6 gode råd: Få hjemmearbejdets fordele med tilbage til kontoret

Det har Pernille Garde Abildgaard nogle gode råd til. Hun er selvstændig konsulent med firmaet TAKE BACK TIME, hvor hun rådgiver om personlig og kollektiv effektivitet. I denne uge har hun udgivet bogen 'Brænd hamsterhjulet'.

Hun betoner, at vi ikke kun skal 'back to normal', men 'back to better'.

"Der er et enormt pres på arbejdsgiverne lige nu for at kigge ikke alene på, hvordan vi kan komme tilbage på den bedst mulige måde, men lige så meget at kigge på de erfaringer, vi har fået under nedlukningerne. Så her har du som medarbejder et vindue til at få rusket lidt op i gamle, dårlige vaner."

Det er ikke et enten-eller, men et både-og, understreger hun.

"Under nedlukningerne fandt vi ud af, hvor dejligt det er at slippe for at sidde i trafikprop både til og fra arbejde. Vi nød godt af mere fleksibilitet og autonomi i hverdagen og opdagede måske endda en ny form for ro og fordybelse i arbejdet. Men vi fandt også ud af, at vi har brug for at være sammen på jobbet fysisk og have de uformelle samtaler."

Det er det samme med de nye erfaringer, vi fik med møder.

"Vi opdagede, at virtuelle møder faktisk fungerer – og i nogle situationer kan spare os for megen tid og besværlig logistik. Så de er kommet for at blive. Men vi fandt også ud, at andre gange er fysiske møder vigtige."

Så hvis vi skal bruge corona-erfaringerne konstruktivt, skal vi finde en ny balance, understreger hun.

Det gælder en ny balance mellem den enkeltes behov for fleksibilitet på fx arbejdstid og kollektivets behov for, at vi er til stede sammen på jobbet, mellem virtuelle og fysiske møder – og ikke mindst skal vi finde balancen mellem ønsket om ro og fordybelse over for det kollektive behov for tilgængelighed og sparring, siger hun.

Så for Pernille Garde Abildgaard betyder 'back to better', at vi i højere grad bliver bevidste om, hvad vi bruger vores tid på – og ikke unødigt spilder den på fx transport til og fra møder eller i ligegyldige, lange møder. Og at vi sikrer lommer af fordybelse i løbet af dagen og ugen.

”Det gælder om at kunne være den bedste version af sig selv og give sin hjerne de bedste arbejdsbetingelser. Man kan hurtigt lande i det samme hamsterhjul som før corona, men det skal I ikke finde jer i."

Hvad kan du så gøre i praksis? Det opsummerer Pernille Garde Abildgaard her i seks gode råd.

1) Tag livtag med de mange forstyrrelser og afbrydelser

Skab nogle tidszoner i løbet af dagen, hvor du ikke bliver forstyrret. Hverken af kollegaer, mobilen, dig selv eller mailnotifikationer. Kommunikér det tydeligt til dine kollegaer ved enten at tage høretelefoner på, tænde en rød lampe, markere din kalender som optaget eller booke et lokale. Der findes også såkaldte IP-telefonsystemer, der blokerer for, at du på særlige tidspunkter bliver forstyrret på telefon, mail eller Facebook. Husk også at fortælle, hvornår du igen kan forstyrres. En fokuszone kan fx være på 50 minutter eller 2 x 50 minutter med en lille pause imellem – og pausen er vigtig.

2) Tag livtag med møderne – især dem om formiddagen og dem uden agenda

I alt for mange år har vi fundet os i at spilde tid i møder, der enten er dårligt forberedt, dårligt ledet eller bare lagt dårligt på dagen. Det er en klassiker at indkalde til møder om formiddagen, men det er helt forkert, hvis vi ser på, hvornår på dagen hjernen arbejder bedst. Formiddage er ofte hjernens 'golden hours'. Hvis vi får lov til at arbejde uforstyrret her, kan dét, der normalt tager to timer om eftermiddagen, fikses på 25 minutter om formiddagen med en frisk hjerne. Acceptér heller ikke møder uden en klar agenda – og bed gerne om tidsangivelse ud for hvert punkt på dagsordenen. Læg ikke møder 'i stræk' dagen lang. Hjernen har brug for bare fem-ti minutters pause mellem møderne.

3) Tag livtag med e-mail tyranniet

Da e-mailen erstattede post og fax, steg hastigheden i vores kommunikation drastisk. Men siden er intet sket i vores måde at håndtere post på. Vi håndterer stadig mail, som var det postbuddet, der ringer på, eller faxen, der bipper. Mange har stadig indbakken åben det meste af dagen og lader endda 'postbuddet' ringe med klokken, hver gang der er 'brev'. Oveni er en e-mail verdens bedste værktøj til at give andre mennesker opgaver. Så ligesom du selv kan skubbe opgaver videre, er du også selv offer for, at e-mail ofte er andre menneskers behov, der skal løses. Sådan er det. Men lige præcis derfor må du aldrig lade e-mailen diktere dit arbejdsflow. Begynd dagen med at løse de eller den opgave, som er allervigtigst for dig og dét, du bliver målt på.

4) Skab plads i din kalender – planlæg det uplanlagte

Et system, der er 100% booket, er ikke et effektivt system. Hvis en operationsstue altid er 100% belagt, vil der opstå kø. Hvorfor? Fordi der altid opstår noget uforudset. Og når der lander en hastesag i et system, der er 100% belagt, skaber det kø, og den kø vil stige eksponentielt. Derfor: Tænk din kalender og din tid som et system, der ikke må være 100% belagt. Hav gerne halve dage, hvor du slet ikke er booket (blokér din kalender). Dermed skaber du et manøvrerum i hverdagen. Med et manøvrerum på ca. 20% af din arbejdstid kan du være meget langt effektiv.

5) Tænk i kollektive løsninger og værktøjer

Du kan nå langt ved at skabe fokus for dig selv. Men du kan nå meget længere, hvis du allierer dig med dine nærmeste kollegaer, dit team eller bare dem, der sidder ved siden af dig. Fx ved at I har fokuszoner på samme tid. Mange af 'tidsrøvere' i løbet af dagen er strukturelt betingede, og strukturelle udfordringer løses bedst med kollektive løsninger. Gør gerne de nye tiltag til fælles vaner og faste rutiner. Din hjerne elsker rutiner, og du vil over tid få et endnu større udbytte af fx fokuszoner, hvis de ligger på faste tidspunkter hver dag.

6) Arbejd, når du arbejder – hold fri, når du holder fri

Fleksibilitet kan hurtigt betyde, at du altid arbejder. På den korte bane vil du opleve en stor produktivitet ved de mange timer, men ikke på den lange bane. Kvaliteten vil falde, hvad der kan få en effekt på arbejdsglæden. Derfor: Sørg for at lukke helt ned for mailen, når du ikke arbejder – og nej, ikke noget med at smug-tjekke. Arbejd til gengæld med fuld intensitet i de timer, hvor du arbejder. Og husk pauser, masser af små pauser i løbet af dagen. Uden mobilen.