Sekretæren sidder på den anden side af kloden

Fast grund under fødderne eller luft under vingerne?

Det spørgsmål stillede Michelle Rødgaard-Jessen sig selv i 2014, da hun stod med sit eksamensbevis fra CBS i hånden. Hun valgte at springe direkte ud i eventyret som iværksætter.

’Virtual assistant’ stod der dengang på visitkortet, fordi hun syntes, at netop den titel passede til hendes profil og de online-ydelser, som hun kunne tilbyde sine kunder. Men flere danske kunder misforstod begrebet og forbandt titlen med sekretærer på Filippinerne eller i Østeuropa. I dag vælger Michelle Rødgaard-Jessen hellere at kalde sig for fleksibel marketingmedarbejder, digital nomade – eller helt enkelt WorkHero, som også er navnet på hendes virksomhed.

Arbejdsmarkedet i en ny optik

Vejen er gået over Barcelona og Beijing, og frem til sommer er basen Kuala Lumpur, hvor Michelle Rødgaard-Jessen bor med kæresten. WorkHero har vokset sig større og har i dag to små satellitter i København og Santiago. De er nu tre ansatte, som lever af at sælge specialiseret viden om online-markedsføring.

Kunderne er typisk selvstændige og mindre virksomheder, som enten ikke ønsker eller endnu ikke har råd til at ansætte faste medarbejdere med de udgifter og det ansvar, som følger med. De vil bare gerne have hjælp til at booste deres digitale brand og udelukkende betale for de effektive arbejdstimer. Men det kræver øvelse og tilvænning, også for kunderne, at se arbejdsmarkedet i en ny optik.

”I begyndelsen spurgte de, om vi skulle mødes, og de reagerede lidt tøvende, når jeg fortalte dem, at det ikke var muligt, fordi jeg sidder i Asien. Men når de oplever, hvor produktive og effektive Skype-møder kan være, og hvor lidt kaffe der bliver hentet og drukket undervejs, forsvinder deres skepsis ret hurtigt,” fortæller Michelle Rødgaard-Jessen.

Frihed er alfa og omega

I dag fortryder hun ikke ét sekund, at hun valgte livet som selvstændig i stedet for den mere oplagte karrierevej i en større dansk eller international virksomhed. Hun elsker at rejse, opleve nye steder og kulturer og lære nye sprog – og endda at kunne kombinere det med et job fuld af fleksibilitet og frihed, hvor hun udvikler sig med opgaverne:

”Jeg er lige nu i stand til at designe mit eget arbejdsliv, præge min egen hverdag og min egen læringsproces. Det giver en høj grad af personlig tilfredsstillelse.”

Egentlig er Michelle Rødgaard-Jessen vel et typisk produkt af sin tid og sin generation – den såkaldte Millenium-generation. De har ry for at have et anderledes og mere krævende syn på, hvad det gode arbejdsliv skal rumme, og de stiller typisk høje krav til arbejdsmarkedet nu – og vil også gøre det i fremtiden. De er fostret op med selvtillid og i en verden, der byder på langt flere muligheder end begrænsninger.

”De fleste unge, jeg kender, ønsker at have størst mulig indflydelse på deres eget arbejdsliv, og globalt set kan man nærmest tale om en trend, når det handler om at ’skabe sig selv’ og sin egen individuelle profil. Skeler man til USA, hvor det hele går lidt hurtigere end i Danmark, boomer freelance-økonomierne lige nu,” siger Michelle Rødgaard-Jessen.

Hun forstår ikke helt, hvorfor Millenium-generationen tit bliver skudt i skoene, at den er doven, uambitiøs og ikke kan finde ud af at tilpasse sig.

”Det kan godt være, at vi ikke passer ind i de etablerede rammer – men det er absolut ikke, fordi vi ikke er ambitiøse. Tværtimod. Vi vil bare gerne bryde rammerne, som for os måske af og til kan virke mest som begrænsninger.”

Chef for 50 assistenter

Et andet sted i Asien, nemlig i byen Davao på den filippinske ø Mindanao, sidder 32-årige Mads Singers. Hans rødder stak egentlig temmelig dybt i den østjyske muld, men han kappede dem allerede, da han var 18 år og fuld af udlængsel.

