For de fleste djøfere er det helt centralt at kunne koncentrere sig om arbejdet. En af de velkendte forhindringer er de mange e-mails fra kolleger, kunder og samarbejdspartnere, der hen over arbejdsdagen strømmer ind i indbakken.
Det er dog hverken antallet af e-mails eller mængden af tiden, man bruger på at læse og besvare mails, der i sig selv er et problem. Det pointerer psykologerne Kostadin Kushlev og Elizabeth W. Dunn i en netop udgivet forskningsartikel om sammenhængen mellem e-mails og stress.
Derimod har det en betydning, hvor ofte man tjekker sin indbakke, viser et eksperiment, som Kushlev og Dunn har gennemført.
De to forskere delte deres forsøgspersoner op i to grupper, der på skift havde én uge, hvor de måtte tjekke mail, som de havde lyst til, og én uge med den begrænsning, at de maksimalt måtte kigge på indbakken tre gange dagligt.
Hver dag svarede de på en række spørgsmål om deres velbefindende, og effekten af at tjekke mail sjældnere var klar: Deltagernes stressniveau var signifikant lavere i den uge, hvor de var underlagt begrænsningerne.
Kushlev og Dunns forsøg viste imidlertid også, hvor svært det kan være at ændre folks måde at bruge deres indbakke på.
”De fleste deltagere i undersøgelsen fandt det ret vanskeligt kun at tjekke deres mail nogle få gange dagligt,” siger Kostadin Kushlev til University of British Columbias hjemmeside.
I ugen uden begrænsninger besøgte deltagerne i snit deres indbakker 13 gange hver dag. Det blev til knap fem gange dagligt i den anden uge. Det viser, at selvdisciplinen er under pres, forklarer Kushlev.
”Folk har svært ved at modstå fristelsen til at tjekke e-mail, selv om det mindsker deres stressniveau at modstå den fristelse.”
Lektor Anette Grønning fra SDU har forsket i e-mails siden 2003, og resultaterne overrasker hende ikke. Hun er ikke selv stressforsker og stiller aldrig spørgsmål om stress, når hun interviewer folk om e-mails. Ikke desto mindre tager mange selv emnet op under interviewene.
”Der er helt sikkert folk, som bliver stressede af at sidde med hovedet inde i deres indbakke. Det er der næppe tvivl om. Men man kan også vende det om og spørge, om ikke nogle mennesker ville blive stressede, hvis de ikke kunne komme til deres indbakke,” siger hun.
For mange af os er indbakken nemlig et afgørende fikspunkt i hverdagen. Den er et personligt arkiv over sager, aftaler og kontakter, ligesom mange også har opgavesystemer, hvor de bruger indbakken til at planlægge arbejdsdagene og opgaveløsningen. Det kan gøre det vanskeligt at opstille begrænsninger for, hvor ofte folk tjekker deres indbakker.
”Derudover er der også et element af, at man ikke vil gå glip af noget. Folk siger tit, at det er irriterende med alle de mails, de får, men det er også en måde at overspringshandle på, inden man går i gang med opgaver, der kræver fordybelse,” siger Anette Grønning.
Kushlev og Dunn påpeger i deres artikel, at effekten af at begrænse folks besøg i indbakken formentlig vil kunne få en noget bredere gennemslagskraft, hvis man indfører regler i hele organisationen frem for at gøre det individuelt som i forsøget.
Stadig flere firmaer har en e-mailpolitik, men det er ingen garanti for, at der sker ændringer. Det er chefer og medarbejderes reelle adfærd, der er afgørende, understreger Anette Grønning.
”Man kan lave politikker for alt muligt, men hvis man alligevel ikke tager dem alvorligt, og hvis der ikke er opbakning oppefra, virker det ikke,” siger hun.
I 2009 gennemførte Anette Grønning et forskningsprojekt i en virksomhed, hvor hun kortlagde, hvordan medarbejderne brugte e-mails, og hvilke vaner og kulturer der herskede. I forlængelse af projektet formulerede hun en række gode råd om fx at skrue ned for interne mails, skrive færre cc-mails og aftale specifikke tidsrum til at læse og skrive mails.
”Her fem år senere er det de samme ting, vi snakker om. Vi er ikke kommet en meter længere. Det er tankevækkende,” siger hun.
Ledige stillinger