Sig nej til alt – og 20 andre måder at afspore et møde

Han taler i øst, og han taler i vest. Han væver rundt, og hvad er egentlig pointen med det, han siger? Et kig på uret afslører, at de 10 mødedeltagere tilsammen har brugt over 12 timer på ét møde – og alle går de derfra med samme følelse: Det her var spild af tid.

Mange føler, at de deltager i alt for mange møder, hvor det eneste positive punkt på dagsordenen er, at mødet slutter. Og der er et væld af ting, som kan gøre møderne til en dårlig oplevelse på flere planer.

Vi har bedt tre eksperter give sit bud på, hvad og hvem der spolerer møder mest eftertrykkeligt.

Syv dødssynder på møder

Mie Femø er professor ved Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab, Københavns Universitet. Hun forsker bl.a. i facilitering af aktiviteter, herunder møder. Hun udpeger følgende ’dødssynder’ ved møder:

1. Når mødelederen er ved at lukke et møde og siger: ’Er der nogen, der har noget at tilføje?’ Så sidder alle og holder vejret og håber, at ingen siger noget. Men lige når de tror, de kan rejse sig, er der næsten altid én, der siger: ’Nå-ja, jeg har faktisk noget.’ Og så går der et sug gennem forsamlingen af bristede håb: ’Åh nej, nu skal vi sidde 10 minutter længere’. Det er ikke måden at blive populær på blandt travle kollegaer. Måske skal man bare stille spørgsmålet bagefter.

    

2. Når mødelederen starter med at tage ordet og beholder det i tre kvarter. Hvis mødelederen tager sig tid og bruger en time på at formulere informationerne på skrift og sender det ud, så slipper alle andre mødedeltagere for at bruge tre kvarter på noget, de lige så godt kunne læse i et nyhedsbrev eller en statusrapport på fem minutter. Undtagelsen er naturligvis, når alle har brug for at vide noget, der er lidt politisk følsomt og ikke egner sig til skrift.

    

3. Når det er uklart, hvilken status det enkelte punkt på dagsordenen har. Er det til information eller til diskussion? Er det til beslutning, eller er det et udviklingspunkt? Det kan godt skifte fra punkt til punkt, så sørg for at få det specificeret i dagsordenen. Ellers kan mødedeltagere frustrere hinanden, hvis den ene vil vende hver en sten i en problemstilling, og den anden bare gerne vil nikke og gå videre til næste punkt.

    

4. Når man gør et videomøde til et telefonmøde ved at slå kameraet fra. Hvis der ikke er kamera på, begynder folk at lave andre ting. Alle har mere at lave, end de har tid til, og derfor benytter de alle chancer for at multitaske. Så sidder de og bestiller flybilletter og tjekker mails, mens de lytter efter med et kvart øre og kommer til at svare forsinket og desorienteret på spørgsmål.

    

5. Når mødelederen har været på kursus og har lært, at involvering er det nye sort. Så kommer der øvelser, lege og Post It ind over. Men hvis bidragene ikke skal bruges til noget, eller mødelederen bare vil have deltagerne workshoppet derhen, hvor hun hele tiden selv har været, så gider deltagerne ikke lege med næste gang. I bedste fald er det spild af tid, og i værste fald taber mødelederen troværdighed.

    

6. Når mødedeltagerne gør det uformelle til Gud. ’Behøver det at være så formelt, kan vi ikke bare tale om det?’ Hvis der ikke er gode rammer og formater for mødet og deltagernes bidrag, kan det nemt havne i en gang konsensussøgende eller yoyo-præget sniksnak uden mål.

    

7. Når man modtager mødeindkaldelsen aftenen før et morgenmøde, og der er fem vedhæftede filer. De fleste får dem ikke læst, og det gør de sådan set heller ikke, selv om der er længere tid til forberedelsen. I stedet kan man i mødeindkaldelsen fx skrive tre vigtige spørgsmål, som deltagerne kan sove på inden mødet. Dem skal de nok få læst og forholdt sig til, og så trækker man deres forskellige erfaringer og viden ind i drøftelsen på den måde.

Syv irriterende typer mødedeltagere

Brian Lystgaard Due er lektor ved Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab, Københavns Universitet, og har bl.a. forsket i møder. Han har spottet en række irriterende mødetyper – her er syv af dem:

• Online-junkien: Kend ham på de flakkende øjne og den dysfunktionelle adfærd.

  Han sidder med skærmen på computeren slået op. Eller også sidder han fuldt optaget af sin smartphone. Han er enormt bange for, at noget går hans næse forbi, mens han sidder til møderne. Han deltager ikke aktivt, fordi han lige skal læse den mail, der er kommet ind, eller fordi han skal holde øje med nyhedsstrømmen. For at få sådan én som ham med skal der device-fri møder til.

   

• Fedterøven: Kend ham på latteren, når chefen joker.

