Stillezoner og privatliv er nøglen til at være produktiv

For de fleste er arbejdslivet lig med forstyrrelser: Ikonet for mailboksen blinker i bunden af skærmen, på den anden side af gangen sladrer to kollegaer hviskende, og så er der ham ovre i hjørnet, hvis telefon altid og meget insisterende bjæffer Indiana Jones-temamelodien.  

Sidste år viste nye tal, at over halvdelen af de ansatte i typiske djøf-brancher føler sig generet af støj på deres kontor.

Derfor giver det god mening at tænke i alternative måder at organisere kontoret på. Og netop det har et svensk feltstudie, der er afsluttet i år, gjort.

Forskerne har over en treårig periode fulgt 500 medarbejdere på en stor offentlig arbejdsplads. Projektet har undersøgt overgangen fra traditionelle kontorindretninger som enkeltmandskontorer eller åbne kontorlandskaber til det, de kalder aktivitetsbaserede kontorer. Det er en type flexkontor, hvor det er meningen, at man skal flytte rundt, efter hvad der passer til éns arbejdsopgaver. Man har typisk ikke noget fast skrivebord. Kontoret kan både være indrettet med et stort samtalerum, stillezoner og små rum til komplet fordybelse.

Studiet har haft en kontrolgruppe, som ikke har flyttet kontor, og så har de haft fire andre grupper, hvor medarbejderne er flyttet fra enten at have eget kontor eller at sidde i åbent kontorlandskab til et aktivitetsbaseret kontor.

Måske ikke overraskende viser studiet, at koncentrationskrævende arbejde bliver meget bedre, hvis det udføres i en stillezone i stedet for en zone, hvor der er mere samtale. Desuden fandt undersøgelsen, at en af de stærkeste faktorer i høj produktivitet er medarbejdernes følelse af privatliv. 

Forskerne bearbejder i øjeblikket dataene fra deres undersøgelse. Djøfbladet har talt med projektlederen for studiet, Helena Jahncke, der er ph.d. og lektor ved Akademin för hälsa och arbetsliv på Högskolan i Gävle.

Hvad ville I undersøge?

"Vi lavede et langt feltstudie, fordi vi ville undersøge effekterne af kontorindretning på ting som produktivitet, velfærd og fysisk aktivitet over en længere periode."

Hvordan undersøgte I det?

"Vi benyttede forskellige metoder. Medarbejderne skrev dagbøger, vi havde apparater påsat medarbejderne, der målte deres fysiske aktivitet, vi havde computerbaserede præstationstest og et stort spørgeskema. Vi optog desuden lyden i lokalet, så vi kunne kontrollere den lyd, de var udsat for i de forskellige miljøer."

Hvad fandt I ud af?

"En af de stærkeste faktorer, som relaterer sig til selvreguleret produktivitet, er medarbejdernes oplevelse af privatliv. Vi kunne også se, at hvor meget du bevæger dig, er relateret til din produktivitet. De mest produktive mennesker skifter mellem fire forskellige arbejdsstationer. Men det er vigtigt at sige, at det kommer an på, hvad éns opgave er. Man er mere produktiv, hvis man finder et arbejdsmiljø, som er tilpasset éns arbejdsopgave."

Hvilke andre faktorer lærte I noget om?

"Vi undersøgte også medarbejdernes præstationer og analyserede forskellen i præstation mellem medarbejdere, der arbejder i cellekontorer, åbne kontorlandskaber og aktivitetsbaserede kontorer. Det viste sig, at man var mest produktiv i cellekontorer, dernæst kommer aktivitetsbaserede kontorer og på sidstepladsen åbne kontorlandskaber."

Ud over en forandring i medarbejdernes præstation, opdagede I så andre tendenser?

"Det er interessant at se, at hvis du skifter fra et åbent kontorlandskab til et aktivitetsbaseret kontor, så er du mere tilfreds. Medarbejdere, der kommer fra cellekontorer, er mere utilfredse med at rykke til aktivitetsbaserede kontorer. I forhold til generelt helbred og fysiske symptomer som rygsmerter kunne vi ikke se nogen forskel fra at gå til et aktivitetsbaseret kontor. Men det er nødvendigt at være påpasselig. Det kræver måske et længere perspektiv."

Hvordan tog medarbejderne imod at skulle skifte kontor?

"Ofte er folk skeptiske over for forandringer. Men vi så, at de fleste er glade efter 12 måneder. Vi kunne dog se, at omkring halvdelen af medarbejderne havde en præference for cellekontorer. En meget vigtig ting at tage med er, at det er nødvendigt at vide, hvordan man arbejder bedst, og derfor finde de rette værktøjer til at hjælpe én med dette."

Kan man formulere en generel regel for kontorindretning?

"Man skal passe på med at sige, at én kontormodel er den rigtige. Det afhænger rigtig meget af den enkelte virksomhed. På arbejdspladsen, hvor vi foretog vores undersøgelse, var der mange forskellige måder at indrette det aktivitetsbaserede kontor på, og det afhænger virkelig af medarbejdernes opgaver."