Sådan arbejder du effektivt hjemmefra

Titusindvis af Djøf-medlemmer er i øjeblikket nødt til at arbejde hjemmefra. Det er en krævende situation, hvor du som hjemmearbejdende i højere grad er nødt til at være din egen chef, og din arbejdsdag bliver langt mere flydende, selv om du måske deltager i virtuelle møder med din egentlige chef og kollegerne.

Du risikerer at drysse dagen væk i t-shirt og træningsbukser, uden at du egentlig får udrettet noget særligt arbejdsmæssigt. Det vil de færreste dog nok trives med, så det gælder om at indrette sig, så balancen mellem hjemmearbejdet og arbejdsmæssige resultater føles tilfredsstillende.

Der er dog generelt rigtig mange fordele ved at arbejde hjemme, især for videnarbejdere, mener erhvervspsykolog Majken Matzau:

”Man bliver ikke forstyrret på samme måde. Man sparer tid og stress, når man ikke skal ud af døren om morgenen. Det er heller ikke nødvendigt at tage pænt tøj på, og man kan sjoske direkte ind til sin arbejdsplads med morgenhår, efter at man også lige har nået at sætte en vask over.”

Følg ikke med 24/7

Majken Matzau ser dog også en række ulemper ved, at arbejdssfæren rykker ind i privatsfæren, da det bliver sværere at slippe arbejdet, når hjernen stadig tumler med arbejdsopgaverne, efter at computeren er lukket ned. Og i øjeblikket bombarderer de mange kommunikationskanaler os så voldsomt, at vores sind risikerer at blive som en indre slagmark.

”Mit råd er, at du kun skal orientere dig om den nyeste udvikling et par gange om dagen. Kig i stedet på alle de positive ting, der er i livet, og bevar din sunde fornuft,” siger Majken Matzau.

Hun anbefaler, at man tilrettelægger en struktureret arbejdsdag og laver nogle spilleregler i familien. Forældre kan fx tage to timers skift, for det gælder om at organisere sig så godt som muligt, når man arbejder hjemme.

Få gang i den digitale kaffemaskine

Langt de fleste videnarbejdere, fx inden for djøf-fagene, kan arbejde hjemme fra ved hjælp af pc og telefon. Og hos Dansk Erhverv vurderer fagchef for it og digitalisering, Janus Sandsgaard, at de fleste har masser af teknologi til rådighed, som måske bare ikke er blevet brugt så meget hidtil, selv om det er tilgængeligt på de fleste computere.

Generelt handler det om at arbejde bedst muligt sammen ved hjælp af den tilgængelige teknologi, eksempelvis ved at bruge programmer, som gør det muligt, at flere skriver i samme dokument i stedet for at arbejde i mange forskellige versioner af teksten. Det kan fx lade sig gøre med programmer som Microsoft Teams, Microsoft Works eller Google Docs.

”Vi skal have gang i nogle virtuelle kaffemøder, og vi skal lære at forstyrre i storrumskontoret på en begavet måde – også digitalt. Brug endelig video, for det er vigtigt med levende billeder, så vi kan se, hvordan de andre gestikulerer. Det giver mere nærvær, når man kan se kropssproget,” siger Janus Sandsgaard og fremhæver også, at en gruppechat er god til samtaler i mindre grupper.

Og det er OK med afslappet tøj – også til møder med eksterne. Påklædningen skal ikke forhindre, at man mødes med kollegerne via video. 

”Jeg ville nok ikke optræde i hjemmetøj til et videomøde med 25 deltagere fra EU-kommissionen, men ellers kan man fint optræde på video i afslappet tøj,” siger Janus Sandsgaard.

Lederen skal tilpasse sin stil

Når lederen og medarbejderen ikke ses fysisk i hverdagen, gælder der nye spilleregler. Medarbejderen bliver langt mere selvledende, og chefen kan ikke følge nær så godt med i, hvordan medarbejderen trives.

Erhvervspsykolog Majken Matzau mener, at det specielt på distancen er vigtigt, at lederen booker statusmøder a 10-20 minutters varighed med den enkelte medarbejder.

”Lederen skal hele tiden afstemme forventninger og give feedback, for uklarhed er roden til alt ondt, og det skaber konflikter, misforståelser, stress og dårlige løsninger. En god leder vil lige nu gøre alt for at skabe klarhed,” mener hun.  

Ifølge BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration (BFA) er det også vigtigt for distancearbejde, at der er en høj grad af tillid mellem ledelsen og medarbejderen. Succesen forudsætter nemlig tillid til, at medarbejderen yder den aftalte arbejdsindsats og ikke misbruger sin frihed.

Generelt skal man som leder i forbindelse med hjemmearbejde ændre sin rolle sådan her:

• Fra kontrol af tilstedeværelse til bedømmelse af resultater
• Fra overvågning til støtte og gode råd
• Fra at præmiere lydighed til at stimulere selvstændige initiativer
• Fra hierarkisk styring til projektledelse

En særlig opgave for lederen er i øvrigt at have øje for cybersikkerhed. I øjeblikket er der ifølge Center for Cybersikkerhed et øget trusselsbillede, hvor kriminelle prøver at udnytte situationen og forsøger at udbrede ransomware og sende phishinglinks og sms’er under dække af corona-situationen.

Krisen kan inspirere til ny udvikling

Janus Sandsgaard fra Dansk Erhverv håber, at de nye metoder vil påvirke folks arbejdsvaner fremover, fordi man mange steder kan arbejde smartere.

”Jeg håber, de nye arbejdsvaner vil sætte sig fast, nu hvor vi kaster os ud i 14 dages eksperimenteren uden et mageligt alternativ, og at det vil gøre os mere effektive og fleksible,” siger han – og henviser også til en instruktionsvideo, han har optaget i sit eget arbejdsværelse og lagt ud på LinkedIn.

Også erhvervspsykolog Majken Matzau forventer, at de nye arbejdsvaner i forbindelse med coronasituationen vil sætte sig varige spor.

”Ja, når først støvet har lagt, så tror jeg helt bestemt, at hjulene begynder at trille rigtig hurtigt. Det kan give nye idéer, nye selvstændige og nye arbejdsmetoder, for ud af en krise kan der også komme meget godt,” mener hun.