Sådan får du det bedste ud af en digital MUS-samtale

Skal du til medarbejderudviklingssamtale med din chef her midt i corona-nedlukningen, hvor alt kører på Zoom og Teams?

Så er det en god idé med både lidt ekstra digital og mental forberedelse, fordi en MUS-samtale ikke er et hvilket som helst videomøde. Det er en intensiv times tid med kun dig og din chef på skærmen efter et helt, helt usædvanligt år.

"MUS-samtalen er virkelig anledningen til at gå teknikken igennem, så du er sikker på, at den ikke spænder ben for den gode en-til-en samtale," siger mødefacilitator Bo Krüger fra konsulenthuset Moving Minds.

Det gælder lige så meget for chefen som for medarbejderen, understreger han.

Kom i øjenhøjde

Først og fremmest skal du sikre, at du er i øjenhøjde med kameralinsen på din pc.

Er det en bærbar, så skal den op at stå på noget. Bo Krüger bruger nogle af familiens mange brætspil, men typisk tager man en stak bøger.

Er det en stationær pc med stor skærm, skal du selv op at stå, så dine øjne kommer op i højde med kameraet.

"En MUS-samtale skal helst være en ligeværdig samtale mellem to parter. Så hvis du får lavet sådan et fugleperspektiv, hvor du kigger ned på den anden, er det ikke godt. Især ikke, hvis du er chef," forklarer Bo Krüger.

Det er en god idé, hvis du forud for samtalen holder et prøve-zoommøde for at sikre, at du vitterlig er i øjenhøjde med kameraet.

Selv får Bo Krüger sin teenagesøn til at hjælpe, men har du ikke adgang til en sådan, så spørg en kollega.

Lyden er vigtigere end billedet

Det var billedet. Men faktisk er lyden det vigtigste. Den skal bare være i orden.

"Der er forskning, som viser, at lyd er vigtigere end billede. Selv en intensiv samtale som en MUS-samtale kan godt fungere med et halvdårligt skærmbillede. Men ikke med dårlig lyd."

Normalt siger man, at lyden går klarest igennem, hvis man bruger et headset og ikke blot computerens mikrofon.

"Men der er ingen garanti for, at mikrofonen på et fornemt headset til 2.500 kr. giver bedre lyd end mikrofonen i din bærbare pc. Jeg har selv lige købt et dyrt headset, men jeg må bare sande, at lyden i det ikke er særlig god."

Det er ganske rigtigt. Bo Krüger lyder fjern og mudret i telefonen. Han skifter til den indbyggede mikrofon og hopsa, så går han klart igennem.

"Man må prøve det af. Nogle gange handler det om at få indstillet pc'ens software rigtigt til dit nye headset. Jeg skal have min søn til at hjælpe mig, han er tit meget klogere end mig. Og de færreste er jo lydteknikere, så hvis du har en it-afdeling på din arbejdsplads, så få dem til at hjælpe."

Kig ind i kameraet

Og så en vigtig ting: Husk rent faktisk at kigge ind i kameraet! Måske ikke konstant, men i hvert fald med jævne mellemrum.

"At kigge ind i kameraet føles unaturligt for dig, for du kan ikke selv se noget. Men det føles godt for den anden person," forklarer Bo Krüger.

Normalt, når du har en samtale med en anden, har I helt naturligt øjenkontakt. Men i en digital samtale skal du tænke bevidst over det, og da helt sikkert i en MUS-samtale, understreger han.

Øjenkontakt er utrolig vigtigt for at skabe tillid og relation. Det får hjernen til at udløse hormonet oxytocin, kærlighedshormonet populært kaldet.

"Hvis du kun kigger på skærmbilledet eller ned på dine papirer, vil den anden opleve dig som fjern eller uinteresseret. Sådan er der nogle sære asymmetrier i den digitale verden."

Zoom-udmattet – så prøv det her

Lige nu taler vi om zoom-udmatning. At vi kører trætte i at sidde og se på en skærm.

Noget af dét, der trætter meget, er, hvis man hele tiden ser sig selv på skærmen, viser studier. Det giver en slags hyperbevidsthed, forklarer Bo Krüger.

"I en normal samtale ser du på den anden, ikke på dig selv. Men nu kan du også se dig selv hele tiden, og så lægger du mærke til alt muligt ved dig selv, og det forstyrrer dig og får dig til at tabe nærvær."

Bo Krüger anbefaler, at du indstiller dit møde-view på 'speakers view' og samtidig sørger for, at billedet af dig selv bliver så lille som muligt eller er helt væk.

Man må godt slå kameraet helt fra

Men han kommer også med et overraskende forslag:

At man spørger hinanden, om man helst vil have kameraet tændt eller slukket – ved en MUS-samtale må det dog typisk være chefen, der skal spille ud med det tilbud.

"Det bør være legitimt at vælge billede fra. For nogle har det bedst kun med lyd. Enten fordi det kan være en intimiderende situation at være blæst op på skærmen foran chefen så længe. Her kommer det jo også meget an på relationen mellem medarbejder og chef. Eller fordi nogle rent faktisk har nemmere ved at lytte, hvis de ikke skal forholde sig til alt muligt andet samtidig. Sådan har jeg det fx selv."

Bo Krüger anbefaler dog som hovedregel, at man har kameraet på under MUS-samtalen.

"Det skaber noget nærvær at se hinanden. Man skal bare ikke være dogmatisk omkring det."

Del dokumenter og få styr på din baggrund

Et lille fif er at bruge muligheden for at dele dokumenter på skærmen også ved MUS-samtalen. De fleste MUS-samtaler tager udgangspunkt i et skema eller en spørgeguide.

"Dét at kigge på noget på skærmen sammen giver et break i den intense situation, som en MUS-samtale er."

Der er også studier, som viser, at det er nemmere at blive enige om noget, hvis man kan visualisere det, pointerer Bo Krüger.

"Mit råd er dog, at man hverken påbegynder eller afslutter MUS-samtalen med at dele dokumenter på skærmen. Gør det i midten af samtalen, så virker det bedst."

Og så er der baggrunden. Der er mange, som indstiller deres Zoom- eller Teams-view med en virtuel 'snyde-baggrund', fx en hel sort baggrund, en grøn bøgeskov eller en Hawaii-strand.

Det fraråder Bo Krüger ved MUS-samtalen.

"Det anonymiserer dig. Det fjerner jer fra hinanden. Det skaber derimod nærvær, at I kommer hjem i hinandens stuer."

Til gengæld skal du have styr på din baggrund derhjemme.

"Rod og kaos er ikke så godt. Det er jo ikke sådan, du vil fremstå. Det kan også distrahere den anden."

I bund og grund handler alt det her bare om at hjælpe sig selv og hinanden med at holde fokus på det centrale – nemlig indholdet i din MUS-samtale, understreger Bo Krüger.