Virtuelle møder mangler nærvær

Sidder din nærmeste kollega i Kina? Skal virksomhedens kunderelation i USA have lidt ekstra opmærksomhed? Eller skal du coache en medarbejder i Indien?

Det virtuelle samarbejde bliver på godt og ondt dagligdag for flere og flere af os i takt med de teknologiske muligheder. Øget international samhandel gør, at vi oftere må ty til videomøder, fordi der er brug for at tale med samarbejdsrelationer forskellige steder på kloden på samme tid. Vi har travlt, og vi vil gerne spare både rejsetid og penge. Men virtuelle møder mangler nærvær, og det går ud over samarbejdet. Danske virksomheder overser vigtigheden af det virtuelle møde som kommunikationsform, mener Mie Femø Nielsen, professor ved Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab på Københavns Universitet.

”Det er en fremmed og anderledes måde at tale sammen og interagere på. Når dem, man mødes med, sidder i et andet lokale, går meget tabt,” siger hun.

Distanceret mødeform

En af de store ulemper ved at mødes virtuelt er, at det er meget sværere at se hinandens kropssprog og mimik. Det er ikke muligt at have øjenkontakt, når man skal kigge henholdsvis på skærmen og ind i kameraet.

”Øjenkontakt er meget fundamentalt.
Vi bruger vores blik til at finde ud af, om de andre er helt med, og hvis tur det er til at sige noget. Uden øjenkontakt virker det lidt distanceret og ikke særligt nærværende,” siger Mie Femø Nielsen.

Gængse ting som at række en kop kaffe eller mærke på noget er af gode grunde umuligt. Det er ofte vanskeligt at se flere af mødedeltagerne ad gangen. Og når der er flere med på mødet, opleves det ofte som en grå masse, man taler med. I mødelokaler med fastmonteret udstyr sidder man typisk langt fra videoskærmen. Og små skærme er en modspiller i det virtuelle samarbejde. Kommunikationen besværlig-gøres også tit, fordi teknikken driller. Der er ingen forbindelse, lyden falder ud undervejs, eller der er forsinkelse på lyden. Ifølge kommunikationsforskeren skal vi derfor ikke se virtuelle møder som det, vi normalt forstå ved møder. Vi er nødt til at gå til det på en anden måde for at få det til at fungere.

Videomøder kræver træning

Noget af den tid, medarbejderne sparer på at holde mødet virtuelt i stedet for at rejse ud, bør investeres i at gøre mødet bedre og få skabt en nærværende interaktion. 
De skal sætte tid af til at øve det, så de bliver dygtigere til at skabe virtuelt nærvær og derved opnå et bedre samarbejde, mener Mie Femø Nielsen.

Som det første skal man have styr på teknikken. Og dernæst kræver det, at man taler lidt langsommere og tydeligere, end man normalt ville gøre. Specielt når man ikke mødes med mødedeltagerne fysisk,
er det vigtigt at have for øje, at mødet 
også handler om at skabe og opbygge
relationer.

”Videomødet skal indledes med en smule smalltalk, som man normalt ville gøre med ens kolleger. Det er vigtigt ikke mindst i forhold til asiatiske samarbejdspartnere, hvor samarbejde i høj grad er baseret på tillid,” påpeger Mie Femø Nielsen.

Hvis eksempelvis et team skal i gang med et projekt, er det en god idé at mødes først, for det gør det meget lettere at mødes virtuelt efterfølgende, mener hun. Ifølge forskeren bør virksomhederne gøre mere i oplysning og træning. Det kunne eksempelvis være kommunikationsafdelingen, der tager sig af denne opgave.


Virtuel health care

Virtuelt samarbejde vil blive udbredt i flere og flere brancher i takt med, at den teknologiske udvikling gør den mere tilgængelig, vurderer Mie Femø Nielsen. Videomøder er eksempelvis på vej frem i offentlige virksomheder. Flere kommuner tester i øjeblikket virtuel health care, hvor nogle af sundhedsbesøgene hos ældre borgere erstattes af videomøder. Det skal aflaste både de ældre og sundhedspersonalet, der ikke skal bruge tid på transport. Kommunikationsforskerne skal følge forsøgene i Esbjerg Kommune og Aalborg Kommune, hvor der indsamles data om, hvordan disse interaktioner fungerer i praksis.

”Virtuelt samarbejde bliver en naturlig del af vores faglige miljø,” siger hun.

Lad din telepresence-robot klare mødet

Ved hjælp af en telepresence-robot er det muligt at sidde hjemme på kontoret og samtidig deltage i et forretningsmøde et andet sted i verden. Med avanceret video- og lydteknologi er det næsten som at være der og mødes ansigt til ansigt. Via sin Ipad fjernstyrer man telepresence-robotten, der bevæger sig rundt på hjul. På den måde kan man være til stede i mødelokalet, forlade det, når mødet slutter, trille videre til kollegaens kontor, stoppe op og tale med dem, man møder på gangen, og hyggesnakke i kantinen uden at være der fysisk. Robottens højde kan justeres, så man altid kan være i øjenhøjde med dem, man kommunikerer med, uanset om de står eller sidder. Bl.a. har den amerikanske virksomhed Double Robotic udviklet telepresence Ipad-robotten ”Double”. Med en pris på ca. $2.000 er telepresence kommet inden for økonomisk rækkevidde for virksomheder og organisationer i alle brancher, der vil spare kostbar rejsetid og have muligheden for at være to steder på en gang.

Se mere på:

http://www.youtube.com - skriv "telepresence robot in action" i søgefeltet.

http://www.theverge.com/ 
– læs artiklen “Double Robotics raises $250,000 to keep up with demand for its iPad-powered telepresence robot”.