Papirløse ledermøder

Når ledergruppen i Aarhus kommune holder møder, er der hverken kuglepenne eller A4-ark på bordet. Deltagerne sidder med hver deres iPad og skriver noter direkte på skærmen. Efter møderne ligger noterne automatisk klar på deres computere.

I august sidste år besluttede ledergruppen i Afdelingen for Sundhed og Omsorg i Aarhus kommune at droppe kinabøger og udskrevne A4-ark til deres møder. Lederne har i stedet fået en iPad, hvor de kan læse mødedokumenter og tage notater under mødet. Jesper Dannerfjord, IT-chef i Afdelingen for Sundhed og Omsorg, fortæller, at hver mødedeltager modtager mellem 50 og 100 sider dokumenter inden hvert møde, som før blev udskrevet på nærmeste printer. I dag læser medlemmerne i stedet dokumenterne direkte på deres iPad.

“Et møde med 15 deltagere sparer måske 1.000 udskrevne A4-ark, men det vigtigste er faktisk den tid, vi sparer på, at hver deltager ikke skal stå og vente ude ved printeren”, fortæller Jesper Dannerfjord. 

De røde streger mangler på skærmen

Medarbejderne har været positive for at skifte papiret ud med tavlecomputere, men det kræver en indsats at lære at bruge det nye system.

“Det kræver, at du bruger en eller to måneder, hvor du tvinger dig selv til kun at bruge iPad´en til møderne. Jeg har selv ti gamle kinabøger med noter, som nu samler støv hjemme på hylden, og efter jeg har vænnet mig til at bruge iPad´en, har det lettet mine arbejdsgange helt enormt”, fortæller han.

Tavlecomputerne har gjort mange opgaver lettere. Det er lettere at holde styr på noterne, som altid er tilgængelige, også på computeren eller mobiltelefonen. Det er også let at dele dokumenter og noter med andre medarbejdere, og flere medarbejdere kan komme med kommentarer og rettelser til det samme dokument.

Men de første forsøg med at skrotte papiret har også vist, at medarbejdere har svært ved at undvære de gamle vaner med at sidde og understrege og kradse noter med rød kuglepen direkte i dokumenterne. Derfor er kommunen ved at indføre det nye software “eDagsorden”. Her kan mødedeltagerne tage notater direkte i dokumenterne, og så kan systemet arbejde med personfølsomme oplysninger, fordi dokumenterne krypteres og gemmes lokalt.  

Mange muligheder i fremtiden

Jesper Dannerskov sidder med ansvaret for IT-indkøb og fortæller, at det lige nu går rigtig hurtigt med at få skiftet papiret ud med tavlecomputere i kommunen.

“Vi indførte det som et eksperiment til vores chefteam i august sidste år, og siden har vi købt omkring 300 tavlecomputere i Afdelingen for Sundhed og Omsorg”, fortæller han.

Han mener, at det kun er fantasien og leverandørerne af teknikken, der sætter begrænsninger for, hvor kommunen vil bruge tavlecomputerne i fremtiden.

“Vi er i gang med at sætte nogle forsøg i gang i hjemmeplejen, hvor de kan udfylde deres journaler med det samme ude hos borgerne. Men jeg tror også, at borgerne i fremtiden vil kunne kommunikere meget mere direkte med deres kommune eksempelvis gennem videoopkald,” slutter han.