7 ting chefen skal gøre for at sikre en god genåbning

Nu har mange arbejdspladser åbnet op igen – i det mindste delvist. Nogle jubler og er henrykte over at være tilbage på grund af længere tids sociale afsavn og mangel på uformel videndeling. Andre er bekymrede for, om det nu er sikkert nok at vende tilbage.

Andre igen fortsætter med at arbejde hjemmefra, fordi de selv eller ægtefællen er særligt udsatte, eller simpelthen fordi de har fundet ud af, at det fungerer rigtig godt for dem. Og så er der dem, som er bange for at blive fyret, fordi de er ansat i en virksomhed, der er økonomisk hårdt presset på grund af coronakrisen.

”Vi er alle ramt af det her, men vi er ramt forskelligt,” siger Tina Mulvad Jørgensen, organisationspsykolog ved Arbejdsmiljøcentret.  

Og lige netop det er vigtigt at have for øje, når vi skal til at åbne arbejdspladserne, understreger hun.

Mange hensyn

For selv om det også var noget af en ledelsesopgave at lukke ned og sende folk hjem fra den ene dag til den anden, er det bestemt heller ikke nemt at genåbne arbejdspladsen. Der venter nemlig en særlig ledelsesudfordring i at samle medarbejderne igen og sørge for, at det sker under trygge rammer og under hensyn til alle. Det er jo helt nyt land for alle, lyder det fra både Tina Mulvad Jørgensen og Malene Friis Andersen, arbejdslivsforsker ved Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø. Malene Friis Andersen arbejder lige nu på forskningsprojektet ’Mental sundhed og betydning af arbejdsfællesskabet under Covid-19 krisen’.

”Da man lukkede ned, var situationen jo næsten ens for alle. Det var en beslutning, der kom udefra, og den skulle ikke på samme måde forklares og retfærdiggøres, for det var Søren og Mette, der havde sagt, at det var det, vi gjorde,” siger Malene Friis Andersen.

Men nu er det lederen selv, der skal gå ind og træffe nogle ledelsesmæssige beslutninger.

”Lederen skal have en klar genåbningsplan og have argumenter for, hvad der er vigtigst, og hvad der vægter i genåbningsplanen. Der kan jo godt opstå konflikter, fordi nogle begynder at komme ind på arbejdspladsen igen, mens andre stadig arbejder hjemme. Hvorfor må Merete fx stadig gerne arbejde hjemme tre dage om ugen, når Birgitte ikke må? Og hvorfor må Birgitte gerne komme ind på arbejdet, når Henrik ikke må?”

Det kan udfordre fornemmelsen af retfærdighed på arbejdspladsen. Derfor er det meget vigtigt med gennemsigtighed, siger Malene Friis Andersen.

”Hvad er det for nogle sundheds-, helbredsmæssige eller personlige hensyn, man tager? Forklaringen er blevet vigtigere, fordi beslutningen nu ikke bare er givet, men truffet af den enkelte leder eller af ledelsen. Derfor er det afgørende med klar kommunikation omkring, hvorfor vi gør, som vi gør.”

Step 1

Et oplagt afsæt for retningslinjerne for en genåbning er en individuel snak med hver enkelt medarbejder, siger Tina Mulvad Jørgensen.

”Det er vigtigt, at lederen ved, hvor den enkelte er henne. For selv om vi ganske vist alle er ramt af det samme, er det jo ikke sikkert, at vi har det på samme måde med smitterisikoen. Nogle er selv i risikogruppen, andre har pårørende, der er. Så det kan være forskelligt, hvad vi er parate til, og hvor ’skrappe’ vi synes, reglerne skal være.”

