Er du slem til at udsætte?

Jeg gør det lige efter frokost. Men efter frokost er du ikke så frisk længere. Så du beslutter, at det er bedre at vente til i morgen, lige når du er mødt. Så kan du hurtigt få løst opgaven. Og som regel lykkes det også lige på stregen.

Er det et mønster, du kender hos dig selv? Så hører du til dem, der har hang til at prokrastinere – at udsætte.

Men er det et problem eller bare en arbejdsmetode til at få adrenalinen op at ringe?

Udsættelse har konsekvenser

Alexander Rozental, som er ph.d. i psykologi på Stockholms Universitet og medforfatter til bogen ’Dansa på deadline’, mener, det er et problem.

Han siger til til djøfbladets svenske pendant, Jusektidningen, at mange af dem, som udsætter opgaver, ikke selv ser det som et problem, så længe de bare når det inden deadline.

Men de burde stille sig selv spørgsmålet, hvilke konsekvenser det får for dem selv, for kvaliteten og for andre, at de udskyder tingene, siger han til Jusektidningen.

Andre, som udsætter, er derimod meget bevidste om, at de udskyder og vil gerne ud af det.

De oplever det som noget tvangsmæssigt og angstfyldt, som gør dem nervøse og stressede, forklarer Alexander Rozental.

De farlige langsigtede projekter

Trine Kolding er underviser, forfatter og foredragsholder med speciale i effektivitet og planlægning.

Hun fastslår, at det allervigtigste er at finde årsagen til, at man udsætter.

”Hvorfor og hvornår udskyder du? Det er umuligt at arbejde med problemet, hvis du ikke ved, hvorfor og hvornår du gør det,” siger hun til djoefbladet.dk.

Alexander Rozental påpeger i Jusektidningen, at dét, som hyppigst får os videnarbejdere til at udskyde, er store, langsigtede projekter uden tydelig deadline.

Eller komplekse opgaver, hvor man ikke ved, hvor man skal ende og begynde.

Trine Kolding er enig.

Både hun og Alexander Rozental understreger, at det er vigtigt, at man bryder store, komplekse opgaver ned i mindre, konkrete delmål.

”Muligheden for løbende feedback er supervigtig for vores evne til at præstere, og det er det også at belønne os selv, når vi har nået et delmål,” siger Alexander Rozental til Jusektidningen.

Gør to-do listen til en hak-af liste

Hvis man vil ændre sin adfærd med at udskyde, er der to vigtige ting at gøre, siger Trine Kolding.

For det første skal vi være mere realistiske, når vi planlægger.

”Vi er tidsoptimister. Vi tror, vi kan nå meget mere, end vi kan.”

For det andet skal vi skrive vores to do-lister eller planlægningskalendere på en anden måde, end vi gør.

”Typisk består din to do-liste i virkeligheden bare af overskrifter på opgaver, også selvom det er store, langvarige og komplicerede opgaver. Her gælder det om at få brudt listen op i delmål. Jo mere konkrete, vi er, jo bedre kan vi komme i gang,” siger hun.

Hvis vi får gjort det til en rutine, gør vi livet meget lettere for os selv.

Vi hjælper også vores hjerne, som elsker, når vi sætter hak ved en løst opgave. Det udløser belønningshormoner. Jo flere delmål, jo flere hakker kan vi sætte.

Fald ikke i Instant Satisfaction-fælden

”I dag er det desværre bare et faktum, at der alle steder er flere opgaver, end tiden tillader,” siger Trine Kolding.

Det forhold kalder i sig selv på overspringshandlinger, advarer hun.

Det er fristende at tage den lille, nemme opgave på fem minutter først, for så har man jo færdiggjort noget.

”Jeg kalder dem Instant Satisfaction-opgaverne. De vinder alt for let over den store komplekse opgave, som er svær at komme i gang med. Det er derfor, det er så vigtigt at få brudt de store, komplekse opgaver ned i mange delopgaver og delmål.”

Chefen har ansvaret i sidste ende

Som individ kan man selv gøre meget for at skabe struktur og prioritering, siger Alexander Rozental til Jusektidningen.

Men i sidste ende er det chefen, som har det overordnede ansvar for at få struktureret arbejdet, så tingene bliver gjort. Det er dog ikke alle chefer, der behersker det.

”Det er chefens opgave at delegere og følge op. Har man ikke sørget for at dele opgaver op i delmål eller booket møder til feedback, så mener jeg, at ansvaret falder tilbage på chefen,” fastslår han.

Trine Kolding siger, at vi altid skal huske at forventningsafstemme med chefen.

”Hver gang vi får stillet en kompleks og måske lidt overskuelig opgave, skal vi huske at stille konkrete spørgsmål om den. Det er i bund og grund såre simpelt, men vi glemmer det.”

Fakta: