Kend den skjulte dagsorden

Forhandling er afgørende i vore dages organisationer. Så uden forhandling, ingen karriere. Det fastslår den amerikanske professor i on-the-job forhandling - løn, tid, opgaver, ansvar, støtte,

ressourcer, forfremmelse - Deborah Kolb. Hun er tilknyttet Simmons School of Management i Boston og Harvard Law School's forhandlingsprogram og var for nylig i Danmark for at undervise et hold djøfere.

Deborah Kolb interesserer sig særligt for begrebet shadow negotiation: De underliggende dagsordener, der kører parallelt med selve forhandlingens indhold i enhver forhandling, også den dagligdags.

"Shadow negotiation handler om relationer og processer," forklarer hun DJØF Bladet.

"Mange gange er det helt banalt. Som at måden, du siger noget på, er lige så vigtig som dét, du siger. Eller at du afkoder den person, du forhandler med: Hvis hun vil have konklusionen først, så giv hende den."

Skyggespillet afslører sig tit ved, at modparten siger noget uden for agendaen, som bringer dig i defensiven og gør dig tavs. Eller lader dig indirekte forstå - for eksempel ved ikke at have læst din afrapportering - at dit ærinde er irrelevant eller dine kompetencer ikke gode nok. Så gælder det om at få skyggen frem i lyset ved at sætte navn på det antydede, stille spørgsmål til det eller gå direkte til sagens kerne.

Find fem gode grunde hos din modpart

Opmærksomhed på skyggen øger både din egen forhandlingsposition og din evne til at forstå din modparts situation og løbende tage højde for den i dine forhandlingsudspil, forklarer Deborah Kolb.

Man skal sætte sig i modpartens sted - connect som hun kalder det. Stil spørgsmål, brug din nysgerrighed, vis, du virkelig er interesseret. Find fem gode grunde hos din modpart. Sæt dig i hans eller hendes sted, og udtryk det under forhandlingen.

"Det gør dig bedre til at gøre din egen værdi gældende i en valuta, som har værdi for din modpart. Du opnår bedre resultater, hvis du kobler dine egne ønsker og behov sammen med organisationens."

Det gælder også i forhandlinger om arbejdsbelastning, understreger Deborah Kolb, som har noteret sig, at djøferne, ligesom deres amerikanske kolleger, slås med, at de arbejder for meget.

"For det første skal du gøre dig selv klart, hvorfor du arbejder så meget. Er det, fordi du rent faktisk ikke er effektiv? Eller fordi du hellere vil være på arbejde end hjemme? Du skal kende både din egen modstand og de gode grunde til, at du skærer ned på din arbejdstid," siger hun.

"Når du går til din chef med det, så læg mindre vægt på, at du føler dig stresset og arbejder for hårdt. For hvem gør ikke det? Læg vægten på, at arbejdet kan organiseres bedre, at det kan deles mellem flere, eller du skal have et føl eller coache en hjælper. Kort sagt: Kom med konkrete forslag til nye arbejdsgange, som passer dig bedre og sandsynliggør fordelene også for din virksomhed. Foreslå eventuelt en prøveperiode."

Kønsaspektet i forhandlinger

Shadow negotiation er også et vigtigt element i Deborah Kolbs andet speciale, som er kønsaspektet i forhandlinger. Gender schemas, som amerikanerne kalder det, forstået som de sociale stereotyper, som vi implicit deler hinanden op i efter køn. Dem er det vigtigt at sætte navn på eller spørge direkte ind til i en forhandling, så der for eksempel ikke sker det, at personer med samme kvalifikationer bliver bedømt forskelligt - fordi de er af hvert sit køn.

Kvinder - og mænd - får ofte tildelt særlige roller eller påtager sig dem. I USA forventes kvinder i akademiske fag ofte at tage de kedelige og mere usynlige administrative opgaver. Eller påtage sig ekstraarbejde uden at bede om at få noget for det. Det kan foregå i selv den mest værdineutrale organisation. Så kvinder skal tage sig betalt for at tage det typiske 'kvindearbejde', siger Deborah Kolb.

"Jeg mener, at kvinder generelt er nødt til at skulle forhandle om mange flere spørgsmål i forhold til deres karriere end mænd."

Hvis de beder om mere ansvar eller flere udfordringer, vil de ofte blive vurderet ud fra, at de er kvinder: Kan de klare det? Hvad er deres motiv? Hvis de foreslår, at arbejdet kan organiseres bedre, bliver deres forslag måske vurderet ud fra, at de er mødre, der vil tidligt hjem.

"Fordi forhandling opleves som noget meget personligt, leder vi ofte efter personlige forklaringer hos den anden, og det kan så være kønnet," forklarer hun og slutter med en opfordring til djøferne - mænd som kvinder:

"Spørg jer selv: Hvad ville gøre mit arbejdsliv bedre, og hvordan kan jeg forhandle mig til det?"

Deborah Kolb var i Danmark for at give to dages undervisning på et internationalt forhandlerseminar for alle, som i de sidste tre år har fulgt DJØFs 'Forhandleruddannelse++' for tillidsrepræsentanter.

Nicolai Robinson, der leder forhandleruddannelsen, anbefaler særligt to af Deborah Kolbs bøger: 'The Shadow Negotiation' og 'Her Place at the Table'.

Hvad vil du huske fra seminaret, næste gang du forhandler?

Winnie Vestergård, Afdelingschef i Kystdirektoratet

"At kønsrelaterede problemstillinger ofte udspringer af de kønsfordomme og forventningssæt, som såvel mænd som kvinder bærer rundt på. At en udfordring, som man måske umiddelbart opfatter som kønsrelateret, slet ikke har noget med køn at gøre. Og at man så i øvrigt godt kan lægge kønshalløjet på hylden og i stedet bruge viden og sædvanlige teknikker til at rede trådene ud i en vanskelig situation."

Peter Heller, Konsulent i Dansk Industri

"At gender - kønsaspektet - er et interessant aspekt. Men seminaret viste også, hvor svært det kan være at identificere, om det reelt er et gender-problem, der blokerer forhandlingerne i en given situation. Jeg tror, man skal bruge sin sunde fornuft og lige præcis ikke inddrage spørgsmålet om køn direkte i forhandlingen - derimod vil sædvanlige, gode argumenter drive resultatet frem."

Mette Hvid Johannesen, Fuldmægtig i Århus Kommune

"Vi blev gjort bevidst om teknikker, som vi måske brugte i forvejen, men ubevidst. For eksempel hvordan man bringer forhandlingerne tilbage på sporet, hvis modparten bringer én i defensiven ved at bruge usaglige træk, som indirekte betvivler ens stil, kompetencer eller erfaring. Det skal man have sendt retur til modpartens banehalvdel ved at spørge direkte tilbage: 'Mener du ikke, jeg er kompetent?'"

Kasper Borg Nielsen, Fuldmægtig i Beredskabsstyrelsen

"Jeg fik en masse rigtig god inspiration. Som konkret eksempel vil jeg være mere fokuseret på at spørge ind til de bagvedliggende interesser og prioriteringer, som ligger til grund for min modparts position. På den måde bliver det lettere at brede forhandlingerne ud og dermed få et bedre grundlag for at komme frem til alternative løsninger, som skaber fælles merværdi for både mig og min modpart."