærke en smule metaltræthed – at alle de gode intentioner begynder at skride lidt.

”Det kan være svært at holde fast i alle de nye gode vaner. Fx har jeg da grebet mig selv i, at jeg ikke lige kunne finde et ledigt hul og derfor har indkaldt om formiddagen, hvor vi arbejder i Pomodoro.”

Men hvad siger så generalsekretæren til det problem?

Er I ikke bange for, at gassen går af ballonen, og effektiviteten daler, når det er blevet hverdag at holde fri om fredagen?

”Jo. Men vi har en stor opmærksomhed på, at vi skal pleje vores model. Derfor har vi også en kampagnegruppe, der samler op på, om vi er begyndt at hænge i bremsen, og som booster motivationen.”

En af de største udfordringer er faktisk, når der bliver ansat nye kolleger, siger Vibe Klarup.

”De kommer med alle de gamle vaner, hvor man forstyrrer hinanden og bare lige stikker hovedet ind og spørger om et eller andet. Eller indkalder til et møde på en time med en lidt udefineret dagsorden.”

Men det er endnu en grund til, at de er ret bevidste om løbende at minde hinanden om de gode vaner.

”Vi har besluttet, at vi ikke vil gokke hinanden oven i hovedet. Vi vil gøre det på en humoristisk måde,” siger Vibe Klarup.

”Min yndlings-happening er, når fundraisingchefen tager et tomatkostume på og går rundt med en kurv med chokolader lige inden vores Pomodoro. Eller da jeg fik sendt et meme af Obama, der igen og igen tager sig til hovedet, fordi jeg havde overtrådt vores regler om mødeindkaldelse.”

Ingen at spejle sig i

Amnesty står også over for endnu et bump. De skal til at forhandle husaftale. Og det er lidt svært at finde formuleringerne. For ifølge kontrakterne er alle medarbejdere ansat på 37 timer. Flekstiden tæller også først efter de 37 timer. Men udmeldingen fra ledelsen er, at hvis man arbejder efter de nye principper, regner de med, at den enkelte kan klare sit arbejde på 32,5 timer, siger Vibe Klarup.

”Men hvis du ikke er færdig, er du nødt til at arbejde om fredagen. Det kan også være, at der er et møde med eksterne parter, du bare bliver nødt til at deltage i. Så man er ikke garanteret fri – men vi gør alt, hvad vi kan, for at det kan lade sig gøre, for restitution er jo netop et meget væsentligt element i det her.”

Hendes oplevelse er dog, at det sjældent sker, at en fri-fredag bliver til en arbejdsdag.

Regitse Møller Nielsen er også spændt på de kommende forhandlinger om husaftalen.

”Vi kan godt mærke, at vi er first movers. Hvad sker der fx, hvis man har booket en forlænget weekend til Barcelona med sin kæreste og får at vide, at der er et meget vigtigt møde med en ekstern lige netop den fredag?”

Skepsis vendt til begejstring

Der er bump på vejen, men hvad med trivslen? Det var jo én af årsagerne til at skære arbejdsugen.

Vibe Klarup siger, at trivslen helt sikkert er bedre end tidligere. De måler på den ugentligt, og det svinger lidt – men niveauet er højere end før.

Hun ser frem til næste APV i foråret, hvor de forhåbentlig kan se en klar positiv udvikling.

I starten var Vibe Klarup meget skeptisk. Det er hun ikke længere.

”Nu anbefaler jeg klart en firedages-arbejdsuge. Dels på grund af restitutionsdagen, der er virkelig væsentlig. Men mindst lige så meget på grund af den opmærksomhed og den prioritering, vi har fået af vores arbejdsprocesser.”

Regitse Møller Nielsen vil også meget nødigt tilbage til at arbejde, som de gjorde tidligere.

”Jeg tror virkelig på det. På tanken om, at 37 timers arbejde ikke er lig med 37 timers produktivitet. Det er vildt sjovt at være med til at udfordre den tankegang. Når vi taler om det, er folk virkelig glade. Vi kan se en klar effekt i forhold til samarbejdskraft og restitution. Og hvad er alternativet? Er det at gå tilbage til at arbejde, som vi gjorde før corona? Det tror jeg ikke er en løsning.”