Leder fra ferieadressen
Danske Per Knudsen driver rekrutteringsfirmaet ENEX Japan i Tokyo med seks medarbejdere, men ingen af dem kommer rigtigt på hans kontor, for de arbejder mest hjemmefra.
Selv arbejder Per Knudsen og hans kone, Anne Bille, som er psykiater og medicinsk direktør, ofte fra deres båd. Eller oppe i bjergene, hvor de står på ski. Her arbejder de så nogle timer først på dagen uden nødvendigvis at fortælle kunderne, hvor de er.
Kunderne er i Hong Kong, Danmark og Japan, hvor Per Knudsen har boet i mange år, efter at han blev udstationeret af ØK.
Et par gange om ugen samler han sine medarbejdere til teammøde pr. telefon, og han mødes også undertiden med dem hjemme, i Tokyo American Club, hvor han er medlem, eller på en restaurant.
”Det er klart, at man er nødt til at lave sin stil lidt om. Man kan ikke bare lige rende over til den andens skrivebord og sige noget. Og en gang imellem kan jeg da være i tvivl om, hvorvidt de driver den af, især vores afdeling i Indien. Men man er nødt til at tro på, at de rent faktisk laver, hvad der er aftalt,” siger Per Knudsen.
Ved distanceledelse kan man så heller ikke se, om folk har det dårligt en dag. Og ifølge Per Knudsen bliver det hele ’lidt mere klinisk’.
”Man har tit en tendens til at være lidt kort for hovedet, når man skriver e-mails eller sms’er, så man skal passe på, at folk ikke bliver sure eller misforstår, hvad man skriver,” siger han.
Faktisk har han tænkt på at bede de ansatte komme mere på kontoret, men han synes ikke rigtigt, han kan tillade sig det, når han ikke selv har planer om at vise sig oftere. Ulempen er så, at han og hans kone næsten altid er delvis på arbejde og altid på e-mail og telefon. Faktisk er det kun lykkes ham at holde totalt ferie én gang.
”Det var, da jeg sejlede over Atlanten i en sejlbåd. Der var ingen muligheder for kommunikation, så det var rigtig ferie.”
Gadgets fremmer vi-følelsen
Herhjemme anbefaler Jesper Bubandt Toft fra Center for Ledelse, at lederen hele tiden sørger for at reetablere forbindelsen til de ansatte. For hvis der ikke er noget nærvær fra lederens side, så smutter medarbejderne simpelthen.
Han foreslår, at der lægges noget relationsskabende ind i virtuelle møder, fx 10 minutters konferencer morgen og eftermiddag. Teamlederen kan også starte hvert møde med at sige noget sjovt – eller bede teamet om det. Eller som i et eksempel fra Indien: At markere teammedlemmernes fødselsdage ved, at en kollega laver et fødselsdagskort med et portræt.
”Man bruger gadgets, intern kommunikation og storytelling. Den type ting, som rammer vi-følelsen, for det virker nemlig også på distancen i modsætning til kun kontrol og styring,” siger Jesper Bubandt Toft.
Selv om der altså er mange udfordringer ved distanceledelse, ser han dog lyspunkter, især fordi teknologien gradvis bliver bedre, og fordi vi stille og roligt vænner os til at bruge fx Skype og arbejde på fælles Google-drev. Men hvis der mangler ordentlig ledelse, findes de samme problemstillinger, som når man deler kontor – og nye kommer til. Når man arbejder på tværs af kulturer, opstår der tit problemer og misforståelser, fordi man glemmer at kommunikere nok. Og samtidig kan det være frustrerende med forskellig beslutningshastighed:
”Distancen, teknologien og forskellige kulturer øger bare kompleksiteten og strammer op om, hvor skarp du skal være som leder. Det stiller krav om hele tiden at genetablere relationen og arbejde med identitet og vi-følelsen samt koordinerings- og retningsteknikker.”
Efter at denne artikel var færdiggjort, blev organiseringen i STIL ændret, så Finn Togo nu arbejder som chefkonsulent i Digitaliseringskontoret, der er en fusion af Kontor for pædagogisk it og Digitaliseringskontoret.
