28.4.2017
af
Tine Santesson
Foto: Jacob Nielsen
Hos IT-bureauet IIH Nordic slutter arbejdsugen allerede torsdag. Casper Radil er meget begejstret for sin fri-fredag, men til gengæld er han mere ’blæst’ efter fyraften de andre dage.
IIH Nordic har afprøvet en lang række metoder til at arbejde mere smart. Her er et lille udpluk af dem, firmaet er gået videre med, og som andre måske kan få glæde af.
Gå direkte i gang med arbejdet om morgenen, hvor de fleste arbejder mest effektivt – gem mails og møder til efter frokost.
Arbejd i intervaller: 25 minutters uforstyrret arbejde – ingen mails, ingen telefoner og andre afbrydelser – efterfulgt af fem minutters pause.
Lyt til koncentrationsmusik, mens du arbejder. Abonnér eventuelt på tjenesten Focus@Will, der har koncentrationsmusik i flere forskellige genrer.
Brug to eller tre skærme til computeren – det skulle ifølge forskning øge din effektivitet med op til 20 procent.
Hold korte møder – enten 20 minutter i stedet for en halv time eller 45 minutter i stedet for en time.
’Walk and talk’, når du holder én-til-én-møder. Det giver energi.
Klokken er 9.30 en mandag formiddag. Et host og klapren fra tastaturer er de eneste lyde på 1. sal i den newyorker-agtige industribygning på Islands Brygge i København. De 48 medarbejdere sidder i storrum – de fleste med hovedtelefoner på og gemt bag to-tre computerskærme. Hovedtelefonerne og skærmene er nogle af de mange tiltag, som IT- og marketingbureauet IIH Nordic har indført som en del af et stort effektiviseringsprojekt.
”Generelt er der mindre tale end før. Og lige nu har vi af gode grunde skåret fredagsmorgenmaden væk. Men det er det hele værd,” siger Casper Radil.
Han er sociolog og ansat som specialist i analytics-teknologier, digital infrastruktur og dataanalyse hos IIH Nordic.
Det hele startede for tre år siden på et strategiseminar. Her diskuterede medarbejdere og ledelse, hvordan de kunne gøre IIH Nordic til en bedre arbejdsplads. Og hurtigt opstod der bred enighed om, at på den gode arbejdsplads arbejder man kun fire dage om ugen.
Adm. direktør Henrik Stenmann og hans partner gik all in på idéen:
”Det skulle ikke dreje sig om effektiviseringer, der betyder, at man skal løbe stærkere og tale mindre sammen, for så bliver det hele for gråt og trist. Målet var og er, at vi udnytter de mange teknologier, der findes, og ændrer noget af vores adfærd.”
Lønnen skulle der ikke rokkes ved, men så skulle der altså arbejdes smartere, så de ansatte når det samme eller mere på kortere tid. I de forgangne tre år har IIH Nordic derfor indsamlet viden om, hvordan man arbejder mest effektivt, og hvordan man ved hjælp af ny teknologi kan spare tid. Medarbejderne afprøver stadig løbende en masse af disse metoder.
Casper Radil blev ansat efter strategiseminaret, og til ansættelsessamtalen fik han ikke noget at vide om, at firmaet arbejdede hen imod at komme ned på en firedages-arbejdsuge. Men da han hørte om det, var han meget begejstret.
”Det var ikke dét, der gjorde, at jeg søgte jobbet, for jeg vidste det jo ikke, men det er helt sikkert noget af det, der er med til at holde på mig – og også på mange af mine kollegaer, er min fornemmelse.”
For et år siden startede IIH Nordic med at holde én fredag fri om måneden, og fra den 1. februar har Casper Radil og hans kollegaer taget skridtet helt ud – nu er alle fredage fridage.
Casper bruger sin ekstra fridag til at skrive på sin erhvervs-ph.d. og til at træne med firmaets mountainbikehold. Han køber ind og laver lækker aftensmad til sin kæreste.
Men han og hans kollegaer har som nævnt forberedt sig i tre år, før de endelig kunne holde fredagen fri.
Når de sidder bag tre skærme med hovedtelefoner på, er det, fordi de hører særlig koncentrationsmusik, og fordi tre skærme skulle kunne øge produktiviteten med op til 20 procent. De kan fx have en mail åben på den ene skærm, en vedhæftet fil på den anden og et dokument på den tredje, hvor de skal klippe indhold ind fra både mail og fil.
De arbejder efter en såkaldt ’Pomodoro’-model, hvor de arbejder koncentreret i 25 minutters intervaller efterfulgt af fem minutters pause. De har en lille rød cykellygte siddende på skærmen, som de kan tænde for at sikre sig mod afbrydelser. På væggen hænger en storskærm, hvor alle kan følge med i, hvem der arbejder i ’Pomodoro’ og derfor ikke må forstyrres.