Her deler Tina Mulvad Jørgensen syv råd, som lederen kan læne sig op ad for at sikre en ’god genåbning’:

• Hold én til én samtaler: Tag en snak med hver enkelt medarbejder: Hvordan har du det? Hvordan har corona-krisen påvirket dig? Hvordan har det været at arbejde hjemme? Hvordan har du det med at skulle vende tilbage? Er der nogle særlige hensyn, jeg skal tage?
• Hav en klar plan: Det skal være meget tydeligt, hvordan vi gebærder os, når vi vender tilbage til arbejdspladsen. Vi skal ikke stå og forhandle om, hvorvidt vi nu skal spritte hænderne af, når vi går ud til kaffeautomaten. Og det skal være klokkeklart, hvor mange vi må være i et mødelokale, hvor lang tid vi må være der, og hvordan vi forlader lokalet. Sæt gerne skilte op. Medarbejderne skal føle sig godt rådgivet og trygge. Det kan godt være, at du som leder kommer til at håndhæve retningslinjerne, fordi nogle måske vil synes, at det er overdrevet. Det er din opgave at sørge for, at alle har en nogenlunde ens adfærd, så der ikke opstår splid og utryghed.
• Vær forberedt på træthed: Det kan være en stor mental omvæltning at vende tilbage igen. Mange af os er ikke vant til at få så mange input og indtryk, mens vi har siddet hjemme, så det kræver måske en genoptræning i socialt samvær. Møderne bliver måske længere igen, og der kommer flere forstyrrelser. Så vi kan godt opleve en periode, hvor vi er ekstra trætte. Giv plads til det.
• Ud af undtagelsestilstanden: Nogle har ikke haft særligt meget at lave og skal lige løbes i gang igen. Men andre har været i en ’undtagelsestilstand’, hvor de har givet den en ekstra skalle, samtidig med at de måske har haft tre børn om benene. Fx har kommunikation, HR, økonomiafdelingen og ledelsen typisk løbet ekstra stærkt – og selvfølgelig også mange af djøfere i sundhedssektoren. Derfor skal nogle måske have besked på at drosle ned og huskes på at holde fri om aftenen og i weekenderne.
• Tag hånd om angsten: Hvis virksomheden er hårdt presset økonomisk, kan frygten for en fyring fylde – måske særligt hos dem, der ikke har haft så mange opgaver under krisen. Derfor er det som leder vigtigt at være tydelig om, hvordan det rent faktisk går med økonomien, og hvilken fremtid virksomheden kigger ind i. Forsøg også at undgå, at nogle sidder og holder på opgaverne. Prøv i stedet at skabe sammenhold, hvor I hjælper hinanden og står sammen.
• Fyr op under det sociale fællesskab: Det sociale kit er vigtigt, men skal måske gentænkes efter to måneder, hvor vi kun har se hinanden via en skærm. Når nu vi stadig ikke kan give hinanden en krammer eller være i samme rum på samme tid, må vi være kreative. Kan vi mødes ude på græsplænen, eller kan vi holde virtuelle fredagsbarer?
• Undgå A- og B-hold: Der er sikkert stadig medarbejdere, der arbejder hjemmefra af den ene eller anden grund. Sørg for, at de ikke føler sig udenfor – informér alle lige meget, og bliv ved med at holde virtuelle møder for hele afdelingen.

Intet er eller skal være som før

Midt i genåbningerne er det også vigtigt, at lederen ikke ’bare’ stræber efter så hurtigt som muligt at komme tilbage til en hverdag, som den så ud før Covid-19, siger Malene Friis Andersen.

”Det er måske nærliggende at tænke: ’Vi skal bare tilbage til det, der var.’ Men vi har været i en ekstraordinær situation i to måneder, hvor mange har gjort sig nye erfaringer – nok også mange flere erfaringer på kortere tid end nogensinde. Der har i det hele taget været en intensivering af forandringer, læringer, opdagelser og genopdagelser.”

Og netop de forandringer og de nye erfaringer skal ikke falde til jorden, understreger Malene Friis Andersen.

”Vi bliver nødt til at tænke i, at det her ikke bare er ’plug and play’. Vi skal samle de gode, nyerhvervede erfaringer og bringe dem med ind vores videre arbejde. Flere af de undersøgelser, vi har gennemført indtil videre i vores projekt, tyder fx på, at mange synes, hjemmearbejde faktisk fungerer godt – flere føler sig mere effektive. Det kan også være måden, vi har holdt møder på, hvem der har deltaget i møderne og rytmen i møderne. Og det kan jo også, at der er nogle gode læringer i den måde, lederen har været leder på, mens de har arbejdet hjemmefra.”