Få styr på tiden og koncentrationen

Mange djøfere er frustrerede over arbejdsopgaver, hvor resultatet ikke er direkte synligt eller håndgribeligt. Så selvom de har siddet bag skærmen eller med næsen i lovbøger dagen lang, kan de godt sidde med følelsen af, at de alligevel ikke rigtig har fået udrettet noget, når arbejdsdagen er slut.

Den frustration er kendetegnende for mange djøfere, lyder det fra Trine Kolding, der er underviser, rådgiver og forfatter til bøger om personlig effektivitet og planlægning.

DJØF Bladet var fluen på væggen, da hun tog i Landsskatteretten for at rådgive specialkonsulent Helle Smidt Gori – en af de djøfere, der godt kan føle sig ineffektiv, selvom hun har arbejdet hele dagen.

Store dele af Helle Smidt Goris arbejde er researchbaseret, da hun forbereder sager, inden de skal for retten. Hendes problem er at få lavet en realistisk planlægning og opnå en følelse af at være effektiv, når der ikke er direkte målbare resultater ved fyraften.

”Hvis jeg i min research finder løsningen på sagen, så føler jeg mig effektiv – det gør jeg ikke, når jeg sidder og laver undersøgelser en hel dag uden at finde resultater. Nogle gange føler jeg, at jeg har brugt en hel dag på at undersøge irrelevante ting,” siger Helle Smidt Gori.

Trine Kolding forsikrer hende om, at hun ikke er den eneste, der har det på den måde. Hun råder Helle Smidt Gori til at tænke på researchprocessen som en del af en større helhed, så hun ikke bare fokuserer på selve slutresultatet og afleveringen af opgaven. Helle Smidt Gori skal tænke på processen som en kvalitetssikring for fremtiden, for hun indsamler jo også viden til brug for fremtidige sager, lyder det fra Trine Kolding.

Find triggerpunkterne

Et andet råd går på koncentration og flow. Trine Kolding beder Helle Smidt Gori om at bide mærke i den indre dialog, hun har med sig selv, når hun har følelsen af, at arbejdet flyder af sig selv. For som man ved fra kognitiv terapi, virker det at overføre handlinger og tanker fra den gode proces til ens nuværende situation for at opnå koncentration, siger Trine Kolding.

”Det er væsentligt at finde det, jeg kalder for dine indre ’triggerpunkter’. Det kan være at sige: ’Wauw, nu kører det’ til dig selv gentagne gange eller en anden sætning, der er kendetegnende for din koncentrerede tilstand. Det kan hurtigt bringe dig derhen, hvor du er effektiv, hvor det er sjovt, og hvor det giver dig et kick,” lyder endnu et råd fra Trine Kolding.

Helle Smidt Gori kan også med fordel skrive kendetegnene ved den koncentrerede tilstand op på en seddel og hænge den på et synligt sted som påmindelse, siger Trine Kolding.

Tøm syltekrukken

Når Helle Smidt Gori får en meget stor og uoverskuelig sag ind ad døren, har hun en tendens til at bedrive udskydelsesadfærd. Eller at fylde i syltekrukken, som hun selv siger.

”Et simpelt trick er at snyde hjernen ved at lave delmål. I stedet for at tænke på alle de sider, du skal arbejde dig igennem, så sæt dagsmål og ugemål, eller afsæt et bestemt tidsrum til at kigge på en sag. Det kan også motivere hjernen,” siger Trine Kolding.

Den evindelige tjekken af e-mails kan også forstyrre koncentrationen og lede til udskydelsesadfærd. Derfor fjerner Trine Kolding med det samme den automatiske funktion, der fortæller, hvornår Helle Smidt Gori har fået en ny mail i indbakken.

To uger efter besøget i Landsskatteretten beretter Helle Smidt Gori, at mødet med Trine Kolding har betydet meget for hendes hverdag.

”Jeg er specielt overrasket over, at jeg kan styre min koncentration så godt nu,” fortæller hun.

Mails har hun stadig svært ved ikke at tjekke – også selvom den automatiske meddelelse er slået fra.

Det mener Trine Kolding dog er helt naturligt, da Helle Smidt Gori kan sidde og vente på vigtige dokumenter. Men så er det bare med at planlægge. Hendes råd er, at Helle Smidt Gori fra dag til dag beslutter, hvor hyppigt hun vil tjekke indbakken.

”I det hele taget bør man ikke lave for store vaneændringer, men implementere de nye vaner stille og roligt, så pusten ikke tabes undervejs,” råder Trine Kolding.

---

Fire effektive, tidsbesparende råd

Planlæg det uplanlagte

Uforudsigelighed og masser af afbrydelser er en del af den moderne arbejdsdag. Mange er derfor alt for urealistiske i forhold til, hvad de tror, de kan nå. Find ud af, hvor meget af dagen der faktisk går med uplanlagte opgaver. Det kan være: ’Kan du ikke lige kigge på ...’, brandslukning, afbrydelser og e-mails.

Når du har registreret denne type af opgaver et par dage, opnår du et realistisk billede af, hvordan du skal disponere din tid, næste gang en uplanlagt opgave dukker op. Det betyder i sidste ende, at du kommer til at styre din arbejdsdag, i stedet for at andre styrer dig.

Koncentration

Telefonen ringer, en kollega skal lige snakke, og e-mail tjekkes hvert tiende minut. Der er alt for mange afbrydelser i løbet af dagen, som nedsætter din effektivitet og koncentration, så du nemt mister overblikket. Sørg for at tage dig uforstyrret tid i stedet for at lade dig styre af andre. Luk døren, brug mødelokaler eller måske endda kantinen for at arbejde uforstyrret.

Begrav haster

’Det haster’, siger din chef eller kollega om en opgave. Men stop lige op, og spørg ind til, hvor meget det egentlig haster. Tag kontrol over din egen tid og kalender ved at fortælle, hvornår du har tid til at tage dig af opgaven. På den måde lader du ikke ’haster’ styre din arbejdsdag, men styrer den selv.

Stil spørgsmål

For ikke at miste overblikket over den tid en opgave tager, så stil spørgsmål til den. Hvad går den ud på? Hvad skal den bruges til? Hvad er kvalitetskravene? På den måde sikrer du dig, at tiden bruges rigtigt.