Forstyrrelser spolerer dit arbejde – sådan får du fred

Måske ænser du ikke engang spørgsmålet, når en velmenende kollega prikker dig på skulderen og spørger, om han lige må forstyrre et øjeblik. Du vender dig væk fra den e-mail, du var i gang med at skrive. Imens ser du en e-mail dukke op nederst i højre hjørne af din skærm. Du når lige at se ordet 'haster'. Og straks efter stikker din chef hovedet ind på kontoret og siger, at der er fællesmøde om fem minutter.

Det lyder måske som et overdrevet eksempel på en hektisk arbejdsplads. Men et studie udført på University of California viser, at vidensmedarbejdere bliver forstyrret hvert tredje minut. Og det kan føre til, at vi spilder tiden. En af årsagerne er, at det tager op til 20 minutter at vende tilbage til en opgave, efter at du er blevet forstyrret.

Forstyrrelser og distraktioner på arbejdspladsen kan skabe stressede medarbejdere, der skal finde andre steder hen end arbejdspladsen for at få lov til at arbejde. Eller som først kan fordybe sig, når det er weekend, eller de er kommet hjem.

Trine Kolding er ekspert i effektivitet og planlægning. Hun genkender problematikken og mener, at vi i disse år får stadig sværere ved at koncentrere os på jobbet.

”I de 20 år, jeg har undervist i effektiv tidsstyring på arbejdspladser rundt om i landet, er udfordringen med forstyrrelser og distraktioner kun blevet mere udtalt. Det er blevet værre, og det rammer flere,” siger hun.

Hun ser et paradoks i den måde, vi indretter vores arbejdskulturer på. Vi ved, hvad vi har brug for, men gør alligevel det modsatte:

”Vi ved, at der skal ro til, for at vores hjerner kan fordybe sig, men samtidig skaber vi arbejdsstrukturer, som gør præcis det modsatte. Vi forventes at være tilgængelige som aldrig før: Via mails, chatfunktioner, på telefonen og når vi hurtigt skal svare på et spørgsmål fra en kollega. Det er faktisk lidt skørt.”

Når Trine Kolding er ude at undervise på arbejdspladser, drejer det sig ofte om at afinstallere nogle fortællinger, som vi fortæller os selv og hinanden, som hverken er sande eller sunde.

Den ene er myten om multitasking. Vi tror, at vi sagtens kan vie vores opmærksomhed til flere opgaver på én gang, hvilket gør os mere villige til at acceptere afbrydelser.

”Der er mange, der tror, at de kan multitaske. Men det kan menneske-hjerner ikke. Når vi tror, at vi multitasker, skifter vi i stedet mellem to eller flere opgaver rigtig hurtigt," siger hun og tilføjer:

"Resultatet er, at det tager dobbelt så lang tid at udføre opgaverne, som hvis vi havde fokuseret på at løse én opgave ad gangen, og samtidig fordobler vi risikoen for at lave fejl."

Hullet koncentration

Ifølge Trine Kolding har smartphonens indtog i vores liv gjort os dårligere til at koncentrere os. Det ser hun især hos sine yngre klienter, der er vokset op med denne teknologi, der hele tiden griber ud efter os i form af lys, lyde, vibrationer og notifikationer.

”Jeg oplever, at vi er kommet ud af træning med at fordybe os. Fordi vi ikke bruger vores koncentrationsmuskel i lige så høj grad mere, er den blevet slappere," siger hun og fortæller, at mange af hendes klienter har den oplevelse, at det er blevet svært at læse bøger, da de ikke længere har koncentrationen til det.

Imran Rashid, speciallæge i almen medicin, it-iværksætter og bogaktuel med bogen 'Sunde vaner – skabt med vilje', har sat smartphonens negative effekt på vores hjerner på dagsordenen.

Han forklarer, at forstyrrelser ikke nødvendigvis kommer udefra. Når hjernen igennem længere tid har vænnet sig til at blive afbrudt, begynder den selv at gøre det uden ydre triggere.

”Hvis du igennem længere tid er blevet forstyrret hvert tredje minut, vænner din hjerne sig til det og får sværere ved at holde fokus i længere tid end fx tre minutter. Læg mærke til, at når du virkelig skal koncentrere dig om noget, der er lidt komplekst og tager tid, så er det typisk der, at trangen opstår til at tjekke Facebook eller forstyrre din kollega om noget, der ikke behøver være vigtigt,” siger Imran Rashid.

Ikke til rigtige mennesker

Du møder sikkert ind på arbejde med en ambition om at nå et godt stykke ned ad dagens to-do-liste og medregner selvfølgelig ikke spildtid. Når du tager støjdæmpende høretelefoner på, hænger sedler på din computer med 'ikke forstyrre', så kan det da også lykkes at få sammenhængende uforstyrret arbejdstid.

