Det skal du undgå til hybridmøder

En ny mødeform har for alvor meldt sin ankomst ude på arbejdspladserne i de seneste måneder: Hybridmødet, hvor nogle er fysisk til stede i mødelokalet, mens andre deltager gennem en skærm.

Sådan set fandtes hybridmøderne også før pandemien, men de var ikke specielt udbredte. Nu har bedre muligheder for hjemmearbejde og øget erfaring med onlinemøder gjort hybridmodellen meget mere aktuel.

Men blandingsformatet er stadig så nyt, at de fleste organisationer famler sig lidt frem. For hvordan afholder man egentlig et hybridmøde bedst muligt?

Det har vi talt med Novo Nordisk, Deloitte og Høje-Taastrup Kommune om. Alle tre arbejdspladser har skruet op for hjemmearbejdet og derfor gjort sig erfaringer med den nye mødeform.

Novo Nordisk har fx fundet ud, at møderne fungerer bedst, hvis alle deltager via deres egen computer – også dem, der sidder i et mødelokale sammen. Men vi begynder hos Deloitte, hvor Guds stemme er en belastende gæst ved møderne.

Når Gud er træls til hybridmødet

Hos Deloitte bliver stort set alle møder nu indkaldt over onlineplatformen Teams. Samtidig bliver der også reserveret lokaler til størstedelen af møderne.

Hybridmøder er derfor ekstremt udbredte, fortæller Camilla Kruse, der er People & Purpose Leader. Særligt fordi Deloitte efter corona-genåbningen har lagt op til mere fleksibilitet og hjemmearbejde for de ansatte.

Mange af hybridmøderne fungerer helt fint, men revisions- og rådgivningsfirmaet befinder sig alligevel i et ukendt territorium. Organisationen skal finde ud af, hvornår hybridmøder er det optimale, og hvornår det er vigtigt at holde møderne 100% online eller udelukkende fysisk.

Erfaringerne viser, at hybridmøder kræver stram styring og god planlægning. Deltagerne skal vide, hvilken slags møde de går ind til, og alle skal føle sig som en del af mødet.

”Som det er nu, kan man risikere at rende rundt til mødelokaler for så at finde ud af, at man er den eneste, der skal være til stede fysisk i lokalet, fordi de andre er online. Det er ikke så hensigtsmæssigt,” siger Camilla Kruse.

Det modsatte er også tilfældet. Altså at størstedelen af mødedeltagerne er til stede fysisk. Samtidig med at et par af kollegerne er med på en skærm.

”Jo færre der sidder på Teams, og jo flere der sidder i lokalet, jo dårligere møder får vi,” fortæller Camilla Kruse.

De, der deltager virtuelt, har svært ved at følge med, og når de bryder ind i samtalen, kan de virke forstyrrende på dem, der sidder i mødelokalet.

”Vi har også dem, som vi kalder Voice of God, hvor der sidder én online med kameraet slukket, mens størstedelen er i lokalet. Voice of God bryder bare ind, når han har lyst, fordi han ikke føler dynamikken i rummet. Det kan være irriterende.”

Deloitte har fået storskærme i alle mødelokaler, så hybridmøderne foregår ved, at online-deltagerne er med på storskærmen. Samtidig følger et kamera og en mikrofon de deltagere, der sidder fysisk i lokalet. Camilla Kruse nævner også muligheden for, at alle deltager gennem deres egen skærm, så alle mødes på lige fod. Det tror hun kan skabe større debat og involvering i det hybride møde.

”Vi er lidt i et vadested med, hvor meget vi vil insistere på, at man deltager på en bestemt måde for at gøre møderne bedre, og hvor meget vil vi give plads til den individuelle frihed og fleksibilitet,” siger Camilla Kruse.

Bedst når alle er med på skærmen

Hos Novo Nordisk er det allerede besluttet at anbefale alle, der er fysisk til stede ved et hybridmøde, at deltage via deres bærbare computer.

”I starten virker det lidt spøjst, at man sidder i et mødelokale rundt om et bord, og så sidder alle og taler ind i deres computer. Men man vænner sig ret hurtigt til det,” fortæller Thomas Heilskov-Hansen, Senior Management Advisor i Novo Nordisk Health & Safety.

