Mr. Logistik

14-05-2009
1 min.

Logistikken skal bare klappe under COP15. Der skal være hotelværelser, mad og transport til de 12-15.000 deltagere. Bella Center skal være optimalt indrettet, og sikkerheden skal være i top. Logistikchef Svend Olling og hans hold har en stor opgave.

"Jeg vil godt erkende, at jeg fik sved på panden, da FN pludselig rykkede konferencen en uge. På det tidspunkt havde vi allerede indgået kontrakt med Bella Center og booket 10.000 hotelværelser," fortæller Svend Olling, logistikchef for COP15.

I december 2008 fik han at vide, at den kommende konference skulle flyttes, fordi G77-landene var bekymrede for, om den ellers kom til at ligge for tæt på den muslimske helligdag Eid, der markerer ramadanens afslutning.

"Der var ikke andet at gøre end at tage en dyb indånding og så lynhurtigt få undersøgt, om vi kunne flytte vores bookinger. Jeg var glad for at kunne vende tilbage til FN og sige, at det ikke ville skabe de helt store problemer, selvom der selvfølgelig ligger en masse detaljer i at ændre alle de kontrakter, vi allerede havde indgået," siger Svend Olling.

Alt optaget

Her et godt stykke hen på foråret fylder færdigforhandlinger om hotelværelser fortsat en del. Logistikenheden planlægger ud fra, at der akkrediteres 12-15.000 til COP15, men arbejder på en løsning, som skal kunne rumme op til 18.000 deltagere. Det betyder, at der lægges beslag på de fleste hotelværelser i Storkøbenhavn og Malmø.

Selvom Svend Olling er i løbende kontakt med FN-systemet, der inviterer og akkrediterer til konferencen, regner han ikke med at vide præcis, hvor mange der kommer, før umiddelbart op til konferencens start.

Et af de springende punkter for logistikfolkene er, om verdens stats- og regeringschefer vælger at komme til forhandlingerne. I så fald skifter arrangementet karakter fra 'konference' til decideret 'topmøde' med alt, hvad det indebærer af skærpede krav til indkvartering, transport og ikke mindst sikkerhed.

"Det er en ret stor joker. Derfor planlægger vi ud fra, at stats- og regeringscheferne kommer, og så skalerer vi ned i det øjeblik, vi måtte vide noget andet," siger logistikchefen.

Klimavenlig konference

Forventningerne til, at konferencen i sig selv bliver afholdt grønt og klimavenligt, er store. Men på logistikenhedens prioriteringsliste er det nu alligevel sikkerhed, der står øverst. Det betyder, at en deltager, der har brug for en skudsikker bil, ikke bliver sat i en elbil, selvom det ville mindske CO2-belastningen.

"Den klimavenlige konference er den, der optimerer chancerne for, at der kommer en aftale i stand. Så det bedste vi kan gøre er at være respektfulde og lydhøre over for deltagernes krav og ønsker undervejs. Vi skal sørge for, at ingen er sultne, fryser, kommer for sent eller bliver protokollært fornærmede, fordi den bil de har fået stillet til rådighed er under deres værdighed," mener Svend Olling.

Men konferencen må på den anden side heller ikke kunne beskyldes for CO2-fråds. Og der er bred enighed om, at COP15 netop er en oplagt mulighed til at vise omverdenen, at der kan afholdes grønne konferencer i Danmark. Samt at niveauet i København kommer til at sætte en grøn standard for konferencer i fremtiden.  

Majskrus og gratis buskort

Hver dag får Svend Olling da også henvendelser fra producenter, der håber, at netop deres grønne løsning kan bruges til konferencen. Et eksempel er alternativet til de traditionelle plastikflasker med vand, som er meget energiintensive at fremstille.

"Plastikflasker er nemme, sikre og genkendelige for folk, men det ville signalere et helt forkert ressourceforbrug i forhold til, hvor vi gerne vil hen. I stedet skal vi selvfølgelig bruge det postevand, som vi har i god kvalitet og rigelige mængder under jorden," siger Svend Olling.

Men den beslutning åbner for en mængde andre valg og udfordringer. For skal vandet drikkes af genanvendelige porcelænskopper, der samles ind og vaskes op, eller af bæredygtige engangskopper fremstillet af majsstivelse? Og hvordan overbeviser man deltagere, der aldrig har drukket andet end flaskevand om, at vandet i de danske haner er rent og drikkeligt?

Også på transportsiden tænkes der grønne tanker, for selvom der kommer til at stå skudsikre limousiner klar til de mest prominente deltagere, kan langt flere se frem til at få udleveret et buskort.

"En måde at gøre konferencen grøn er ved at bede de fleste delegerede om at anvende kollektiv transport. Så jeg takker virkelig for Metroen, som både kører til lufthavnen, Bella Center og city. For mange delegerede vil tog og busser ikke være et naturligt valg, men vi håber, det kan lykkes ved at uddele gratis billetter," siger Svend Olling.

Endelig er det besluttet helt at fravælge gaverne til delegerede og VIPs og i stedet bruge budgettet på fire millioner til stipendier til udenlandske studerende, der kan komme til Danmark for at studere miljø og klima. Op til 12 studerende vil med COP15-stipendiet kunne finansiere en toårig kandidatuddannelse.

Artikelserien 'Klimakonferencen - bag kulisserne‘ fortsætter i DJØF bladet nr. 11, hvor fuldmægtig i Klima- og Energiministeriet, Camilla Mørk, fortæller om internationale skibsfartsforhandlinger og korridorsnakke.


Fakta

Svend Olling er født i 1967 og uddannet cand.polit. Ansat i Udenrigsministeriet siden 1994. I efteråret 2007 blev Svend Olling kaldt hjem fra sit daværende job som souschef på Den Danske Ambassade i Berlin for at opbygge logistikenheden til COP15. En opgave, der har vist sig at være en del større, end han dengang troede.

Hvad frygter du mest?

"At der pludselig står en regeringschef i lufthavnen, som vi ikke er forberedt på ... Men det sker selvfølgelig ikke ... "

Hvad ser du mest frem til?

"Jeg tror, det bliver rigtig sjovt, mens konferencen løber af stablen. En once-in-a-lifetime-oplevelse. Men man kan jo ikke være fuldt på i 14 dage i træk, så jeg har stadig lidt svært ved at forestille mig, hvordan det bliver. Efter COP15 ser jeg frem til min foreløbig mest velfortjente juleferie."

Logistikenheden har 20 medarbejdere og er organisatorisk placeret i Udenrigsministeriet. Enheden har blandt andet ansvar for:

  • Indretning af Bella Center med alt fra møbler til AV-udstyr
  • IT-løsning med 2.400 pc'er til FN, landedelegationer og journalister
  • Forhandling af sponsorater
  • Rekruttering af hundredvis af ekstra ansatte til de 14 dage konferencen varer
  • Transportløsninger
  • Formidling af hotelværelser
  • Samarbejde med deltagerlandene om visa og indrejsetilladelser
  • Samarbejde med blandt andet PET, Københavns Politi, Rigspolitiet og Beredskabsstyrelsen om deltagernes sikkerhed
  • Styring af de mange EU-udbud, der dækker alt fra levering af mad over IT-udstyr til gulvtæpper.

Kommentarer


Din mail-adresse vil ikke blive vist offentligt
Dette spørgsmål forhindrer spam i kommentarfeltet. Spam-robotter kan nemlig ikke regne, så de kan stoppes med let matematik.