400 medarbejdere gør sig klar til at pendle

160 medarbejdere i Udlændingestyrelsen står på noget, der for en måned siden var en stor p-plads. Nu er det en byggeplads. Om halvandet år er det deres arbejdsplads. Styrelsen skal udflyttes, og de er på tur til Næstved for at se, hvor deres nye kontorhus bliver bygget.

Det fem etager og i alt 9.900 m² store domicil klos op ad skinnerne på Næstved Station skal rumme 400 medarbejdere og stå færdigt marts 2020.

Til den tid er jurist og fuldmægtig i Udlændingestyrelsen, Julie Ladefoged Touati, som skal føde til november, blevet mor. Hun og hendes mand bor i Ørestaden på Amager, så med det hele skal hun bruge to en halv time på transport hver dag.

“Der er længe til marts 2020. Jeg træffer først min beslutning til den tid. Men det er helt sikkert, at jeg siger nej, hvis vi slet ikke får nogen mulighed for fast hjemmearbejde. Jeg er spændt på at se, hvilket tilbud ledelsen giver os. Jeg håber på to hjemmearbejdsdage om ugen.”

Nete Dahl Mortensen, jurist og teamleder i Kontoret for Forlængelse og Kort, har heller ikke taget stilling endnu.

“Men jeg ved med mig selv, at det ikke er muligt at pendle fra Søborg til Næstved fem dage om ugen, når jeg samtidig skal have et familieliv med et lille barn til at hænge sammen. Det tager mig 30 minutter bare at komme ind til regionaltoget på Nørreport Station.”

Peter Ruda, fuldmægtig i samme kontor som Nete, kan faktisk godt se sig selv følge med jobbet til Næstved, også selvom familien har to børn på syv og elleve. De bor i Vanløse, ikke så langt fra Sydmotorvejen, så han vil i givet fald køre i bil. Han tror godt, han kunne klare sig med én hjemmearbejdsdag. Eller måske snarere mellem en og to om ugen, modificerer han.

“Meget afhænger også af den fleksibilitet i arbejdet, der i øvrigt bliver tale om,” siger han.

Sagde nej til firedages-uge

Om de to dage vitterligt bliver ledelsens tilbud, ved medarbejderne endnu ikke.

Men det bliver i givet fald en permanent ordning, hvilket har høstet ros fra Djøf.

Direktionen træffer først beslutningen senere i september. Men den har forberedt sig godt.

Julie Ladefoged Touati, Nete Dahl Mortensen og Peter Ruda har sammen med ca. 180 kolleger deltaget i et fire måneder langt forsøg med systematiske hjemmearbejdsdage.

Tre kontorer har afprøvet en model med to hjemmearbejdsdage om ugen. Tre andre har prøvet med én hjemmearbejdsdag om ugen. En model med en firedages-arbejdsuge var der ikke interesse for at prøve af blandt med-arbejderne.

Hele øvelsen handler om, hvordan styrelsen forhindrer, at opsigelserne tikker ind, og kompetencerne siver ud, efterhånden som flyttedatoen nærmer sig.

Det er der stor ros til ledelsen for fra medarbejderside. Og også for, at den har stået fast på, at den nye arbejdslokalitet skulle ligge pendlervenligt i Næstved, selvom det betyder, at der kommer til at gå fire et halvt år, fra beskeden om udflytningen kom, til de flytter.

Forsøg lover godt

Steen Løgstrup Nielsen fra ledelses-sekretariatet sidder i skrivende stund med en færdig evaluering af forsøget, som et eksternt konsulenthus har været inde over. Den ser god ud, fortæller han.

“Systematisk hjemmearbejde kan godt forenes med vores overordnede hensyn om høj faglighed, kvalitet og produktion, og der kan også fastholdes et socialt og fagligt fællesskab, viser evalueringen.”

“Nogle enkelte medarbejdere kan bare ikke lide at arbejde hjemme eller har forhold på hjemmefronten, som gør, det er svært at få ro. Men for langt de fleste fungerede det fint, og en hel del kan godt se sig selv blive i jobbet efter flytningen, hvis de må arbejde hjemme i et eller andet omfang.”

