Fra siloer til processer

De seneste år har stadig flere offentlige organisationer opnået erfaringer med procesoptimering. Det er særligt de mange leanprojekter, der har banet vejen for en højere grad af procesfokus i den offentlige sektor. Leanprojekterne gennemføres typisk i et eller nogle få udvalgte kontorer/enheder - typisk ikke på tværs af den samlede organisation. Dermed går mange organisationer glip af en række af de helt store potentialer ved at tænke og arbejde procesorienteret. Ofte løses de samme typer af processer forskelligt i forskellige dele af den samme organisation. Her vil det være muligt at opnå effektiviserings- og kvalitetsgevinster ved at lade alle processer følge samme bedste praksis.

Forsvaret er en af de første offentlige organisationer, der for alvor har arbejdet med tværgående processer. Dette eksempelvis i forbindelse med indkøb, der tidligere blev foretaget uensartet i op mod 16 forskellige organisatoriske enheder i Forsvaret. De mange forskellige måder at håndtere indkøb på skabte blandt andet problemer for dokumentationen, da dataomfang og datakvalitet varierede. Ved at fokusere på tværgående processer i hele organisationen har Forsvaret været i stand til at synliggøre problemstillingen og dermed skabe grundlag for standardisering med større effektivitet, bedre udnyttelse af it-understøttelsen, færre fejl og et ensartet dokumentationsgrundlag til følge. Ikke mindst har ændringen skabt større samarbejde på tværs af organisationen i forhold til indkøb og en række relaterede opgaver.

Forsvaret har taget udgangspunkt i BPM, der er en processtyringsmetodik, hvor forretningsprocesser styres, designes og løbende forbedres med henblik på at øge forretningens effektivitet og værdiskabelse. BPM's procesfokus medvirker til at skabe fælles forståelse af, hvordan forskellige organisatoriske enheder bidrager med hver deres del af en samlet end to end-proces. Den øgede gennemsigtighed på tværs skaber grundlag for at fastlægge og implementere standardisering (fælles bedste praksis), sikre mere effektiv service samt hurtig tilpasningsevne til nye politiske krav. Samtidig kan BPM bidrage til at skabe et mere forretningsdrevet udgangspunkt for anskaffelse og optimering af it-understøttelse.

Forsvarskommandoens BPM-indsats blev igangsat i slutningen af 2007 med it- og procesprogrammet OPUS. Et af hovedformålene med OPUS er gennem inspiration fra BPM at optimere Forsvarets støtteprocesser. Forsvaret har traditionelt været kendetegnet ved en hierarkisk organisation med faste historiske og kulturelle værdier. Disse har i høj grad knyttet sig til de tre værn - Hæren, Søværnet og Flyvevåbnet. I mange år har hvert værn haft dets egne støttefunktioner til levering af materiel, styring af bygninger, HR osv. Gennem de seneste år er støttefunktionerne gradvist blevet fælles for de tre værn. Sammenlægningerne har krævet stor tilpasning i alle led i organisationen, hvilket har skabt øget behov for at tydeliggøre sammenhængene mellem opgaver på tværs af organisationen. BPM har været en oplagt metode til at understøtte denne tydeliggørelse.

Forsvarets BPM-initiativ er et godt eksempel på, hvordan BPM med sin tværgående procesfokus udgør en interessant tilgang til styring af offentlige organisationer. Derfor forventer vi da også, at en række offentlige organisationer vil gå i Forsvarets fodspor og tage BPM til sig som en metode til at sikre øget kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen.

Deloitte Business Consulting har netop udgivet bogen 'Business Process Management - fokus på styring af processer'. Bogen giver en grundlæggende introduktion til styringsmetodikken, der eksemplificeres gennem konkrete eksempler fra Forsvaret, DONG Energy, Vestas, Carlsberg, Danisco og Arla.