Sådan forbereder du dig til en svær samtale med chefen

Der kommer en mødeindkaldelse fra chefen uden et ord om dagsordenen, og din hjerne går straks i gang: Kan det mon være, fordi dine bemærkninger en gang imellem er lidt for sarkastiske? Skyldes det, at du ikke helt kom i mål med det projekt, som I havde aftalt? Eller er det det værst tænkelige – en fyring – der venter dig?

I Djøfs rådgivning bliver konsulenterne ofte kontaktet af medlemmer, der er blevet indkaldt til den slags møde med chefen, fortæller rådgivningschef Mette Knudsen.

”Og vi taler ikke om de situationer, hvor de på forhånd er blevet bedt om at tage en bisidder eller en tillidsrepræsentant med. For så ved de godt, at det nok ikke bliver et rart møde.”

Men uventede mødeindkaldelser fra chefen kan alligevel godt give svedige håndflader.

Bed om stikord

”Nogle bliver bekymrede og ringer og siger: 'Jeg skal til samtale med chefen, men jeg ved ikke rigtig, hvad det handler om – bare det ikke er, fordi jeg skal have kritik eller fyres.'”

Det første råd, de bekymrede medlemmer får, er at stikke hovedet ind til chefen og sige:

”'Med hensyn til det møde, vi skal have i morgen, vil jeg bare gerne være godt forberedt, så kan du lige give mig et par ord om, hvad det skal handle om?' På den måde finder de måske ud af, at 'nåh, det var bare dét,' eller 'okay, det handler om det projekt, der kuldsejlede.' Men så ved de i det mindste det og behøver ikke at sidde med bankende hjerte og stirre på den der kalenderindkaldelse,” siger Mette Knudsen.

Tre ting at overveje

Er din relation til chefen meget anstrengt, eller er der ikke mulighed for at kigge forbi inden mødet, har Mette Knudsen et par tip til, hvordan du kan forberede dig på et møde, hvor du har en fornemmelse af, at der måske vil falde kritik af til dig eller dit arbejde:

Tænk igennem, hvad det kan være, I skal tale om – de fleste vil have en eller anden idé om det.

Prøv at sætte dig i chefens sted – hvordan kan det se ud set fra chefens synspunkt?

Hvad kan du forklare eller bidrage med, som kan justere opfattelsen af, hvad der er foregået?

Gætterier og 'spildte' bekymringer

Erhvervspsykolog Lene Flensborg har også nogle bud på, hvordan du bedst forholder dig, når du er blevet bedt om et møde med chefen, uden at du ved, hvad I skal tale om. Hun har skrevet bogen 'Kort & Godt om svære samtaler' – der dog er møntet på chefer, der skal have en 'svær' samtale med en medarbejder.

Hendes første råd er det samme som Mette Knudsens: ”Prøv at få en pejling fra chefen om, hvad det handler om.”

For selv om Lene Flensborg råder lederne til, at de altid på forhånd skal give en overskrift på, hvad de møder, de indkalder til, skal handle om, er det altså ikke altid, det sker.

Men som hun siger, så skal det ikke få dig til at male fanden på væggen og få fantasierne til at løbe af med dig.

”Ofte vil det bare være en simpel ting, I lige skal have afklaret. Men uanset hvad skal du øve dig på så vidt muligt at lade være med at bekymre dig på forhånd og dermed bruge en masse energi på noget, du faktisk ikke ved, hvad er. Det vil jo bare være gætterier og tit ’spildte’ bekymringer.”

Det kan også nogle gange hjælpe at tale med en kollega, som kan give et andet perspektiv på, hvad mødet eventuelt kan handle om og i det hele taget berolige dig, siger Lene Flensborg.

”Du kan sige: 'Jeg er indkaldt til det her møde, hvad tænker du, at det kan dreje sig om?' Så kan det være, at kollegaen siger: 'Ro på – jeg bliver også tit indkaldt til møde uden dagsorden,' eller 'det kan være, at chefen lige har brug for at tale med dig om det eller det.'”

Seks greb til mødet

Men så er der selve mødet. Du har ikke fundet ud af, hvad I skal tale om, og du har brug for lige at trække vejret dybt et par gange, inden du træder ind til chefen.

Mette Knudsen kommer her med en række råd til, hvordan du griber mødet an:

Lyt. Start med at lytte og siden spørge.

Vent. Det er ikke alt, du behøver at reagere på lige nu og her. Du kan ofte godt sige: 'Det vil jeg gerne lige undersøge eller tænke nærmere over, og så skal jeg nok vende tilbage'.

Tag ansvar. Hvis du har været involveret i et eller andet, der ikke er gået, som det skulle, så tag ansvar og foreslå løsninger. Lad være med at lægge skylden på dem ovre i den anden afdeling eller på den nye kollega.

Gå ikke i forsvar. Du skal ikke gå i forsvar og sige: 'Det var ikke min skyld'. Hvis du virkelig ikke har haft ansvaret, kan du sige noget i retning af: 'Det er super ærgerligt, at det er sket, men som min opgave var defineret, var det jo sådan og sådan'. Det kan være med til at tydeliggøre, at der måske har været uklarhed om, hvem der var ansvarlig for hvad.

Angrib ikke. Det værste, du kan gøre, er at begynde at angribe chefen og sige: 'Det er også bare så typisk, du tror altid, det er mig. Du ser aldrig alt det, jeg laver'.

Skriv ikke under. Lad være med at indgå aftaler, mens du er i chok eller affekt. Hvis det værst tænkelige sker, og du bliver fyret, sat ned i løn eller degraderet, skal du ikke gøre ret meget andet end at lytte. Og hvis du bliver bedt om at skrive under på en fratrædelses‑ aftale eller en ny ansættelseskontrakt, skal du afslå og sige: 'Det her kommer som n overraskelse for mig, og jeg vil gerne have mulighed for at vende det med Djøf, og så vender jeg tilbage'. Du kan godt skrive under på, at du har modtaget noget, men skriv aldrig under på, at du er enig.

Debriefing med chefen

Forhåbentlig får du ikke brug for de fleste af ovenstående råd, fordi mødet viser sig at være stille og roligt uden nogen form for kritik på dagsordenen.

Men så er det måske her, du lige skal tage en ekstra snak med chefen, lyder rådet fra Lene Flensborg.

”Hvis du har en okay relation til din chef, kan du godt sige: 'Jeg har faktisk været bekymret for i dag. Jeg troede, det var noget meget alvorligt, vi skulle tale om. Så når du i fremtiden indkalder mig til et én-til-én-møde, vil jeg meget gerne på forhånd have et par punkter om, hvad vi skal drøfte, så jeg kan være forberedt og ikke maler fanden på væggen'.”

Og så skal du måske også kigge lidt indad, lyder et sidste råd fra Lene Flensborg. Måske skal du sige til dig selv, at når du ikke ved noget, er der en høj sandsynlighed for, at alt viser sig at være godt.