Via forskningen har de også fundet ud af, at de fleste arbejder mest effektivt først på dagen, fortæller Casper Radil. Det betyder, at det ugentlige morgenmøde er flyttet til om eftermiddagen, og det betyder også, at det er bedst at gemme mails og andre møder til senere på dagen og gå direkte i gang med opgaverne. Casper Radil kan dog ikke lade være med lige kort at tjekke Outlook, inden han går i gang med dagens første ’Pomodoro’-omgange.
Hver medarbejder har 10 minutters såkaldt ’learning day’ efter frokost, hvor de fx følger et videokursus eller læser i en fagbog. Casper Radil fordeler det over to dage, hvor han så bruger 20 minutter til at fordybe sig fagligt, mens han slår mave.
De mange nye måder at arbejde på og rygtet om en arbejdsplads med firedages-arbejdsuge har givet pote. Henrik Stenmann fortæller, at der kommer mange flere ansøgninger, og at virksomheden har sat omsætningsrekord det seneste kvartal og øget omsætningen med 20 procent.
Der er ingen tvivl om, at IIH Nordic vil blive ved med at afprøve og afsøge nye og bedre måder at arbejde på. Men ikke med helt samme hastighed som de seneste år, for det er måske nok gået lige vel hurtigt for nogle, siger Henrik Stenmann.
”Vi har på kort tid lavet mange flere forandringer, end de fleste virksomheder har gjort på 10 år. Og vi er blevet klogere på, hvor mange forandringer vi egentlig kan tåle som mennesker.”
Casper Radil er på arbejdet lidt længere tid mandag til torsdag – dog er der mange, som ikke har længere arbejdsdage end før, siger han.
”Jeg arbejder nok omkring en halv time mere i gennemsnit hver dag. Og på dage med seks-otte ’Pomodoros’ er jeg mere blæst, når jeg kommer hjem fra arbejde, end jeg var tidligere. Men igen – det er det værd i forhold til at kunne arbejde fire dage om ugen. Og hvis der kom en anden arbejdsgiver og tilbød mig 20 procent mere i løn, ville jeg sige nej tak, hvis det betød, at jeg skulle arbejde om fredagen igen.”
At Casper Radil har længere arbejdsdage nu, skyldes dog ofte, at han gerne tager et slag bordtennis eller to med en kollega i løbet af dagen for at blive klar i hovedet til en ny runde ’Pomodoros’.
Der er både bordtennis og bordfodbold til fri afbenyttelse af medarbejderne. Det er også ok at tage en løbetur midt på dagen, fortæller Casper Radil.
”Ingen kan arbejde koncentreret i otte timer. Men langt de fleste kunne sagtens få flere timers arbejde mere fra hånden om dagen, hvis de arbejdede effektivt. Det kræver dog en kulturændring i virksomheden, for du kan ikke gøre det alene. Alle skal være med på at skære det unødvendige væk.”
Henrik Stenmann siger, at det tager tid at få alle ombord.
”Det er for tidligt endnu at kunne konkludere den fulde effekt af en firedages-arbejdsuge. Men lad os se om et års tid, om den firedages-arbejdsuge er lykken. Jeg tror det.”
8.30-9.45: Tjekker mails og får styr på, hvad der er dagens primære arbejdsopgaver.
9.45-10.00: Morgen-stand-up-team-møde. Her siger man til, hvis man får brug for hjælp, så man ikke forstyrrer kollegaerne med det i løbet af dagen.
10:00-10.10: Bordtennis.
10.10-12.00: Outlook sættes på offline, telefonen ryger på lydløs, og høretelefonerne kommer på. Snupper tre-fire Pomodoro-sessions (én session består af 25 minutters koncentreret og uforstyrret arbejde efterfulgt af fem minutters pause).
12.00-12.30: Frokostpause.
12.30-12.50: Learning: Læser enten i fagbog eller følger et videokursus.
12.50-14.30: Interne eller eksterne møder.
14.30-14.40: Bordtennis.
14.40-16.40: Fire Pomodoro-sessions.
16:40-17.00: Læser og svarer på mails.
17.00: Fyraften. Tager ikke computeren med hjem. Arbejder meget sjældent om aftenen og endnu sjældnere i weekenden.
Om IIH Nordic
Virksomheden er et IT-marketingsbureau, som ejes af Steen Rasmussen og Henrik Stenmann. IIH Nordic hjælper virksomheder med at udnytte deres potentiale for forretning bedst muligt på nettet. Der er 48 medarbejdere i IIH Nordic.
DJØF ARRANGEMENTER OG KURSER
