Indbakken styrer for meget af dit arbejdsliv

Hvem kender ikke følelsen af at gå stresset hjem, fordi man ikke nåede det man ville? En af skurkene i det spil er, at vi lader indbakken styre vores arbejdsdag.

Det viser ny forskning i e-mailkommunikation, som Anette Grønning fra SDU har gennemført.

Hun har undersøgt håndteringen af e-mails i forsikringsbranchen og andre private virksomheder, senest i kommunikationsbureauet Creuna. Her fulgte hun et arbejdsteam på syv i to måneder og talte op, at de syv personer håndterede mere end 10.000 mails på to måneder.

95 procent af disse mails var interne.

”Det er uhyggeligt mange. Selv i åbne kontorer og i tomandskontorer sender man hinanden mails. Jeg har gang på gang oplevet, at ledelsen får et mindre chok, når vi får tallene frem,” siger Anette Grønning.

Cheferne ved fx godt, hvor mange telefonsamtaler afdelingen har, men de aner ikke, hvor mange mails der cirkulerer, siger hun.

”Og de tror, at vi skriver ud til verden, men så erfarer de, at vi skriver mest til hinanden.”

I de næste to måneder skal hun følge et team af blandt andet djøfere i Afdelingen for Kommunesamarbejde i Region Syddanmarks hovedsæde i Vejle.

Hun sætter nogle benspænd op for dem. Fx skal deres mails ikke poppe automatisk op når de rammer indbakken, og de må ikke løbende gå ind at tjekke e-mails. Bagefter undersøger hun, hvordan det har påvirket deres bevidsthed om deres egen e-mailadfærd.

Stjæler din koncentration

Anette Grønning er ikke stressforsker, men hun er ikke i tvivl om, at indbakken er en stress-
faktor.

”Vi kan ikke lade være med at åbne vores mails, og vi afbryder det, vi er i gang med, for at besvare dem.”

Så vi presser hinanden ved at sende mange mails til hinanden, og vi stresser os selv ved ikke at have noget system i vores egen håndtering af mails.

Men hun tror ikke på rigide regelsæt. Det virker alligevel ikke og da slet ikke på selvledende folk som djøfere.

”Det er bevidstheden, vi skal ind over. Den er gennemsyret af mails, fordi vi har glemt, hvordan det er uden,” siger Anette Grønning.

Cand.jur. Kim Steen Nielsen fra Corporate Care, som rådgiver virksomheder om stresshåndtering, kalder Anette Grønnings forskning vigtig.

Stress opstår forenklet sagt, når hjernen kommer på overarbejde med at håndtere sanseinformationer, forklarer han.

Vores medfødte alarmberedskab er ikke designet til at håndtere det elektroniske bombardement, som mange vidensarbejdere dagligt udsættes for.

”På den lange bane kan den konstante strøm af e-mails medvirke til alvorlig stress. På den korte kan e-mails og lignende afbrydelser reducere vores mentale formåen.”

Problemet med selv korte afbrydelser på få sekunder er, forklarer han, at det nedsætter vores koncentration markant, og at det tager lang tid at komme tilbage til samme koncentrationsniveau igen.