Assistent i Asien gav bedre flow

I Aarhus driver Business Coach og antropolog Pernille Hjortkjær eget firma, hvor hun rådgiver små og mellemstore virksomheder om udvikling af virksomhedskultur og ledelse.

Tidligere havde Pernille Hjortkjær et kontor på en af Aarhus’ prominente adresser og flere medarbejdere, der mødte ind hver morgen. Men ud over at det var omkostningstungt, gik hele arbejdsgiver- og lønmodtagerkulturen også imod Pernille Hjortkjærs oprinde­lige idé om at være selvstændig i ordets bogstavelige forstand. Jo flere medarbejdere hun fik, desto mere mærkede hun båndene snære. Der kom flere administrationsopgaver på hendes skrivebord, og fornemmelsen af at gå fra at være en fri fugl til at have lidt stækkede vinger sneg sig ind på hende.

Derfor valgte hun at sadle om. Hun skar sin forretning ind til benet og ansatte i stedet danske virtuelle assistenter i Asien til at løse de opga­ver, som hun ikke selv prioriterede at bruge tid på.

”Jeg fik pludselig følelsen af et helt andet flow i mit arbejde, for når jeg havde givet en opgave videre og gik i seng, skete der alligevel en masse i løbet af natten. Jeg kunne også selv bestemme, hvor meget arbejde jeg ville uddelegere. Der var med andre ord masser af fleksi­bilitet, og jeg kunne skrue op og ned for løn og tid, fuldstændig som man skruer op og ned for en radio.”

Generationskløft, stil og tone

Men selvfølgelig var der også udfordringer. Faktisk en del, medgiver Pernille Hjortkjær – også selv om dem, hun arbejdede sammen med, altid var danskere.

”Det er helt afgørende, at den virtuel­le assistent forstår opgaven, og er det ikke tilfældet, kan det være svært at nå at sige stop, når man arbejder i to forskellige tidszoner. Det er alt andet lige en hel del nemmere, når man mødes ved kaffemaskinen eller kan holde et hurtigt møde på kontoret.”

Der ligger også en slags paradoks i, at man som virksomhedsleder skal kende arbejdsopgaver og procedurer ned i mindste detalje, før man giver dem fra sig, forklarer Pernille Hjortkjær:

”For jo bedre man kender opgaverne, desto sværere bliver det også at give dem fra sig og overlade ansvaret til en anden.”

Og noget var særligt vanskeligt:

”Ofte arbejder en virtuel assistent for flere forskellige virksomheder samtidig. Det betyder, at vedkommende skal være rigtig god til at sætte sig ind i den en­kelte virksomheds kultur, kundeskare og ikke mindst virksomhedens stil og tone – og det var desværre ikke altid det, jeg oplevede. Ganske ofte skulle jeg rette breve til kunderne, som de virtuelle assistenter havde skrevet, fordi tonen simpelthen blev en tand for frisk. Måske handler det i virkeligheden om en generationskløft: De virtuelle assistenter er typisk unge, og kunderne er ofte mere modne.”

Netop de virtuelle assistenters alder gjorde også, at Pernille Hjortkjær ikke umiddelbart overlod kundekontakten til dem.

”En del af mine kunder er hånd­værkere og landmænd, som i udgangs­punkt ikke er særligt IT-stærke.

Netop det var svært for de virtuelle assistenter at forstå, fordi de tilhører en generation, hvor IT-færdigheder ikke er noget, man sætter spørgsmålstegn ved – det er en selvfølgelighed.”   

Sekretæren kan lige så godt sidde på den anden side af kloden