Tag kontrol over din tid

Tidspres i jobbet kender de fleste til. Deadline for rapporten er lige om lidt, og bunken af mails i indbakken kræver svar.

Stress og jag er et vilkår for mange vidensmedarbejdere. En stor grad af fleksibilitet, selvledelse og et arbejdsliv med midlertidige samarbejdsrelationer belaster rytmen i vores arbejde. Det gør ikke problemet mindre, hvis man ikke ved, hvilke opgaver arbejdsdagen bringer, hvem man skal arbejde sammen med, eller hvornår man kan gå hjem.

Før var mennesket i højere grad bundet af døgnets rytme og naturens rytmiske kredsløb. Der var en rytmisk struktur for, hvornår man skulle lave hvad i løbet af dagen, ugen og året. I det moderne samfund er vi løsrevet fra den tidsstruktur, som naturen giver. Arbejdet er grænseløst, og i princippet kan vi være på fireogtyve syv.

Det kan have store konsekvenser for ens faglige udvikling, for i sidste ende er tidsnød en alvorlig barriere for læring og udvikling. Der er ikke plads eller overskud til at reflektere, afprøve nye veje eller skabe stabile forandringer, fastslår professor Helge Søndergaard Hvid fra Institut for Mennesker og Teknologi på RUC, Roskilde Universitet.

”Mangel på struktur gør arbejdet uforudsigeligt. Det kollegiale fællesskab tager stærkt skade, og man oplever tidspres og stress. Det betyder, at mulighederne for læring forringes, og det går ud over ens udvikling i jobbet,” siger han.

Sammen med seniorforsker Helle Holt fra VIVE – Det Nationale Forsknings- og Analysecenter for Velfærd – bidrager Helge Søndergaard Hvid med kapitlet ’Rytmer i et bæredygtigt arbejdsliv’ i bogen ’Organisatorisk dannelse’, som udkom på Aalborg Universitetsforlag ved årsskiftet. Her opsummeres konklusionerne fra forskningsprojektet ’Tidsmiljø i det grænseløse arbejde’, som bygger på i alt seks casestudier.

Gentagelsens lyksaligheder

Løsningen er ifølge Helge Søndergaard Hvid og Helle Holt at dele arbejdet op i såkaldt bæredygtige rytmer, for på den måde tager man kontrol over sin tid, struktureringen af arbejdet og dermed tidspresset. Det er nødvendigt at genindføre forudsigeligheden, for der skal i højere grad gentagelser og repetition ind i arbejdet.

”Når der er faste strukturer, og man ved, hvad der skal ske i løbet af dagen, bliver fællesskabet med kollegerne bedre. Vi får i højere grad snakket sammen, når vi er på arbejde samtidig. Bæredygtige rytmer reducerer arbejdsbelastningen og giver mulighed for at restituere og komme ovenpå igen efter travle perioder og i sidste ende fornyet energi til læring, fornyelse og forandring,” siger Helle Holt.

Bæredygtige rytmer i arbejdet er ligefrem afgørende for, at medarbejderne opfatter arbejdet som meningsfuldt. Det konkluderer professor Catherine Bailey ved University of Sussex og lektor Adrian Madden, University of Greenwich, i artiklen ‘Time reclaimed: temporality and the experience of meaningful work’, der for nylig er udgivet af SAGE Publishing.

Akademisk rutinearbejde

Igennem mange år har målet været at luge kedelige rutiner væk. Derfor kan det lyde som et paradoks, at der nu skal flere af dem ind i arbejdet. Ikke just noget for akademikere skulle man tro.

”Når man siger ordet rutine, ser man billedet af en industriarbejder ved et samlebånd for sig. Men det er ikke sådan, at gentagelser står i modsætning til kreativitet og innovation, snarere tværtimod. Også akademikere vil uden tvivl gerne have rytmer ind i arbejdet, fx klare aftaler om, hvem der har ansvar for hvilke opgaver, pauser på bestemte tidspunkter og fælles regler om, at man ikke tager arbejdet med hjem og svarer på mails i løbet af weekenden. På den måde er rutiner og gentagelser ikke noget, man vil opfatte negativt,” siger Helge Søndergaard Hvid.

Det mest centrale i at opnå bæredygtige rytmer er at have indflydelse på ens arbejde. Men mange ting står i vejen for det, ikke mindst selvledelse, mener professoren.

”Selvledelse betyder, at du er direktør for dit eget skrivebord. Du tilrettelægger selv arbejdstiden. Der er ikke nogen, der tjekker dig, men du skal nå forskellige mål og KPI’er, og IT-systemet fastlægger rammerne for, hvordan opgaverne skal løses. For at indfri forventningerne møder du ind tidligt, udskyder frokosten og prøver at klare problemerne ved at lave huskelister og arbejde ved computeren hele tiden. Og aktiviteter som mindfulness er svære at holde fast i, fordi man sidder alene. Man siger jo ikke nej til et møde på et tidspunkt, der ellers var sat af til meditation. En sådan arbejdssituation har man ikke meget indflydelse på, og man oplever tværtimod magtesløshed,” siger han.

