Sådan forbereder man sig på en undersøgelseskommission

Som embedsmand i Danmark lever du med risikoen for en dag at stå foran en undersøgelseskommission. Du står dog ikke alene. Ved siden af står bisidderen. Men hvordan hjælper bisidderen embedsmanden, og hvordan foregår det i praksis?

Når en embedsmand bliver indkaldt for at afgive forklaring for en undersøgelseskommission, har han eller hun ret til at vælge en bisidder, som statskassen betaler. Det er en retssikkerhedsgaranti, fordi en undersøgelseskommission kan føre til efterfølgende tjenstlige eller ansættelsesretlige konsekvenser.

Advokat Lars Kjeldsen er kendt som den skarpe, effektive udspørger i Instrukskommissionen om Inger Støjbergs mulige ulovlige ordre – udspørgeren er den advokat, som en kommission henter ind til at udspørge vidnerne, mens den selv lytter.

Men han er også en erfaren mand på den anden side af bordet som bisidder for embedsmænd ved en række undersøgelseskommissioner.

"Dybest set er bisidderens rolle den samme som for enhver advokat, der repræsenterer nogen. Nemlig at sikre, at kommissionen bliver bibragt en forståelse for den afhørtes rolle og de omstændigheder, som han/hun befandt sig i dengang. Den forståelse lettes, hvis man fremtræder troværdig. Og det gør man bl.a. ved være godt klædt på til afhøringen."

Undersøgelseskommissioner har ministre og embedsmænd i hovedrollerne. De handler om noget, som typisk er sket for temmelig længe siden – og meget ofte om situationer, hvor der kan være en divergerende opfattelse af, hvad der er sagt, sket og forstået fx på det samme møde.

"Derfor er troværdighed så vigtig," siger Lars Kjeldsen.

Først skal der læses

Det hele starter med, at bisidderen får udleveret sagens skriftlige materiale fra kommissionen. Det er et kæmpestort materiale.

Så skal bisidderen i gang med at læse. Embedsmanden selv må nemlig ikke få materialet udleveret, men skal sidde på bisidderens kontor og læse det. Eller bisidderen gennemgår det for embedsmanden.

14 dage før selve afhøringen får bisidderen en liste fra kommissionen over, hvilke bilag i den store stak kommissionen vil udspørge embedsmanden om. Det kan dreje sig om flere tusind bilag.

"Så 14 dage inden er for sent at begynde læsningen," siger advokat Pernille Backhausen, der er en erfaren bisidder, og som for to år siden sad med i et regeringsnedsat ekspertudvalg om undersøgelseskommissionerne.

Jo bedre embedsmanden er inde i bilagene, desto bedre er det også for kommissionens afvikling. Det giver mere to-the-point svar. Det sagde tidligere kommissionsmedlemmer til udvalget, forklarer hun.

Det er alfa og omega for embedsmandens troværdighed at være rigtig godt inde i de relevante dokumenter, siger Lars Kjeldsen, som nogle gange må overtale topembedsmænd til at sætte tid af.

"De har så travlt, at det er fristende at prioritere dagens presserende problemer fremfor at sidde nede hos bisidderen og læse bilag. Men det er altså vigtigt for deres egen skyld."

Så skal der huskes

Den næste vigtige opgave er at hjælpe embedsmanden med at huske tilbage.

Ofte vil en embedsmand være helt blank, når han eller hun første gang bliver spurgt ind til et dokument, en mail eller et møde en onsdag for fem år siden. Så prøver bisidderen at hjælpe hukommelsen på gled. Det er ved hjælp af spørgsmål, andre dokumenter, et mødereferat, en avisartikel osv. – og så begynder man at rekonstruere forløbet dengang.

"Det er en fuldstændig ærlig ting ikke at kunne huske noget. Problemet er bare, at hvis andre på troværdig vis kan huske et forløb, så kan det blive deres forklaringer, der lægges til grund," siger Lars Kjeldsen.

Pernille Backhausen peger på, at embedsmandslivet i dag er så arbejdsomt og med så mange tunge sager kørende samtidig, at man ikke bare på stedet kan huske en mail, man fik cc en given tirsdag.

"Det har været meget frustrerende for embedsmændene i den stribe kommissioner, jeg har været bisidder i. At mikroskopet rettes mod detaljerne i et forløb for fire eller syv år siden uden nogen forståelse for, hvor mange andre ting der kørte samtidig."

At man havde travlt, diskulperer – friholder – ikke juridisk for noget, understreger hun.

"Men på det menneskelige plan forstår jeg frustrationen. Og vi ønsker heller ikke en centraladministration, der sander til, fordi risikoen for fejl styrer  det hele."

