Involverende møder er effektive - og sjovere

Dagens teknologi i form af bærbare iPads og afstemningsbokse kan med den rigtige software løse udfordringen om at involvere og aktivere alle tilhørerne.

Deltagere blive bedt om at stemme, diskutere og bidrage med deres viden. Eksempelvis blev mødeplanlæggere på en messe spurgt, hvordan det ideelle møde vil se ud om 20 år. Her svarede flertallet, at deltagerinvolvering og interaktivitet er nødvendig for at kunne bidrage til effektive og resultatskabende møder.

Direktøren kan tjekke, om mellemlederne ved, hvordan de skal implementere den nye strategi, som hun lige har fortalt dem om. Har medarbejderne forstået strategien? Efterlever de i hverdagen de nye værdier? Hvilke udfordringer ser de i nærmeste fremtid? Og har de eventuelt nogle lyse ideer eller løsninger?

Trods viden om, at interaktivitet har en række positive virkninger, så foregår de fleste konferencer og møder dog stadig efter den gamle opskrift med en ekspert eller leder på et podie, der øser af sin viden til et passivt publikum. 

I dialog med mange

Region Syddanmark ønskede at opnå et fælles billede af regionens udfordringer. Nøgleaktører skulle inddrages i dialog. Derfor indkaldte regionen til interaktiv Kick Off Konference. 

”Vi ville involvere deltagerne på konferencen via iPads og afstemningsbokse. Deltagerne synes, at det er sjovt at give input. Oplægsholderen kommer også i en helt anden dialog med salen. Hos os i Region Syddanmark er én af udfordringerne, at vi har for få med en videregående uddannelse. Den udfordring skulle deltagerne blive særlig opmærksomme på. Derfor spurgte vi dem om, hvor mange i regionen, de troede, havde en lang uddannelse. Resultatet lod vi oplægsholderen afsløre senere og sammenligne med virkelighedens resultat. Det var noget af en øjenåbner for deltagerne, og det glemmer de ikke, når de selv er blevet spurgt,” siger Carsten Ulstrup, chefanalytiker, Region Syddanmark. 

Også Lærerstandens Brandforsikring har forsøgt sig med involverende møder.

”Vi havde ca. 300 medarbejdere samlet i Den Sorte Diamant. Hvis vi havde afviklet mødet på traditionel vis, havde enkelte måske haft mulighed for at stille spørgsmål og komme med kommentarer, men vi i ledelsen havde dybest set ikke vidst, om det dækkede flokkens holdning. For hvad mener forsamlingen egentlig? Vi spurgte deltagerne. Vi spurgte dem blandt andet, om vores ledere havde svært ved at tage den vanskelige samtale. Det mente flertallet – af både ledere og medarbejdere. Det betød, at vi efter workshoppen kunne sætte målrettet ind og tilbyde den relevante uddannelse til vores ledere,” siger Jørn Anker-Svendsen, administrerende direktør i Lærerstandens Brandforsikring. 

Grænser for involvering

Involverende møder stiller dog større krav til planlægningen, hvis de skal være effektive.

”Man skal have styr på, hvad man involverer deltagerne i. Der kan jo være nogle tabuområder. Eksempelvis ved man måske, at et af delelementerne i en budgetdebat vil sætte sindene i kog.  Det kan forplumre hele debatten. Og så skal man ikke invitere til involvering lige om det delemne. Så man skal være skarp i sin planlægning af en interaktiv konference for at sikre, at deltagerne når de gode resultater,” siger Carsten Ulstrup, chefanalytiker i Region Syddanmark.

Jørn Anker-Svendsen, administrerende direktør i Lærerstandens Brandforsikring, er enig og understreger, at det også stiller større krav til opfølgning fra ledelsens side.

”Hvis man vælger at afholde sin workshop for medarbejderne som et involverende møde, så skal man kunne tåle at få alle slags svar lige i sylten - og så skal man også være klar til at gøre noget ved de problemer, der eventuelt bliver peget på. Hvis man ikke har tænkt sig at reagere på workshoppens resultater, så skal man lade være med at involvere,” konkluderer han.

Organisationer som tænketanken ATV, Transportministeriet, Københavns Universitet, DTU m.fl. anvender interaktive værktøjer på deres konferencer for at brainstorme på fremtiden, sikre buy-in til strategi og handleplaner og få tilført relevant og nødvendig viden.

Virksomheder som DONG Energy, Codan, Grundfos, Vestas, LEGO m.fl. gør brug af interaktivitet til interne møder for at afprøve og implementere strategi og værdier i lederfora, dele viden og navigere i ny lovgivning, nye markeder og via nye produkter og for at forbedre globale samarbejdsprocesser.