Skab rytmer i fællesskab

Det findes ingen fiks og færdig skabelon for, hvordan man får skabt bæredygtige rytmer i arbejdet. Hvordan det gøres bedst, er forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads. Den enkelt arbejdsplads må finde sin egen måde at forbedre tidsmiljøet på, som passer til forholdene og bygger på allerede indarbejdede rutiner.

Som medarbejder er man selv med til at skabe rytmerne. Man kan gøre mere ud af at strukturere sin arbejdsdag ved at sætte tid af til fordybelse, pauser, tid til at læse e-mails osv. Men der er grænser for, hvor frit man kan tilrettelægge det. Ens rytmer skal indgå i samspil med resten af organisationen, for ellers bliver det svært at undgå at blive forstyrret, mens man sidder og er fordybet i arbejdet, og man risikerer at skulle holde pauserne alene. Og omvendt må ens rytmer ikke skabe flaskehalse.

”Djøfere har altid elsket at have indflydelse på arbejdstiden. Men udfordringen er at skabe sin egen rytme, så den ikke blokerer for, at andre kan udføre deres arbejde. Det nytter ikke, hvis man forsinker hinanden, så det er nødvendigt at gøre det i fællesskab med kollegerne. Her hos VIVE har vi fx i fællesskab indført en fordybelsesuge, hvor vi ikke besvarer telefonopkald eller mail for at undgå at blive forstyrret,” fortæller Helle Holt.

Hurtig og langsom tid

Rytmer i arbejdet skal indeholde både formelt og uformelt samvær. Et godt råd ifølge forskerne er at skelne mellem hurtig og langsom tid. Den hurtige tid er præget af her og nu-opgaver, der kræver en stillingtagen og hurtig reaktion, mens den langsomme tid er de perioder, hvor man fordyber sig i arbejdet. Det handler også om at sætte tid af til udveksling af informationer. Og man kan med fordel afgrænse den hurtige tid, så man får færre afbrydelser i arbejdet. Derved bliver den faglige fordybelse ikke kun ad hoc og tilfældig.

At veksle mellem hurtige og længerevarende og mellem lette og svære opgaver giver en mere harmonisk arbejdsdag. Hverken problemet med tidsnød og arbejdspres eller kravet om læring og fornyelse tegner til at blive mindre fremover. Og ifølge Helge Søndergaard Hvid bliver det simpelthen mere nødvendigt at få rytmer i arbejdslivet.

”Ja, rytmer bliver nødvendigt. At sikre fælles tidsstrukturer bliver et omdrejningspunkt for enhver organisation, fordi det er forudsætningen for udvikling og læring. Hele den måde, som vi forstår autonomi på, må vi genopfinde,” konkluderer arbejdslivsforskeren, der har flere forskningsprojekter i støbeskeen inden for dette emne.

Fem råd til bedre arbejdsrytmer:

1. Skab opmærksomhed om tidsmiljøets rytmer. Alle er med til at skabe de rytmer, som de indgår i. Det kan indgå som en del af vurderingen af det psykiske arbejdsmiljø.
2. Gør noget ved arbejdsintensiteten. En høj arbejdsintensitet er en belastning og en barriere for at skabe bæredygtige rytmer. Skær opgaver væk, lad være med at tage nye opgaver ind eller ansæt nogle flere medarbejdere.
3. Træf aftaler. Aftal formelt, hvem der er hovedansvarlig for forskellige opgaver. Formuler en e-mail politik, der gør det legitimt, at man ikke besvarer sine mails om aftenen eller i weekenden. Få uformelle aftaler om fælles pauser, kageordninger og motion. Udpeg en gate-keeper, der kan sortere i henvendelser, information og tilbud udefra.
4. Tilbyd værktøjer. For den enkelte medarbejder er der god fornuft i at blive bedre til at planlægge sin tid og leve i nuet, fx ved at praktisere mindfulness. Men de individuelle løsninger bør sættes ind i en kollektiv ramme og kombineres med en fælles indsats for at opnå bæredygtige rytmer i arbejdet.
5. Sæt grænser for fleksibiliteten. Igennem årene er arbejdstiden blevet mere fleksibel efter ønske fra både arbejdsgivere og arbejdstagere. Men det er ikke uproblematisk. Når arbejdstiden individualiseres, går det ud over arbejdsdagens fælles rytmer.

Tidsmiljøets trekant

Arbejdslivets rytmer kan beskrives med en trekant. Bæredygtige rytmer opstår af en syntese mellem trekantens – hver især negative – poler ’Repetition’ og ’Diskontinuitet’.

Repetition: I denne pol er arbejdet styret af repetition og gentagelser. Medarbejderne har lille mulighed for at påvirke arbejdets rytmer.

Diskontinuitet: Arbejdet karakteriseres ved at være uforudsigeligt. Også her har medarbejderne ringe mulighed for at påvirke arbejdets rytmer.

Bæredygtige rytmer: Denne pol er karakteriseret ved forudsigelige mønstre. Bæredygtige rytmer er en syntese mellem repetition og diskontinuitet. Gentagelse gør det muligt, at medarbejderne enkeltvis og sammen kan skabe forandring, fordi det forudsigelige frigiver ressourcer. Medarbejderne har mulighed for at påvirke de rytmer, de indgår i - ikke på trods af repetitionen, men nærmere på grund af repetitionen.