Storrum og distancearbejde

Mange vægge er revet ned, og i mange nybyggerier har tanken om enkelt- eller tomandskontorer end ikke strejfet bygherre eller arkitekt.

Over halvdelen af djøferne sidder i storrums- eller delekontorer, viser en tidligere undersøgelse fra Djøf. Samtidig viser en anden – såkaldt quickpoll fra djøfbladet.dk, at de fleste helst vil være fri for storrummene og i stedet gerne vil have eget kontor eller dele kontor med højst en kollega.

Der ér ulemper ved storrumskontorer, men man skal nok ikke forvente, at væggene bliver sat op igen. Der vil simpelthen ikke være m2 nok til enkelt- eller tomandskontorer til alle. Og så ér der jo også fordele ved storrummene. De er gode til innovation og kreativitet. Men den evige summen og forstyrrelser er dræbende for produktiviteten, når det gælder sagsbehandling.

Sådan ser centerchef i Lægemiddelstyrelsens HR- og facility management-afdeling, Christian Fredberg, på det. Han og hans kolleger sidder alle i storrumskontorer, og han har netop lavet en masterafhandling på Master of Public Governance, hvor han har fokuseret på, hvad der kan gøres for at øge trivslen og produktivitet på arbejdspladser med storrum. En af hans løsninger er systematisk brug af distancearbejde. Han henviser bl.a. til en tidligere undersøgelse fra Dansk Erhverv, der viser, at godt en tredjedel tilkendegiver, at de er mere produktive, når de arbejder hjemme, mens 14 procent mener, de er mindre produktive. Men her er der ikke taget hensyn til typen af opgave.

For nogle opgaver bliver bare løst både hurtigere og bedre i stilhed og fordybelse, mens andre bliver løftet flere niveauer i livlige omgivelser med inspirerende kolleger, siger Christian Fredberg. Og langt de fleste medarbejdere i Lægemiddelstyrelsen – og formentlig også på mange arbejdspladser – har en kombination af begge typer opgaver.

”Men der er ofte et misforhold mellem det arbejde, vi laver, og de kontorforhold, vi har i storrummet. Og derfor giver hjemmearbejdspladsen som et supplerende enkeltmandskontor rigtig god mening,” siger Christian Fredberg.

Hjertesuk fra kolleger

Det var bemærkningen ’Jubii i morgen skal jeg have en hjemmearbejdsdag, så kan jeg virkelig få noget fra hånden’ og andre lignende bemærkninger rundt omkring fra gangene i Lægemiddelstyrelsen, der gav Christian Fredberg ideen til sin masterafhandling.

Han har interviewet en række kolleger i forbindelse med sin masterafhandling, og både deres og hans egen erfaring er, at nogle opgaver bare løses bedst derhjemme i fred og ro. Christian Fredberg arbejder selv hjemmefra i ny og næ, og alt kører digitalt, så det er ikke noget med at slæbe sagsmapper frem og tilbage med toget. Men selv om mange arbejder hjemme en gang imellem, er det noget medarbejderne selv beder om – det bliver ikke set som et ledelsesmæssigt værktøj, siger Christian Fredberg. Og det er ærgerligt, mener han.

”I dag foregår hjemmearbejde usystematisk, og fordi nogle medarbejdere beder om det, og ikke fordi der er en bevidsthed hos ledelsen om, at det kan bruges som instrument til at skrue på trivslen og produktiviteten. Men nu har vi plantet et frø hos direktionen, og vi vil gerne sætte forsøg i gang i vores egen afdeling,” siger Christian Fredberg.

Et medarbejdergode

Jan Hyld Pejtersen, seniorforsker og projektleder hos SFI, siger, at det typisk er sådan, at distancearbejde bliver set mere som et gode end som et aktiv for virksomheden.

”Men der er stor forskel fra virksomhed til virksomhed og fra ledelse til ledelse. På min tidligere arbejdsplads var det ok at arbejde hjemme, hvis opgaven blev bedre løst af det, på min nuværende arbejdsplads har vi større fleksibilitet til selv at bestemme,” siger Jan Hyld Pejtersen.

Eva Bjerrum, forsknings- og innovationsleder ved Alexandre Instituttet, har mange års erfaring med at analysere storrumsarbejde. Hun medgiver, at det kan have fordele for trivslen og produktiviteten at kombinere storrum med distancearbejde.  Man bør dog også tænke i andre alternative arbejdsmiljøer – stillerum, cafemiljøer og biblioteker.  Men uanset hvad - hvis det skal være en succes, skal ledelsen gå forrest.

”Det handler jo om signaler. Hvis chefen aldrig arbejder hjemme, eller hvis chefen aldrig sidder i ’cafe-området’, så vil det aldrig blive en succes,” siger Eva Bjerrum.

Hos Lægemiddelstyrelsen har de også stillerum og cafemiljøer, hvor medarbejderne kan trække sig tilbage, hvis de har brug for at fordybe sig med en opgave. Men de bliver ikke brugt i særlig høj grad.

”Det er som om, at når man sidder i storrum, er der også en forventning om, at man bliver på sin plads, så man konstant er tilgængelig for sine kollegers spørgsmål og kommentarer. Stillerummet bliver betragtet lidt som et gravkammer, men det har da helt klart noget med adfærdskodeks at gøre – ligesom med distancearbejde,” siger Christian Fredberg.

Frirum og retningslinjer

Men lige så meget som adfærdskodeks kan være nødvendigt for distancearbejde og brugen af andre ’arbejdsstationer, ‘ kan det være dræbende, hvis det gælder brugen af storrum, siger Christian Fredberg.

”Hvis vi laver aftaler om, hvor højt vi må tale sammen, hvor mange vi må tale sammen af gangen, og hvem vi må tale med, så går den positive effekt af storrummene - videndelingen, det innovative og det umiddelbare,” siger Christian Fredberg.

Men hvis kombinationen af distancearbejde og storrum skal blive en succes, er det til gengæld nødvendigt med nogle retningslinjer. Som sagt understreger Christian Fredberg, at det er opgaveafhængigt, hvornår det giver god mening at klare opgaverne hjemmefra eller i storrummet.

”Det vil være meget forskelligt fra afdeling til afdeling og fra team til team. For nogle vil det give god mening at sidde derhjemme to dage om ugen – andre en dag om ugen. Og for nogle er det vigtigt, at alle er til stede på arbejdspladsen i nogle bestemte perioder eller dage, mens andre vil have fordel af at arbejde hjemme på skift.”

Distancearbejde på retur

Nu er det stadig kun et frø, der er sået i Lægemiddelstyrelsen. Og lige nu er der noget, der tyder på, at distancearbejde generelt set er lidt på retur.  Randstad har i samarbejde med Survey Sampling International interviewet lønmodtagere om distancearbejde i 30 lande verden over – mindst 400 i hvert land. Ifølge undersøgelsen forventer man over hele linjen at arbejde mindre hjemmefra i 2012 i forhold til sidste år - og for danskerne specifikt er det godt 40 procent, der regner med, at de vil arbejde mindre på distancen.

Endnu et forhold, vi nok kan tilskrive krisen, mener Eva Bjerrum.

”I forvejen kan det være svært at markedsføre sig selv i en organisation. Du ser ikke ledelsen ret meget, men du vil gerne vise, du er der og yder en indsats. Og du kaster dig jo ikke ud i distancearbejde, hvis du fornemmer, at det ikke er helt commes il faut set fra ledelsens synspunkt,” siger Eva Bjerrum.