Digitaliseringens bagside er usynlig for lederne

Digitaliseringen af Danmark er kendt som en succeshistorie. Men glansbilledet af den friktionsfrie, digitale vindernation mangler en del nuancer. Dem har forskerne Ursula Plesner og Lise Justesen fra Copenhagen Business School (CBS) undersøgt.

Under et tidligere forskningsprojekt bemærkede de, at digitaliseringen næppe foregår så gnidningsløst, som den bliver italesat. Der syntes at være vedvarende ekstraarbejde ved digitalisering, som ikke er med i planlægningen af de store digitaliseringsprojekter, og som heller ikke bliver identificeret og anerkendt i det videre forløb.

”Begrebet 'usynligt arbejde' har været kendt inden for organisationsstudier og teknologistudier i årtier. I digitaliserede organisationer drejer det sig i høj grad om at kompensere for, at digitale infrastrukturer ikke nødvendigvis hænger sammen, eller at data bare flyder mellem systemer. På den måde får det en mere fundamental karakter,” siger Ursula Plesner, da Djøfbladet møder de to lektorer på CBS.

Den oprindelige undren har ført til et projekt støttet af Danmarks Frie Forskningsfond. Gennem fire casestudier i offentlige organisationer belyser projektet det usynlige arbejde, som er en konsekvens af digitalisering. Det handler om følgerne for medarbejderne, ledelsen og organisationen som sådan.

Tunge overgange

Hvad består det usynlige arbejde så i?

”Det kan være, at man ikke længere kan få backup til den nuværende teknologiske løsning, og så er man nødt til at opdatere. Måske kommer der et it-system, som taler dårligt sammen med det hidtidige system, og så skal man træde til for at afhjælpe det. Det kan også være ny lovgivning, som medfører, at man skal tilpasse sin håndtering af data,” siger Ursula Plesner.

Alle medarbejdergrupper bliver berørt, tilføjer hun.

Lise Justesen forklarer, at merarbejdet desuden kan opstå, når organisationer skal udveksle data. Fx hvis den anden organisation, som data skal integreres med, ændrer praksis, så man må finde en ny snitflade i samarbejdet.

"Indtil da er det nødvendigt med en uformel koordinering, hvor man måske griber til gammeldags mekanismer såsom at ringe sammen. Der skal bindes sløjfer på tingene, og det er ekstraarbejde,” siger hun.

CBS-forskerne tør ikke sætte tal på, hvor meget af den formelle arbejdstid der ædes af ekstraarbejde. Der mangler stadig tidsstudier og analyser til at komme med et skøn. Og selv et overslag vil dække over betydelige udsving. Det kan fylde en dag om ugen i et halvt år, og så holder det måske op. Eller det kan optage tre timer om måneden. Meget af det er problemer, der opstår pludseligt og skal løses.

”Det er daglige, ugentlige, månedlige stykker af tid, som mange mennesker i en digitaliseret organisation er nødt til at dedikere til dette,” siger Ursula Plesner.

Ikke kerneopgaven

Det usynlige arbejde er ifølge Lise Justesen og Ursula Plesner usynligt i den forstand, at det generelt ikke er omtalt i strategier, budgetter og forretningsplaner, der bliver fremlagt, når man går i gang med digitaliseringsprojekter.

Det kan være usynligt for ledere, hvor meget tid og hvor mange ressourcer det egentlig optager.

”Men det sker også, at det er usynligt for medarbejderne, fordi det måske ikke er indeholdt i jobopslag og funktionsbeskrivelser, og de derfor ikke betragter det som væsentligt for udførelsen af deres arbejde, og det bliver til forstyrrelser eller irritationsmomenter for dem,” siger Lise Justesen.

Det usynlige arbejde er ofte kendetegnet ved, at det ikke er en kerneopgave i organisationen, og at det ikke anerkendes som værdifuldt.

Lise Justesen siger på baggrund af interviews med eksempelvis akademiske medarbejdere, at mange finder mening i andre dele af deres arbejde.

”At arbejde med sager – det er det, de brænder for. Det er også det, de er ansat til. Når de så bliver udsat for, at de skal rette fejl, som de måske ikke selv har forårsaget, eller de skal lave traditionelt sekretærarbejde, kan de få en følelse af, at de ikke kan udrette det, som de håbede, og det kan udfordre deres faglige identitet,” siger Lise Justesen.

Klar, parat, kør

Ifølge forskerne er der en forestilling om, at det afgørende er, at ledelsen afsætter ressourcer til selve introduktionen af nye it-systemer. Men it-systemer er ikke statiske.

”Der kan være en tilbøjelighed til at undervurdere omfanget af merarbejde og tidsforbruget, som opdateringer, fejlretning og andre former for tilpasning giver. Altså at se implementeringen som noget midlertidigt, og at det derefter kører," siger Lise Justesen og konstaterer:

"Det er måske overoptimistisk, set i lyset af at medarbejdere rapporterer om det som permanent. Digitalisering er altså ikke en undtagelsestilstand." 

CBS-forskerne siger, at medarbejdernes oplevelse af meningsfuldhed og deres trivsel risikerer at blive forværret, hvis digitaliseringen bliver ledsaget af, at ledelsen skærer ned i antallet af medarbejdere på grund af den forventede effektiviseringsgevinst.

”Digitaliseringen gør meget godt i organisationerne, og medarbejderne føler, at deres arbejde bliver lettet på en række punkter. Sagerne bliver samlet og er let tilgængelige. Men der er stadig behov for en mere realistisk opfattelse af det ekstraarbejde, som det kræver at få it-systemer til at fungere i hverdagen,” siger Lise Justesen.

Ursula Plesner og Lise Justesen kommer ikke med konkrete løsninger på, hvordan man kan hive det usynlige arbejde frem i lyset. Men de vurderer, at det vil være gavnligt at indlede en kortlægning på tværs af organisationen om, hvilke ikke-beskrevne opgaver medarbejderne bruger tid på. Kortlægningen kunne følges op af en bred diskussion om, hvilket af dette merarbejde der er væsentligt – og derfor værdifuldt – og som bør afspejles i planlægningen.

”Hvis der er tale om arbejde, som er vigtigt for opgaveløsningen, er det ikke hensigtsmæssigt, hvis det bliver set som forstyrrelser eller noget forbigående. I så fald burde det anerkendes ved, at der sættes tid af til det,” siger Lise Justesen.

Forskningsprojektet handler om ekstraarbejde i offentlige organisationer, men CBS-forskerne antager, at mange af de samme mekanismer kan genfindes i private virksomheder.