Men hvis alle de foranstaltninger er nødvendige, kan det godt virke, som om arbejdspladserne ikke dur til fordybelse. Det gør de i udgangspunktet heller ikke, lyder det fra Imran Rashid.

”Den moderne arbejdsplads er designet til rationelle mennesker, der har en fri vilje og derfor sagtens kan sige nej til distraktioner og forstyrrelser. Men al forskning viser, at den rationelle tankegang i bedste fald er stærkt overvurderet og i værste fald slet ikke kan fungere som brugbar styrepind for et sundt og sikkert liv."

Hans pointe er, at vi mennesker, i langt højere grad end vi er bevidste om, bliver drevet af vores impulser, følelser og vaner.

”Det er individuelt, hvad der driver os hver især – vores impulser og vaner er i sagens natur ikke afstemt med hinanden. Men når du sætter mennesker med forskellige tærskelværdier for, hvornår man forstyrrer, sender arbejdsmails eller holder møder, sammen i et arbejdsfællesskab, så svarer det til at sende en masse mennesker ud i en ureguleret trafik uden kørekort. Det kommer til at gå galt.”

Vi er ikke rationelle – heller ikke på jobbet

Ifølge Imran Rashid har vi indtil nu indrettet arbejdspladserne til det rationelle og tænkende menneske, homo sapiens, men bør i stedet fokusere på homo habitus, som er en bedre betegnelse for dem, vi er. Nemlig langt mere vanestyrede, skrøbelige og impulsstyrede individer.

”Det skal ganske enkelt være en no-brainer at træffe de sunde og bevidste valg – vi må ikke overlade det til det personlige valg, da alt for meget tyder på, at vi ganske enkelt ikke magter at stå alene med ansvaret for vores egen mentale og fysiske sundhed," siger han.

Arbejdspladserne skal ifølge Imran Rashid arbejde målrettet med at skabe rum, rammer og ritualer, der kan skabe en kultur, hvor mennesker trives og kan fordybe sig.

Med andre ord: Vi skal skabe gennemsigtighed om, hvilke færdselsregler der gælder på kontoret. Den indsats starter dog med, at der bliver skabt en fælles forståelse for, at vi ikke er rationelle det meste af tiden:

”Vi skal indrette arbejdspladser til dem, vi er – og ikke til dem, vi tror, vi er," siger han.

Hvor skal roen komme fra?

Jo, der var en tid, før smartphones, evigheds-scrolling og push-meddelelser havde formet vores hjerner til at blive forstyrret og have svært ved fordybelse, men tandpastaen kan ikke komme tilbage i tuben. Så hvordan finder vi den ro, der skal til, for at vi rent faktisk kan få lov til at lave vores arbejde, når vi er på arbejde?

Åbner man dørene til de videnstunge arbejdspladser i Danmark, finder man i stadig flere af dem forsøg på at imødekomme det problem, at der mangler ro til fordybelse.

I Coloplast Danmark er der fx indført mødefrie fredage, hvor man som udgangspunkt ikke må booke hinanden til møder og derfor har mulighed for en dag med fordybelse. I Helsingør Kommune har nogle kontorer eksperimenteret med en rød, gul og grøn legoklods på skrivebordene. Hvis man satte den grønne øverst, var der fri bane til at henvende sig. Med den gule øverst signalerede man, at det var ok at forstyrre, hvis det var vigtigt, og med den røde øverst opfordrede man kollegaer til at vente med at henvende sig. Hos Copenhagen Capacity har ledelsen lavet et meditationsrum, som man kan bruge, hvis man skal koble af og finde fokus i en travl hverdag. Og Københavns Kommune har lavet et udførligt regelsæt for, hvordan man gør det rart at være i storrumskontorer.

Trine Kolding hilser alle tiltag velkomne og mener, at eksperimenter er vejen frem. Da problemstillingen med forstyrrelser og distraktioner netop kan opleves meget individuelt, er eksperimenter en god måde at prøve sig frem til, hvad der virker:

”Eksperimenter kan man nemmere justere, alt efter hvad der virker og ikke virker, og så hænger man ikke på en forandring, som ikke har nogen positiv effekt i virkeligheden,” siger hun.

Lars Christian Lassen, partner i konsulentvirksomheden Mobilize og fhv. HR-direktør i Novo Nordisk, har selv arbejdet med problemstillingen. Han fremhæver en distinktion, som for nogle kan være en øjenåbner, nemlig forskellen på 'det haster' og 'det er vigtigt':

”Det er ikke alt, der haster, der er vigtigt, og det er ikke alt, der er vigtigt, der haster. Men haster overtrumfer tit det vigtige. Derfor skal man som medarbejder selv være god til at indikere, i hvilke perioder man arbejder på de vigtige, langsigtede opgaver, så de får samme status som hasteopgaverne."