Kommunerne kaster sig over Lean

Kommunerne er brændt varm på Lean - Toyota-modellen, som blev udviklet i den japanske bilindustri. Og det behøver ikke være mere kompliceret end dette lille eksempel fra Børnehuset Kastaniebakken i den tidligere Birkerød Kommune. Da de havde leget lidt med Lean, købte de en telefonmaskine. Så nu taster man et for Grøn Stue og to for Blå Stue og fremdeles, så forældre og pædagoger skal ikke bruge dyrebar tid på at hænge i røret, mens der stilles om.

Flere kommuner, for eksempel København, Allerød og Morsø, er langt med Lean på udvalgte områder. Men mange flere står klar på sidelinjen. Det viser en ny undersøgelse fra Væksthus for Ledelse - et fælles initiativ mellem KL, Danske Regioner og lønmodtagerorganisationerne - som for nylig spurgte 31 kommuner om det i forbindelse med projektet 'Effektivisering i fællesskab'. Over halvdelen af dem overvejer at igangsætte et Lean-projekt, og knap hver femte af dem er allerede i gang.

Væksthuset fik da også hele 21 ansøgninger ind, da de før jul var ude med et tilbud om, at fire kommuner kan få finansieret et Lean-projekt nærmest udelukkende med midler fra Væksthuset.

De fire udvalgte kommuner er: Roskilde med et plejecenter, Helsingør med sagsbehandling på sygedagpengeområdet, Favrskov med et borgerservicecenter og Århus med socialforvaltningens sagsbehandling på området for sårbare børn og unge.

Pointen med Lean er, at ledere og medarbejdere enes om at skabe en forbedringskultur, hvor man renser ud i spildtid og overflødige arbejdsgange, så man bruger kræfterne på kerneopgaven. Og de fire er blandt andet udvalgt på, at de er klar til at prøve Lean af på nogle af de store kommunale serviceområder og på, at der er en utvetydig opbakning fra både kommunens øverste ledelse, fra den stedlige leder og fra medarbejderne.

I Roskilde Kommune skal udviklingskonsulent og projektleder cand.scient.pol. Helle Strandmark koordinere Lean-processen på plejecenteret og sikre, at der er greb om metoderne, at man får dem brugt, og at man får synliggjort resultaterne.

Som mange andre kommuner har også Roskilde i flere år især haft fokus på arbejdsprocesser og økonomi i hjemmeplejen, og nu er turen kommet til at prøve at lette arbejdsgangene på plejecentrene.

"Samtidig har vi i nogle år haft store budgetoverskridelser på det samlede ældreområde og har arbejdet meget topstyret i forhold til at få styr på økonomien. Med Lean ser vi muligheder for at få en mere medarbejderbaseret vinkel på, hvordan vi skal optimere arbejdsgangene," forklarer Helle Strandmark.

Sådan en opgavetype ude i 'fronten' blandt fagfolkene og borgerne arbejder mange andre djøfere også allerede med i dag. Alene i Roskilde Kommune har de flere erfaringer fra andre typer af arbejdsgangsanalyser i den direkte borgerservice, for eksempel pladsanvisning og sygedagpenge.

"Så det er der ikke noget epokegørende nyt i. Det nye er nok snarere, at vi skal blive bedre til at få sat nogle løbende forbedringsmetoder i gang, og hvor Lean er et af de værktøjer, som vi tror er anvendelige - også ude i frontlinjen," siger hun.

Projektleder i Kommunernes Landsforening Søren Sønderby er på KLs vegne meget glad for, at netop Væksthuset, hvor lønmodtagerne er den ene part, går ind i forsøg med Lean. For det interessante ved Lean-modellen er jo chancen for at kombinere optimeringen af arbejdsgangene med bedre arbejdsmiljø, siger han.

"Medarbejderne skal være 100 procent med. Det er dem, der har den viden, der skal til at få de gode ideer."

Og der skal i øvrigt også evalueres på, om Toyota-modellen giver medarbejderne mindre stress og bedre arbejdsmiljø, understreger han.

Væksthusets undersøgelse blandt de 31 kommuner viste, at de primære motiver for at indføre Lean er at udvikle organisationen og frigøre ressourcer til konkrete aktiviteter. Desuden er der en forventning om, at såvel kvalitet som kunde- og medarbejdertilfredshed kan øges. Klik på linket i boksen til højre og læs om undersøgelsen.