Forsker: Drop åbne kontorlandskaber

(Denne artikel blev bragt første gang 3. april 2019) 

Storrumskontorer hænger sammen med dårligere velvære og mindre arbejdsglæde. Og det fremmer ikke nødvendigvis videndeling og samarbejde, at vi sidder mange og arbejder i det samme rum.

Et nyt forskningsprojekt fra Aarhus Universitet viser, at jo flere man sidder på et storrumskontor, desto sværere har man ved at samarbejde med sine kolleger, føle sig godt tilpas og være glad for sit arbejde. Konklusionen overrasker ikke lederen af projektet, lektor Tobias Otterbring fra Institut for Virksomhedsledelse, Aarhus BSS på Aarhus Universitet.

”Der er en nær sammenhæng mellem antallet af kolleger i det åbne kontorlandskab og éns arbejdsglæde, velbefindende, og hvor enkelt det er at samarbejde med kollegerne. På trods af det bliver åbne kontorlandskaber mere og mere populært på både private og offentlige arbejdspladser. Derfor er det relevant at få yderligere viden. Det er et meget debatteret emne,” påpeger han.

For nogle år siden indførte Malmø Universitet åbne kontorlandskaber, hvilket udløste et ramaskrig blandt personalet. Det kan meget vel også blive scenariet på Aarhus Universitet, når den tidligere handelshøjskole på Fuglesangs Allé rykker til det gamle kommunehospitals bygninger på Nørrebrogade i Aarhus om nogle år.

Her har det været oppe at vende, om forskere og personale skal sidde i åbne kontorlandskaber. For Tobias Otterbring er problematikken også interessant rent personligt, fordi den er en del af hans og kollegernes eget arbejdsliv.

”Vi har samme diskussion om åbne kontorer ligesom mange andre. Jeg vil ikke selv kunne trives i et storrumskontor, for jeg vil have svært ved at koncentrere mig. Storrumskontorer er ikke velegnede til arbejde, der kræver en høj grad af koncentration,” siger han.

Tester flere variable

Sammen med to forskerkolleger og to studerende på Karlstad Universitet har Tobias Otterbring gennemført en web-baseret spørgeskemaundersøgelse hos en række ejendomsmæglerkontorer i Sverige. Ved hjælp af en model har forskerne testet sammenhængen mellem flere forskellige variable. Tidligere studier på området har især set på sammenhængen mellem åbne kontorlandskaber og enkelte variable såsom produktivitet, jobtilfredshed eller personaleomsætning.

”Vi har testet, om koblingen mellem, hvor mange man sidder på kontoret og arbejdsglæde, kan forklares ved, hvor enkelt man synes, det er at samarbejde med kollegerne, samt graden af éns subjektive velbefindende – altså hvor godt tilpas man føler sig. Modellen tester dermed sammenhængen mellem variable, men ikke årsag og virkning. Vi kan derfor ikke sige, at åbne kontorlandskaber leder til mistrivsel, men vi kan vise, at storrumskontorer er negativt knyttet til at samarbejde og opleve trivsel og arbejdsglæde,” forklarer Tobias Otterbring.

Forstyrrelser besværliggør samarbejdet

At man ifølge de nye forskningsresultater har sværere ved at samarbejde med sine kolleger, jo flere man sidder på et storrumskontor, lyder umiddelbart paradoksalt. Men det er der en god forklaring på ifølge Tobias Otterbring.

”Der er mere støj og flere forstyrrelser i et storrumskontor. Éns kolleger taler hele tiden til højre og venstre. Disse mange distraktionsmomenter besværliggør samarbejdet og kommunikationen, selv om kollegerne sidder lige ved siden af. Det åbne kontorlandskab gør det svært at finde en naturlig plads til fortrolige samtaler, så det kan let blive et problem,” uddyber han.

Argumenterne for at gå fra traditionelle kontorrum til åbne kontorer med færre vægge og døre er oftest, at det automatisk bidrager med bedre kommunikation, øget samarbejde og mere videndeling på arbejdspladsen. Men det er ikke tilfældet. Tværtimod bakkes Tobias Otterbrings forskning op af ny international forskning, der viser, at samarbejde og videndeling ikke kommer af sig selv, blot fordi vi sidder sammen i et fælles rum. Medarbejdere skriver mails i stedet

Et nyligt studie fra Harvard University viser, hvordan medarbejderne på en virksomheds hovedkontor ændrede adfærd, da arbejdspladsen gik fra enkeltmandskontorer til storrumskontor.

Forskerne målte både ansigt til ansigt-interaktion og elektronisk interaktion, henholdsvis før og efter virksomheden indførte den åbne kontorarkitektur. I modsætning til, hvad man skulle tro, faldt mængden af direkte samtaler mellem medarbejderne med ca. 70 pct. I stedet steg den elektroniske interaktion med 50 pct.: Medarbejderne trak sig socialt og kommunikerede via email i stedet.

”Det er ikke det bedste for trivslen, kulturen og relationerne på arbejdspladsen, hvis medarbejderne kun sender emails til hinanden. Og man må ikke glemme, at medarbejderne skal kunne trives på deres arbejde,” understreger Tobias Otterbring og tilføjer, at hovedparten af forskningen på området konkluderer, at det ikke bare går ud over samarbejdet, éns velbefindende og arbejdsglæde, men også er årsag til et dårligere arbejdsmiljø, stress og flere sygemeldinger. 

Kontorlandskaber er standard

Idéen med storrumskontorer stammer fra USA, hvor arkitekt Frank Lloyd Wright i 1904 afskaffede enkeltmandskontorerne i kontorbygningen Larkin Building i New York, så de ansatte åbent kunne kommunikere og samarbejde. Det skulle fremme et mere ligeværdigt miljø.

Konceptet blev for alvor udbredt i USA i løbet af 1960’erne, og siden har Skandinavien også i stor udstrækning taget New Office-trenden til sig. For at nedbryde vidensiloer indførte mange virksomheder i Tyskland i 1950’erne Bürolandschaft, hvor medarbejderne blev sat sammen i små grupper for at sikre en mere effektiv arbejdsgang.

I det seneste årti er åbne kontorlandskaber for alvor blevet standard herhjemme med det mål at understøtte en moderne arbejdsproces, hvor videndeling er det centrale. Løsningen er udbredt, ikke mindst fordi der er en økonomisk besparelse at hente, når flere ansatte kan deles om mindre plads. Og så er denne indretning æstetisk flottere og et signal til omverdenen om, at virksomheden er moderne.

Udviklingen bør vendes

Ifølge Tobias Otterbring bør arbejdspladser være opmærksomme på denne nye viden om storrumskontorer, når de indretter deres kontorlokaler. Valget må ikke bare per refleks være et storrumskontor frem for cellekontorer. I iveren efter at opnå fordele på den korte bane må man ikke overse de alvorlige konsekvenser, som det kan have på lang sigt i form af mere mistrivsel, stress og ineffektivitet.

”Fordelene ved storrumskontorer synes at være overvurderede – ikke mindst når man ser på al den forskning, der er lavet på området. Det er ikke så enkelt bare at sætte en masse mennesker i samme rum, fordi det er koblet med en række negative konsekvenser. Det er vigtigt samfundsmæssigt set, at beslutningstagerne kender dem,” siger Tobias Otterbring.