Måske skulle man tro, at den perfekte embedsmand for enhver bisidder er den embedsmand, som kan trække et 'skuffenotat' op fra dengang. Men sådan tænker Pernille Backhausen ikke.

"Selvbebrejdelser over, om man burde have skrevet notater til sig selv dengang, fylder ikke meget. Det er slet ikke det embedsværk, vi har. De er ærekære og så ambitiøse med deres høje faglighed og etik, at det centrale ikke er, hvordan man dækker sit eget ansvar af."

Lars Kjeldsen opsummerer det sådan: De fleste temaer med embedsmænd i klemme handler om, at de er meget, meget loyale i forhold til at hjælpe med at gennemføre deres ministers ønsker og visioner.

"Kommissionen skal så finde ud af, om de er gået over stregen."

Men mange gange har embedsmanden i situationen ingen idé om, at en sag vil vende tilbage.

"De er gået op i helt andre ting den dag end dén sag, der ender med at blive den ubehagelige sag. Derfor var de ikke opmærksomme på, at de måske skulle have lagt et notat til ministeren, så linjerne var klare. Og da slet ikke på at skrive skuffenotater til dem selv," siger han.

Pernille Backhausen siger:

"Embedsmænd, især de øverste, befinder sig selvklart i en balancegang, hvor de er meget bevidste om, at vi ikke har embedsmandsvælde, men ministerstyre. Denne balancegang er dynamisk, og den bør vi jævnligt tage en debat om."

Så skal der svares

For embedsmænd er et forhørslokale en ukendt verden. Derfor skal bisidderen fx fortælle dem, at de skal sikre sig, de forstår spørgsmålet, kun svare på det, man bliver spurgt om, gøre det præcist og undlade lange enetaler om, hvordan man ser på sagen.

Selv om Lars Kjeldsen har haft rollen som udspørger i flere kommissioner, sidder han ikke inde med den store, hemmelige udspørgermanual.

"Enhver udspørger har sin egen stil, og det er bisidderens rolle at aflæse den og forberede sin klient: Er stilen aggressiv eller tilbagelænet? Og hvor bliver snittet nok lagt i spørgsmålene?"

Bisiddere har ret til – med honorar – at sidde med og lytte til de øvrige afhøringer i kommissionen for at kunne hjælpe 'deres embedsmand' bedst muligt.

Kommissionen – typisk en dommer som formand suppleret af to særlige eksperter – har ikke viden om, hvordan ting foregår i et ministerium. Så man hjælper også sin klient med at kunne forklare sig, så det ikke bliver for indforstået, mener Lars Kjeldsen.

I forhørslokalet skal embedsmanden til gengæld helst stå på egne ben og bisidderen ikke sige ret meget. Også af hensyn til troværdigheden.

Men når udspørgningen er færdig, kan bisidderen stille sine egne spørgsmål til sin klient for at få forhold frem – forklaringer, dokumenter og hændelser – som ikke kom frem under afhøringen.

"Det er en meget vigtig rolle for enhver bisidder og advokat," understreger Lars Kjeldsen.

Og så er der mediecirkusset

Så er der medierne. Fotograferne står i stime foran forhørslokalet, indenfor sidder journalisterne klar med blokken. Éns børn kan måske få at høre, at far eller mor er skurken i en skandalesag i avisen.

"Hvis du har en toppost, er du indstillet på medieomtale. Er man længere nede i hierarkiet, kan det være ubehageligt," siger Pernille Backhausen.

Her er der ikke så meget andet at gøre for bisidderen end at prøve at sikre, at intet kommer som en overraskelse for embedsmanden, siger hun.

"Den personlige støtte fra mig er bl.a. at have fortalt ærligt, hvad jeg ser af problemer for embedsmanden. Kan han/hun måske ifalde et juridisk ansvar? Eller det modsatte, at jeg ikke mener, der er noget problem. Den allerstørste støtte er i virkeligheden, hvis embedsmanden har tillid til mig og kan bruge mine analyser."

Hun forklarer også embedsmanden, hvor vigtigt det er, at man står ved sig selv i sin forklaring.

"Så er det lettere bagefter, også når journalisterne kommer med deres vinklinger. Og alle læsere bør huske, at journalisterne ikke har overblikket over sagen og adgangen til hele materialet."

Opsummér møder!

Én ting, Lars Kjeldsen har noteret sig i sit virke som udspørger og bisidder, er, at det er slående, hvor dårlige embedsmænd er til at få konkluderet på møder, så deltagerne ikke bagefter har hver sin version.

"Nogle gange kan jeg blive helt frustreret af at høre på det. I spøg har jeg sagt, at der burde skrives en lov for centraladministrationen om, at møder sluttes med et entydigt resultat – eventuelt at der ikke blev konkluderet noget."