Tavs telefon

Kontorchef Susanne Meyersahm leder det 50 medarbejdere store Kontor for Forlængelse og Kort. Hendes læring fra forsøget er klar:

På den ene side savnede hendes medarbejdere deres kolleger.

På den anden side fortalte de hende, at de oplevede en stor koncentration, når de sad hjemme.

“Udfordringen var så bare, at de samlede spørgsmål til bunke derhjemme, og så brugte de mere tid til sparring på sagerne end før på de tre dage, de var inde på kontoret. Vi var helt klart ikke gode nok til at tage telefonen og ringe til hinanden, heller ikke jeg selv. Det var i starten nærmest en slags kollektiv kultur. Men meningen er jo, at vi skal opføre os helt, som vi plejer. Det er en mentalitetsændring for os alle, som tager tid.”

Sådan oplevede Peter Ruda det også.

“Men vi udviklede os undervejs,” fortæller han.

“Det hjalp gevaldigt, da vi fik softphone på computeren, så vi ikke skulle ringe på kollegernes private mobilnummer. Der var virkelig ro til at koncentrere sig i de første par måneder, men så begyndte telefonerne at ringe. Og det var jo også det, de skulle.”

Som teamleder er der ting, som er bøvlede, når man sidder derhjemme, siger Nete Dahl Mortensen.

“Det prøvede vi sammen at finde ud af hen ad vejen.”

Holdt produktiviteten

Så vidt Susanne Meyersahm kan konstatere, gik hjemmearbejdsdagene ikke ud over produktiviteten og kvaliteten i hendes kontor.

“Men den øgede koncentration på hjemmearbejdsdagene øgede omvendt ikke produktiviteten. Formentlig fordi man brugte den tid mere på sparring og møder inde i styrelsen. Og det koster også noget på kommunikationen. Det må vi sammen finde ud af, hvordan vi løser.”

Hun fik også en yderst lærerig erfaring mere. Forsøgsperioden faldt tilfældigvis sammen med, at kontoret blev udvidet med 15 nye medarbejdere.

“Hjemmearbejde og introduktion af nye medarbejdere med mentorer er en udfordring. Det skal man virkelig planlægge. De første tre måneder, en medarbejder er i et nyt job, skal vedkommende ikke arbejde hjemme.”

Koncentration og savn

Men hvad med det sociale?

Julie Ladefoged Touati hører til typen, der drives af at have kollegerne tæt på, så det var ikke helt let for hende at blive glad for det.

“Det giver virkelig ro til at koncentrere sig. Men jeg savnede kollegerne.”

Det bakker Nete Dahl Mortensen op om.

“Der skal gøres en ekstra indsats med det sociale. For man ser jo sine kolleger mindre,” siger hun.

Også Susanne Meyersahm savnede at være hos sine medarbejdere og havde faktisk lidt svært ved at få plottet de hjemmearbejdsdage, som cheferne skulle tage, ind i kalenderen.

“Men når jeg så holdt dem, måtte jeg erkende, at jeg var utrolig effektiv med de arbejdsopgaver, som kræver koncentration. Man får nok også en helt anden motivation, når det bliver virkelighed, og man sparer den lange transporttid. Men man skal lære, at man som chef kan være synlig på mange måder.”

Næstved skræmmer mindre nu

Peter Ruda fastslår:

“Det her initiativ fra ledelsens side handler jo om, at den tænker i at få så mange af os som muligt med. Vi ved godt, at jo flere der siger op, jo hårdere bliver det for dem, som følger med til Næstved. Forsøget her – som jeg håber ender med en hjemmearbejdsaftale – gør tanken om Næstved mindre skræmmende.”

“Vi er meget bedre forberedt som arbejdsplads nu,” siger Nete Dahl Mortensen.

Susanne Meyersahm nikker:

“Jeg har fået flere nye medarbejdere fra andre udflytningsberørte arbejdspladser. De har sagt til mig, at de er overraskede over, hvor alvorligt det bliver taget hos os, og hvor meget vores topledelse taler om det.”