Transparens og storrumskontorer

 På en af de store akademiske arbejdspladser i trekantområdet har de indrettet et domicil, der indbyder til møder – både formelle og uformelle. Her er mødet tænkt ind i hver en krog af organisationen. Og kun helt undtagelsesvis foregår et møde bag en lukket dør.

De første 14 dage efter Energinet.dk var flyttet i ind i et nyt domicil lidt udenfor Fredericia, sad den administrerende direktør troligt ved to centralt beliggende italienske kaffemaskiner, der brygger kaffe af ypperste cafekvalitet. I det åbne atrium med vandbassiner og oliventræer under en glashimmel sad han med sin bærbare, her holdt han alle møder – også med byens borgmester.

Han havde en vision og en mission. Efter en fusion af tre selskaber skulle de have et fælles domicil, og alle gamle historier om ’os og dem’ skulle ikke flytte med ind i det nye hus. Mødet med kolleger på kryds og tværs skulle være omdrejningspunktet. De ville have et transparent hus, som indbyder til vidensdeling, samarbejde og innovation. Alle medarbejdere skulle sidde i storrumskontorer – også direktionen.

Og det fungerer faktisk efter hensigten, siger Johannes Bruun, senioradvokat i Energinet.dk.

”Indretningen fremmer helt regulært kommunikationen og samarbejdet – også langt ud over floskelniveauet. Mødet er jo meget mere end det, der foregår i et mødelokale. Men jeg tror ikke, det havde fungeret, hvis ledelsen ikke selv var gået forrest – hvilket er vigtigt i en organisation med så relativt mange højtuddannede. Her går det ikke at sige: ’Du skal gøre, som jeg siger, men ikke som jeg gør’,” siger Johannes Bruun.

Og mødes, det gør de. De uformelle møder er mangedoblet.

”Det letter kommunikationen, at det er så nemt at mødes, og at det er så nemt at se, om man forstyrrer. Før var der nok en tendens til, at man lige stod stille et øjeblik uden for chefens kontor og overvejede, om man mon forstyrrede,” siger Johannes Bruun.

Den gode kaffe trækker

Der er tæt befolket ved og omkring kaffebaren. Her holdes både møder stående, siddende og nærmest halvt liggende i sofahjørnerne. Kantinen bagest i atriet er også tænkt ind som et naturligt mødested, for hvorfor lade en hel kantine stå gabende tom størstedelen af dagen!

De har også indført morgenbuffet til medarbejderne – igen for at skabe rammer for det uformelle møde.

”Da vi indførte morgenmaden, spurgte nogle af lederne, om det nu ikke var ved at tage overhånd. Men vi har en tyrkertro på, at det kommer godt igen,” siger Claes Nielsen, chefkonsulent i HR-afdelingen.

Alle målinger viser da også, at medarbejdertilfredsheden nærmest har taget et kvantespring efter indflytningen i det nye domicil.

Under atriet er der et fitnesscenter, hvor medarbejdere mødes i og efter arbejdstid. Her har fitnessboldene og motionscyklerne et par gange været brugt som et alternativt samlingspunkt, når HR- og indkøbsafdelingen har holdt møder.

Møde og motion

På hver side af atriet bag glasvægge og -døre bliver de større og ofte mere formelle møder afholdt. Her kan alle forbipasserende i princippet følge med i, hvad der sker. En fordel, men måske nok også en af de små ulemper, siger Claes Nielsen. Det betyder bare, at man skal huske at tage fotokopier og dele rundt i stedet for at smække et budskab op på projektoren, hvis det ikke er noget, alle skal involveres i her og nu.

Selv MUS-samtaler bliver oftest holdt ved et af mødestederne i atriet, hvor alle kollegerne i princippet er øjenvidner. Og det er helt ok, mener Johannes Bruun.

”Jeg har aldrig skænket det en tanke, så det er nok sigende. Og det mindst iøjefaldende kan faktisk være at tage den svære samtale her,” siger han.

Fortroligheden som mange – især ledere – satte spørgsmålstegn ved i starten er intakt, selvom de sidder i det åbne og holder møder. Ingen er med på en lytter – det sørger en god akustik og rummeligheden for. Men det hænder selvfølgelig, at man vælger at holde et møde med en medarbejder mere afsides.

”Man ved jo som regel godt på forhånd, om det bliver en træls samtale eller en ’kleenexsamtale’, og så foreslår man selvfølgelig ikke, at man mødes ved kaffemaskinen. Her finder vi i stedet et lukket rum,” siger Claes Nielsen.

Han har da også haft flere advarsels- og fyringssamtaler i et af to helt aflukkede og afsides møderum.

Men er han så ikke bange for, at disse rum bliver stigmatiserede?

”Jo, det var vi da helt klart nervøse for, men det er blevet helt afdramatiseret. Og det er ikke sådan, at vi ikke tør invitere til møde i et lukket møderum, fordi vi er bange for, at det kan sætte nogle forkerte tanker i gang,” siger Claes Nielsen.

Energinet.dk har også indrettet et særligt mødelokale, hvor de holder ansættelsessamtaler. Her er der gjort noget særligt ud af, at kandidater skal føle sig velkomne. Lokalet er beskedent af størrelse, bordet er rundt, der er et blødt, rundt, rødt tæppe på gulvet, og væggene er dekoreret med fotostater, der på hver sin måde fortæller, hvad Energinet.dk’s kerneområder er.

Videre til næste møde. Claes Nielsen takker for i dag, og to minutter senere står han og holder møde ved et af de høje cafeborde i atriet – tæt ved den gode kaffe.