  Han sætter sig altid ved siden af eller over for chefen, så chefen kan se, hvor opmærksom og flittig han er. Men især for at kunne sende og modtage smil eller indforståede rynk med øjenbrynene, når de andre fejler. Han gør alt for at være indforstået med dem, der har magten.

   

• Stener-typen: Kend ham på den langstrakte, højlydte gaben og babygylpet på skulderen.

  Han sidder med et hult udtryk under hele mødet med hånden på kinden, for at hovedet ikke skal dratte ned. Han sover i virkeligheden bag facaden. Han responderer ikke på spørgsmål og bidrager ikke med nyt.

   

• Dommer-sjuften: Kend ham på den overdrevent afslappede stil.

  Han har siddet til tusindvis af møder. Han kender hver en krog af organisationen og kan få ting til at ske, fordi han kender de rigtige mennesker. Han har mistet enhver tro på, at der kan komme noget godt ud af møder. Han ved, at alle beslutninger alligevel bliver truffet ved kaffemaskinen bagefter. Han agerer dommer og bedømmer af, hvad der skal vedtages og ikke vedtages. Og imens sidder han tilbagelænet med hænderne bag hovedet.

   

• Fart-fanatikeren: Kend ham på Excel-arket.

  Han har for travlt og er for vigtig til ethvert møde. Tid er penge, og han elsker at regne ud, hvor dyrt et møde er i mandetimer – opstillet i Excel. Kreative løsninger og idéudvikling er spild af tid. Han kommunikerer arrogance, og han afskyr smalltalk og hyggesnak. Man hører ham ofte sige: ’Nu har vi jo ikke hele dagen, lad os nu komme videre.’

   

• Den mopsede: Kend ham på den kolossale nej-hat.

  Han er fjendtligt indstillet fra start. Han synes ikke, mødet er relevant, og han opfører sig, som om det er en sur pligt at være med. Han sidder og skuler og føler sig altid forurettet og misforstået. Han forholder sig negativt til alle forslag og har altid nej-hatten på.

   

• Facilitator-freaken: Kend ham på krammet.

  Han har gået på utallige procesleder- og facilitatorkurser. Anerkendelse er kodeordet i hans verden. Han har overdrevet fokus på form og meget lidt på indhold. Han læner sig forstående og med overdrevent åben kropsholdning frem mod de andre deltagere. God stemning og på med ja-hatten. Han kommunikerer engagement til det kvalmende. Til gengæld har han glemt alt om, at møder også handler om at skabe resultater. 

Manifest til dårlige møder

Mødeekspert og forfatter til bogen ’Mødeledelse’ Bo Krüger, Implement Consulting Group, kommer her med et ’manifest’ til dårlige møder:

• Lad alle møder starte og slutte klokken hel eller halv. Stort set alle organisationer har en indbygget systemfejl, som gør, at der næsten altid vil være nogle, der kommer for sent. Ledere bruger omkring halvdelen af deres tid på møder, og topledere går til møder hele tiden. Men de skal jo lige nå fra det ene møde til det andet, og de har også nogle biologiske behov, der skal dækkes. Derfor bør møder slutte fem eller ti minutter i hel eller halv.

   

• En mødeleder, der ikke træffer nogen beslutninger. Vi bliver allermest frustreret på møder, som vi ikke føler har flyttet noget.

   

• At springe pauserne over. Vi tror, at jo mere og jo længere vi arbejder, desto mere effektive er vi. Men hjerneforskning viser, at vi har brug for pauser – både for at lagre viden og for at få ny inspiration.

   

• At afvikle møderne på samme måde hver gang. En klassiker er, at vi går ind i et mødelokale og sætter os omkring et bord med en dagsorden foran os. Men når vi skal skabe løsninger på komplekse udfordringer, er vi nødt til at være kreative sammen, og det er altså svært, hvis formen er den samme som altid. Derfor er det godt, hvis du som mødeleder varierer mødeformen – det får deltagerne til at kunne holde fokus i længere tid.

   

• At lade alt foregå i plenum. Vi havner tit i bordrunden fra helvede, hvor alle siger noget efter tur. Men der er jo aldrig nogen, der husker, hvad de andre har sagt, for vi sidder hver især og tænker over, hvad vi selv skal sige. Og bagefter sidder vi og tænker: 'Hvorfor sagde jeg nu ikke det?' Når man laver videndelingsmøder, behøver alle måske ikke at få alt at vide. Derfor vil det ofte være en fordel at lade det foregå i nogle mindre grupper.

   

• Lad den eller de samme tale hele tiden. Så sidder vi en hel masse og tænker: ’Det er jo lige meget, om jeg er her,’ og så begynder vi at kigge på vores telefon.

   

• At vi altid sidder ned. Forskning viser, at mødet går over 30 procent hurtigere og at vi når det samme, hvis vi står op – og det skaber mere dynamik.