Giv mere konstruktiv feedback

Vi bruger begrebet i flæng. Alligevel har vi en meget forskellig forståelse af, hvad det reelt går ud på. Men skåret ind til benet handler feedback om at gøre os selv og hinanden bedre, om hele tiden at kalibrere og optimere de små detaljer, mener Peter Hjermind, partner i konsulentvirksomheden Learning Design.

For en organisation i en konkurrence­betonet verden er feedback afgørende. Men ofte er den ”feedback”, vi giver og får, slet ikke feedback. Den er snarere en evaluering. Andre gange måske en vurdering eller en tilbagemelding. Eller den er måske en debriefing, et råd eller en mening.

”Jeg kalder dem feedbackens fætre og kusiner. Det er en masse begreber, som kan lidt det samme og på nogle punkter overlapper. Men hvis de står alene, er det ikke feedback,” forklarer Peter Hjermind.

Tal for dig selv

Den konstruktive feedback har fem karakteristika, som er med til at gøre den til et særdeles givtigt redskab, der burde ligge i enhver medarbejders og leders værktøjskasse. Først og fremmest udspringer den af en positiv intention og et ønske om, at du vil hjælpe mig, os og samtidig dig selv. Der ligger altid en god hensigt bag.

Den er også formuleret konstruktivt – uden negativt ladede ord, som for­plumrer dit budskab. Den skal konkret beskrive, hvad du har observeret, og hvordan situationen påvirkede dig. Og du skal altid give den på egne vegne og ikke på andres. Udlad at sige, at der også er ”adskillige oppe på gangen, der synes det samme”. Eller at ”der er nogle af dine kolleger, der siger…”. Andre må selv sige, hvad de har på hjerte. Du skal holde dig til, hvad du selv oplever og mener.

Dernæst skal din feedback tilpasses til den person, der skal have den. Én personprofil modtager bedst feedback på én måde – en anden skal have nøjagtig samme budskab serveret helt anderledes. Kunsten er at finde den bølgelængde, hvor dit budskab går bedst igennem. Som med al anden kommunikation er det ikke nødvendigvis nemt. Det kræver både opmærksomhed og træning.

Konkret og fremadrettet

Timingen er også af afgørende betyd­ning. Du kan ikke komme efter to år og give feedback. Der er løbet for meget vand i åen siden, detaljerne har fortonet sig, og den er blevet svær at lære af.

Omvendt er det heller ikke altid rigtigt at give feedbacken i situationen eller umiddelbart efter. Du er næppe særlig modtagelig for feedback lige efter mødet, hvor du rodede nogle tal sammen og er frustreret. Kunsten er at finde det tidspunkt, der er rigtigt for både modtager og giver.

Endelig er feedback ikke feedback – eller konstruktiv - uden et fremadrettet element, påpeger Hjermind.

”Det er ikke nok med en konstatering af, at du rodede rundt i tallene. Vi skal også se på, hvad næste skridt er. Hvad er det, du kan gøre i stedet for? Hvad fortsætter vi med herfra? Hvis jeg kommer og siger, at du lavede en supergod præsentation, er det mest bare ros. Det fortæller ikke dig, hvad det er, du skal fortsætte med at gøre. Så feedbacken skal helt konkret fortælle, hvad der var godt, og hvordan successen kan gentages.”

Fokusér på det positive

Den gængse opfattelse mange steder er, at feedback er noget, man får, når man har lavet en fejl, er Peter Hjerminds erfaring. At no news is good news. Det vil han gerne have lavet om.

I det hele taget ser han hellere, at feedback fokuserer langt mere – gerne udelukkende – på det positive og det, der virker, frem for det negative – det, der gik galt. 

”Jeg behøver ikke at få at vide, hvad jeg ikke gjorde godt nok, hvis jeg får at vide, hvad der var godt, og hvad jeg skal gøre mere af. Så prioriterer jeg at gøre mere af det gode næste gang. Og skruer vi op for det, der virker, vil vi samtidig helt automatisk skrue ned for det, der ikke virker. I de fleste tilfælde behøver vi faktisk slet ikke at nævne det, der ikke var så godt.”

Det vil gøre feedback til en positiv oplevelse i stedet for noget, vi bliver nervøse over at skulle have, når chefen kalder os ind på kontoret. Det vil blive noget, vi ligefrem efterspørger. For hvem vil ikke gerne vide, hvad man gør godt? Og hvem vil ikke gerne gøre mere af det, der virker?

Feedback er en gave

Det er muligt for enhver organisation at styrke sin feedbackkultur, er Peter Hjermind overbevist om. Og han lover, at der er gode ting i vente ved at gøre det.

”Du kan som medarbejder ikke gå på arbejde en hel uge, uden at der er flere situationer, der kalder på feedback fra dig. Det behøver ikke at være store ting. Det kan være noget, vi egentlig tager for givet og normalt ikke rigtig får sagt. Men det giver en saltvandsindsprøjtning, både at høre det og at få det sagt.”

Så vær rundhåndet med din feedback. Men vær samtidig indstillet på, at dine guldkorn ikke altid bliver modtaget, som du selv synes, de fortjener. Det er et vilkår, du må lære at leve med.

”Billedligt talt kan man betragte feedback som en gave, som enhver kan vælge at åbne eller lade være. Det er op til dig som modtager, hvad du vil gøre med den feedback, du får,” understreger Peter Hjermind.

”Det er en præmis, man skal være indstillet på som giver.”

Ligeledes er det en kunst at blive en god modtager af feedback. Særligt, når du indimellem står over for en kollega, der måske serverer sin feedback til dig lidt skævt eller på et upassende tidspunkt. Undlad i den situation så vidt muligt at tage formidlingen ilde op.

”Lyt til den positive intention bag feedbacken. Også selvom den er kluntet formuleret og ikke helt er tilpasset til dig som person. Hvis du igennem al larmen stadig kan høre, at din kollega faktisk gerne vil hjælpe og gerne vil have, at du eller I lykkes, så glem det andet. Ignorér skønhedsfejlene og tag budskabet med dig videre.”  

5 pejlemærker for god feedback

1. Positiv intention
Som afsender har du et oprigtigt ønske om at hjælpe dig, mig og os.

2. Formuleret konstruktivt
Gør dit budskab klart, så det ikke drukner i indpakningen.

3. Tilpasset modtageren
Afstem din feed-back efter modtagerens personlighedstype.

4. Timet korrekt
Giv din feedback, når det er relevant, og når tidspunktet er rigtigt for jer begge.

5. Fremadrettet
Vær positiv og konkret og kom med forslag til næste skridt. 

Kilde: Peter Hjermind, Learningdesign.dk