Han fortæller, at mange møder som udgangspunkt er hybridmøder hos medicinalvirksomheden. Når Novo Nordisk anbefaler, at alle er med via en skærm, er det for at undgå, at online-deltagerne føler sig udenfor.

”Hver person spiller sig bedre på banen, når forholdene er lige for alle. Det er dog ikke mere rigidt, end at folk, der sidder i rummet, også nogle gange kigger på den, der taler i rummet.”

Selv om det for udenforstående kan virke som et rent online-møde, når alle alligevel har skærmen åben, mener Thomas Heilskov-Hansen, at det kan give noget dynamik at sidde i rummet sammen med andre.

”Vi skal heller ikke underkende den berømte kaffemaskine-snak. Altså de mere sociale og uformelle samtaler. De kan også opstå til og fra mødelokalet, hvor man lige går og catcher op på nogle ting.”

Novo Nordisk afholder også hybridmøder med storskærm og et centralt kamera, der zoomer ind på den, der taler i lokalet. De egner sig godt til præsentationer på storskærmen, hvor de fysiske deltagere ikke behøver at deltage så aktivt i mødet.

Thomas Heilskov-Hansen påpeger, at det er vigtigt at overveje, om visse møder bedst egner sig til, at alle er fysisk til stede. Han nævner selv brainstorming og idéudvikling som klokkeklare eksempler, hvor dynamikken i det fysiske rum har meget at sige for et godt resultat.

Samtidig skal der også være plads til at blive klogere. Da Novo Nordisk begyndte på flere hybridmøder efter corona-hjemsendelserne, lød anbefalingen, at alle mødedeltagere skulle have kameraet tændt under hele mødet.

”Vi erfarede, at dét at være på et kamera og være på hele tiden kan opfattes som meget belastende. Derfor anbefaler vi nu i stedet, at det bliver aftalt inden mødet, om kameraet er påkrævet eller ej, ” siger Thomas Heilskov-Hansen. 

God stil med video

Når de ansatte i Høje-Taastrup Kommune er til hybridmøde, er det velset, at de tænder for kameraet.

”Vi synes, det er ret god stil, at man har billede på. Ellers er det sådan lidt underligt,” fortæller Maria Grønbek Philip, der er specialkonsulent i kommunens it-afdeling.

Hun har lige selv været med til et par hybride ansættelsessamtaler, da hun var hjemme pga. corona-hjemsendte børn. Resten af ansættelsesudvalget og ansøgerne mødtes fysisk. Til den ene samtale deltog Maria Grønbek Philip over en bærbar computer, der stod i lokalet. Til den anden deltog hun på en 85 tommer skærm i et hybrid-mødelokale. Hun ved ikke, hvad ansøgerne tænkte, men hun var selv godt tilfreds med at kunne deltage, selv om hun var nødt til at være derhjemme.

Kommunen har indrettet tre lokaler til hybridmøder. Maria Grønbek Philip har været med til at sørge for it-systemerne i lokalerne.

I lokalerne er der en storskærm og en collaboration bar, som er en aflang højtaler og mikrofon, der sidder under skærmen. De fysiske deltagere melder deres ankomst på en lille skærm, der står i mødelokalet. Resten af deltagerne er så med over storskærmen. Collaboration baren sørger for lyd og overblik over, hvem der er med til mødet. Hvis de fysiske deltagere skal præsentere noget på skærmen, logger de på mødet via Teams og deler deres skærm. Præcis som hvis de sad derhjemme.

Maria Grønbek Philip har endnu ikke fået klager over it-opsætningen. Der har selvfølgelig været lidt opstartsproblemer, men meget er blevet løst ved at lave vejledninger til hybrid-teknikken.

”Vejledningerne handler egentlig bare om, at man på forhånd skal booke mødet som et Teams-møde. Så skal man gå ind i mødelokalet og trykke på ’join’, og så kører det bare,” fortæller Maria Grønbek Philip.

Snart flytter hun og kollegerne til et nyt rådhus, hvor der kun er plads til 80% af medarbejderstaben, fordi en del af dem skal arbejde hjemme på skift.

Maria Grønbek Philip håber på, at alle mødelokaler på det nye rådhus bliver hybridmøde-lokaler.