Efter seks års IT-boom i Irland og en næsten lige så lang karriere hos IBM i Irland og Skotland rejste han i 2014 videre til Filippinerne. Med i bagagen havde han en idé, der var opstået flere år tidligere. Dengang løb han så stærkt i sit job i IBM, at han for egen løn valgte at ansætte en virtuel assistent på Filippinerne til at tage toppen af presset i hans 80 timer lange arbejdsuge.

I dag er Mads Singers ejer af virksomheden Aristo Sourcing, som beskæftiger 50 filippinske virtuelle assistenter. Her løser medarbejderne opgaver for vestlige virksomheder online: Primært sekretæropgaver som booking af hoteller og flybilletter og basal bogføring som fx rejseafregninger – men også udarbejdelse af tilbud til sælgere.

Ofte er de virtuelle assistenter i et egentligt medarbejderforhold hos kunden og har ikke andre opgaver samtidig. Kunderne er overvejende placeret i engelsktalende lande, Tyskland og Holland – men også mindre danske virksomheder bliver mere nysgerrige på at flytte administrative funktioner til Asien, selv om kulturen i Danmark ifølge Mads Singers stadig er lidt tøvende og tilbageholdende.

Brug for krystalklare retningslinjer

Fordommene er nemlig adskillige, og det samme er forestillingerne om, hvad der kan gå galt. Frygten er overdrevet, mener Mads Singers, men han medgiver, at de kulturelle forskelle og de misforståelser, de kan føre til, ikke er helt uden hold i virkeligheden og kan være et springende punkt for danske virksomheder.

Derfor har Mads Singers valgt at være en slags buffer mellem virksomhederne i Vesten og medarbejderne i Aristo Sourcing.

”Den største udfordring – og det, jeg bruger mest tid på – er faktisk at afstemme forventninger. Den vestlige virksomhedsejer spørger typisk, hvorfor det tager en filippiner et kvarter at løse en opgave, som en englænder eller en dansker kan løse på syv minutter. Svaret er enkelt: En filippiner har ikke samme rutine og heller ikke samme veludviklede kritiske sans. I Asien er der mere ’kæft, trit og retning’ – man gør, hvad man får besked på, hverken mere eller mindre. I Danmark leverer medarbejderen modsat ofte lidt mere, end chefen beder om,” forklarer Mads Singers og understreger derfor vigtigheden af, at man sørger for at have krystalklare retningslinjer og knivskarpe processer, procedurer og strukturer for alle opgaver, som man beder en virtuel assistent om at løse:

”Det nytter ikke noget, at det hele sidder i éns eget hoved. For beder man en filippiner om at løse impulsive opgaver, vil effektiviteten være markant mindre. Og hvis man skal bruge en stor mængde tid på at forklare de enkelte opgaver, kan man lige så godt selv løse dem.”

En verden under forandring

Virtuelle assistenter tusindvis af kilometer væk fra hovedkontoret er et godt eksempel på den ’disruption’ – det opbrud af det eksisterende arbejdsmarked – der hastigt er i gang med at ændre forretningsvilkårene i Vesten. Robotter og apps gør med­arbejdere og deres funktioner over­flødige, og gratisaviser, delebiler og netbaserede ejendomsmæglere truer etablerede forretninger. Verden er under hastig forandring. Nævner man ordet ’disruption’ for Mads Singers, mener han absolut ikke, at det ude­lukkende har en negativ indflydelse på arbejdsmarkedet:

”I Danmark synes det negative syn på ’disruption’ at være dominerende, og der er gået rigtigt meget politik i det. De fleste danske medarbejdere kan sagtens, hvis de har været i en virksomhed eller en branche i lang tid, omskoles eller efteruddannes til at løse andre funktioner. Og at en virk­somhed flytter funktioner til Asien, behøver ikke nødvendigvis at betyde afskedigelser.”

Mads Singers påpeger, at en udflyt­ning af funktioner kan hjælpe små og mellemstore virksomheder med at udvikle sig, fordi de får tilført nye res­sourcer. Dertil kommer, at virksomhederne ofte ikke har det store valg.

”Når konkurrenterne outsourcer til nye markeder, er de nødt til at følge med for at være konkurrencedygtige. Og både virksomheder og medarbejdere er nødt til at tilpasse sig fremtidens nye og ændrede arbejdsmarked.”

Assistent i Asien gav bedre flow