Pas på arbejdsmails i fritiden

Hvor tit tjekker du arbejdsmails i fritiden, selvom det ikke er nødvendigt. Hvor tit om aftenen? I weekenden? I ferien?

Det spørgsmål bør du stille dig selv, lyder det fra eksperterne.

Kim Steen Nielsen, cand.jur., Master i Positiv Psykologi fra Aarhus Universitet og ejer af rådgivningsfirmaet Corporate Care, siger:

”Hvis du kan tage dig selv i, at nu tjekker du igen arbejdsmails søndag formiddag, uden du har truffet et bevidst valg om det, og hvis du altid skal have din tændte mobil inden for rækkevide i fritiden, så er det symp­tomer på et problem.”

For så styrer mailen – og ikke du selv – din opmærksomhed, siger han.

”Du lader dig afbryde i fordybelsen eller nærværet med fx dine børn. 
Nærvær er det vigtigste, du kan give
til ­andre, specielt til børn.”

Derfor skal vi tage forstyrrelserne
og afbrydelserne alvorligt.

”Vi bliver kaldt HD-generationen. ­Heads Down mod skærmen og dermed opmærksomheden væk fra det virkelige liv lige her og nu.”

Uproduktivt for både dig og din arbejdsgiver

Søren Bjerregaard Kjær fra Djøfs ­Karriereudvikling understreger, at ­mange djøfere har et job, hvor det er nødvendigt for dem at kunne se og svare på mails uden for normal arbejdstid. I hvert fald i perioder og ved bestemte opgaver.

For andre ­handler det om frihed i arbejdet og en fleksibilitet, som vi ikke vil leve uden.

”For dem er adgangen til mailen uden for arbejdstid en nødvendighed eller et gode,” siger han og påpeger, at næsten to ud af tre djøfere siger i Djøfs seneste arbejdslivsunder­søgelse fra 2014, at de har en god ­balance mellem arbejdsliv og fritid.

Problemet med arbejdsmails er, hvis man gør det til en ubevidst ­vane at tjekke dem, også når det ikke er ­nødvendigt af hensyn til opgaverne ­eller ens personlige fleksibilitet, ­understreger Søren Bjerregaard Kjær.

”Du åbner mailen, som du ­alligevel ikke kan eller skal gøre noget ved, ­læser den og markerer den som ’ulæst’, så du husker den mandag morgen. Hvilket er totalt spild af tid,” siger han.

”Det er uproduktivt både for dig selv og din arbejdsgiver.”

Din hjerne får ikke renset ram'en

Hvad værre er, at det ødelægger den ro, du har brug for i fritiden, siger Kim Steen Nielsen.

”Hvile og ro er det, som det moderne menneske er i allerstørst underskud af.”

Du får kastet dit arbejde lige op i hovedet i din fritid, hvad der ofte kan bringe følelser, bekymringer og adrenalin med sig, påpeger han.

”Du ser fx, der er et problem i ­næste uge, men du kan ikke handle på det nu. Du er magtesløs. Det er mere stressende, end hvis du venter med at ­åbne mailen til i morgen på jobbet. Så kan den ligge dér i baghovedet og ­forstyrre.”

Søren Bjerregaard Kjær er enig i, at ­e-mails i fritiden ikke må tage overhånd.

”Så får din hjerne ikke den regeneration, den skal have for at møde med frisk og ’ren ram’ mandag morgen. I det lange løb tærer det, så du møder træt op. Det er det rene kviksand for nogle. Du er sådan set slået ind på en vej, der kan føre til udbrændthed.”

Kim Steen Nielsen opfordrer:

”Stop op lige i det sekund, du uden at tænke over det griber telefonen! Hvorfor gør du det, og er det nødvendigt at se på dén mail?”

Lad være med at svare

Cand.scient.pol. Trine-Maria ­Kristensen, der rådgiver virksomheder om brug af ­sociale medier, er på grund af sit job stor­forbruger af både sociale medier og mails.

Hun har installeret diverse programmer på sine computere, som lukker ned for mail og sociale medier i visse ­perioder.

”Men det handler også om selvdisciplin. Hvis man har besluttet sig for at lade være, så lader man også være!”

Til gengæld må man starte småt, for man har ikke et stort overskudslager af selvdisciplin. Man må rationere det. ­Ellers ender det bare i ny stress.

”Hvis du er vant til at tjekke arbejdsmailen otte gange hver aften, er det ­urealistisk at beslutte at gå ned til nul. Beslut fx at du ikke gør det mandag ­eller onsdag aften og se så, om der sker noget med din ro og dit nærvær.”

Man skal selv afstå fra at bidrage til at køre mail-spiralen op, understreger hun.

”Start med dig selv, især hvis du er leder. Lad være med at sende de mails om aftenen. Og lad være med at ­svare på dem du får, hvis der ikke står ­meterhøje flammer ud af en sag. Hvis du svarer, fremmer du en kultur, hvor I sidder og mailer til hinanden kl. fem minutter i sengetid.”

Når chefen går forrest med at 
forstyrre din fritid

Ifølge den seneste arbejdslivsundersøgelse blandt djøferne er næsten halvdelen af djøferne (48 pct.) enige eller helt enige i, at deres arbejdsgiver ­forventer, at de står til rådighed uden for ­arbejdstid.

Og i en undersøgelse af djøfernes psykiske arbejdsmiljø tilbage i 2012, ­siger næsten hver femte (18 pct.), at de i nogen eller høj grad bliver ­kontaktet af chefen uden for normal arbejdstid, og hvor de samtidig oplever en forventning om, at de reagerer med det ­samme.

”Det er et ledelsesansvar at ­være opmærksom på, at det ikke tager overhånd,” understreger Søren ­Bjerregaard Kjær.

I Frankrig har fagforeningerne for ­ansatte i IT- og konsulentvirksomheder som Google og Deloitte lavet en aftale med arbejdsgiverne om, at forbindelsen til medarbejdernes kommunikationsværktøjer skal afbrydes, når folk går hjem.

Men det er ikke vejen frem, mener Søren Bjerregaard Kjær.

”Rigtig mange djøfere vil sige, at rigide regler aldrig vil fungere for dem.”

Til gengæld skal ledelser og chefer melde klart ud omkring deres forventninger til, hvornår man skal stå til rådighed på mailen, og hvornår man ikke skal, fastslår han.

”Hvis chefer bare sender mails ud om aftenen i den tro, at dem behøver medarbejderne jo ikke svare på før næste dag, så er den gal med kulturen. Der bliver lagt et forventningspres ned over folk.”

Meld også dine egne personlige grænser ud til din chef og kolleger, ­opfordrer Kim Steen Nielsen.

”Sådan en melding er ofte meget ­mere accepteret, end du tror.”