Frit valg blandt fire arbejdszoner

Da it-virksomheden Oracle skulle flytte til nye og mindre lokaler, besluttede ledelsen, at der skulle tænkes helt nye tanker. De har 250 medarbejdere, men når der er allerflest på arbejde i Ballerup, er de 110. Mange flyver og farer til afdelinger og kunder i hele verden. Andre arbejder hjemme, er syge eller har ferie.

Her hersker en slags campusstemning, hvor folk kommer og går og flytter fokus dagen igennem. Så hvorfor have 250 skriveborde? Hos Oracle nøjes de nu med 150. Og ingen – heller ikke ledelsen eller direktøren – har faste pladser. Ud fra devisen om, at ingen dage, ingen opgaver og ingen mennesker er ens, kan de som resten af medarbejderne til gengæld vælge mellem fire forskellige arbejdszoner, når de møder ind på arbejdet. De kan også skifte i løbet af dagen, hvis de har behov for det. Arbejdsopgaver, arbejdsform og dagsform bestemmer, i hvilken zone de vælger dagens skrivebord:

• Stillezonen: Som stillekupeen i toget – telefonen på lydløs og meget lavmælt adfærd.
• Ringezonen: Høj energi – her må snakkes og jubles, når en ny kontrakt er indgået.
• Dialogzonen: ’Almindeligt’ storrum, hvor man tager hensyn, men gerne må snakke afdæmpet.
• Projektzonen: Eneste sted, hvor det er ok at reservere en gruppe borde, hvis man arbejder på et projekt med andre medarbejdere.

Bederum og afslapning

Alle fire zoner er storrumskontorer med ens, meget avancerede stole og skriveborde, som alle medarbejdere er blevet ’uddannet’ i at indstille. Kun farven på møbler og tilbehør indikerer, at man skifter zone. Hver zone har flere større eller mindre mødelokaler, og de fire zoner deler også et såkaldt ’alpha-rum’ til afslapning og et bederum til alle trosretninger, som medarbejderne tydeligvis også bruger, når de gerne vil have en privat telefonsamtale. Det private rum skal man selv finde, for Oracle er en højteknologisk it-virksomhed, hvor det, der er god latin i dag, er forældet i morgen. Derfor er innovation og uformel deling af viden ekstremt vigtigt – og derfor sidder alle uden undtagelse i storrum, lyder det fra Thomas Honoré, Oracles administrerende direktør i Danmark.

Men det er vigtigt, at medarbejderne har lyst til og trives med fysisk at møde op på arbejdspladsen i Ballerup – også selvom næsten halvdelen af dem har en chef eller kolleger, der sidder i en af Oracles andre afdelinger et andet sted i verden. Derfor har der været en høj grad af medarbejderinddragelse i indretningen af de nye lokaler, og der bliver også løbende fulgt op på trivslen. Således synes 65 procent af medarbejderne, at samarbejdet er blevet bedre, 30 procent mener, det er status quo, mens fem procent synes, det er blevet værre.

Ni ud af ti vil anbefale zoneindretningen til de øvrige Oracle-kontorer rundt om i verden, men hver tredje mener til gengæld også, at arbejdszonerne kun passer til Oracle eller andre lignende virksomheder.

Kun fire procent af medarbejderne sætter sig på samme plads hver dag. Det er også okay, men det betyder ikke, at de så har vundet hævd på den – og ikke noget med at snige personlige fotos og børnetegninger ind og lade dem stå på skrivebordet. Og heller ikke noget med at sige: ’Den stol er optaget til min kollega’.

Ikke alle er glade

At nogle få medarbejdere ikke stortrives med storrum og flydende arbejdszoner er en pris, ledelsen i Oracle er villig til at betale. De er lydhøre, men de store linjer – storrummene og zoneopdelingen – er ikke til diskussion.

Cand.merc.jur. og senior legal counsel Hannah Knust er en af de medarbejdere, der var allermest skeptisk, da hun blev præsenteret for planerne. Hun havde eget kontor tidligere og var helt overbevist om, at hun uden undtagelse ville finde sig en plads i stillezonen, når hun hver morgen havde hentet sine arbejdsredskaber i sit personlige ’locker’ med indbygget postkasse. Og så regnede hun også med, at hun ville få mange hjemmearbejdsdage. I dag arbejder hun sjældent hjemme, og hendes foretrukne arbejdszoner er dialogzonen som nummer et og ringezonen som nummer to.

”Hvis jeg vil fordybe mig, flytter jeg bare plads – og så har jeg også en exitmulighed, for jeg kan jo arbejde hjemme,” siger Hannah Knust.

Fordelene ved storrummene og zonerne overskygger klart ulemperne, mener hun, og hun anbefaler det gerne til andre djøfere:

”For mange djøfere handler det om at fange sagerne tidligt og skære dem til. Derfor er det vigtigt at komme ud i maskinrummet – ud på gulvet for at forstå forretningsgangene. Jeg mærker også, at kollegerne nemmere kommer til mig, når de ikke længere skal hen at banke på en dør.”

I øjeblikket er Oracle-kontorerne i de andre nordiske lande ved at importere den danske afdelings ide om zoneinddeling. Og Hannah Knust har glemt alle drømmene om eget kontor med en dør, der kan lukkes:

”Det er blevet meget sjovere at gå på arbejde, stemningen er blevet meget bedre, og det giver en masse energi.”

Styrker og svagheder ed Oracles indretning af arbejdspladsen i fire arbejdszoner

Oracles inddeling i fire arbejdszoner er meget nytænkende og langt hen ad vejen forbilledligt, mener Uffe Lind – sociolog og ekspert i arbejdspladsdesign fra Slots- og Ejendomsstyrelsen. Dog er det en indretning, der kun passer til særlige typer virksomheder, understreger han.

Styrker:

• Indretningen tager højde for, at medarbejdere i moderne vidensorganisationer har varierende opgaver fra dag til dag og time til time.
• Indretningen tager også højde for, at medarbejdere er forskellige og kan være i forskelligt humør fra dag til dag. 
• Ledelsen er gået forrest og har samme lokalemæssige forhold som medarbejderne. Det er vigtigt, når man laver den slags ’radikale’ løsninger.
• Man evaluerer løbende, hvordan det fungerer, blandt andet gennem målinger af medarbejdertrivslen.
• Løsningen giver en god organisatorisk fleksibilitet i forhold til virksomheden og en god fleksibilitet i den enkelte medarbejders opgaveløsning.
• Giver frihedsfornemmelse. Man er ikke lænket til det samme skrivebord i otte timer.
• Giver godt kendskab på tværs – både socialt og fagligt. Dette kan være med til at styrke korpsånden.
• Den enkelte medarbejder kommer nemmere til at bidrage bredt i organisationen.
• Løsningen giver en god kvadratmeterudnyttelse.

Svagheder:

• Der er ringe muligheder for at sætte personligt præg på arbejdspladsen.
• Det er et meget ensrettet design. Monotont at se en lang række ens kontorstole og -skriveborde.
• Det kan være svært at finde kolleger/chef/sekretær.
• Måske svært at knytte nære relationer til kolleger.
• Løsningen kræver en særlig type organisation og arbejdsform, hvis indretningen skal give mening.
• Hvis man ikke trives, er der ikke mulighed for at indrette sig på andre måder.
• På trods af at indretningen giver en stor frihed for mange typer medarbejdere, vil et mindretal måske føle det som et totalitært indgreb.
• Det kan være svært for nye medarbejdere at finde ud af, hvem direktøren og lederne er.
• Det er svært at vide, hvem der er hvem i organisationen – man kan ikke bare gå hen i regnskabsafdelingen.